SEC-GEN : Office manager - animateur-trice du hall Colbert H/F

« Au ministère de l’économie et des finances, mettez votre talent au service d’une économie forte et durable »

Au sein du secrétariat général des ministères économiques et financiers, le bureau BPS «Prestations de services» comprend six pôles d’activité (dont un pôle en charge d’affaires transverses), qui participent au fonctionnement des services centraux et des cabinets ministériels.

A ce titre, il a en charge les prestations d'impression, de reprographie et de numérisation, d’accueil ministériel, les frais professionnels et les missions. Il assure par ailleurs le fonctionnement de l’hôtel des ministres et du cercle des directeurs, du centre de conférences ainsi que des travaux de traduction et d’interprétation dans le cadre de la coopération avec les instances internationales.

Le pôle « accueils - Centre de conférences - CASC » est en charge de :

1. l’accueil physique du site ministériel ;
2. l’accueil protocolaire des cabinets ministériels ;
3. l’accueil téléphonique ;
4. la programmation et la logistique/prestations associées du centre de conférences, du centre d’activités sportives et culturelles (CASC), du hall Colbert et des salles de réunions mutualisées du Secrétariat général.
 

Au sein du bureau BPS, le/la titulaire du poste sera chargé(e) :

- de gérer les demandes de réservation de l'auditorium du hall Colbert et d'identifier les besoins logistiques adjacents (matériel d’animation, prestations de type audiovisuel, traiteur…), en lien avec les différents partenaires (service de l’environnement professionnel, service du numérique, SIRCOM, etc.) ;
- d'assurer l’accueil et l’orientation des participants aux évènements se déroulant dans le hall Colbert en veillant au respect des règles de vie du lieu par les services et participants ;
- d’assurer le suivi et la cohésion de la programmation du lieu en lien avec la responsable communication de SIEP ;
- d'assister et de participer à l'organisation le cas échéant des différents accueils intervenants sur le site ministériel en lien avec le responsable du secteur 'accueils' du bureau BPS ;
- de superviser et de vérifier quotidiennement l’état des équipements mobiliers, des matériels et affichages divers présents dans le hall Colbert en lien avec les différents services impactés (BIET, SIRCOM, COOP, ASF Restauration, etc.) ainsi que l'aménagement des différentes alcôves.
- gérer et animer son secteur (inclus le management de l'agent placé sous son autorité).
- contribuer aux réflexions engagées par la mission de réaménagement du Grand Bercy sur les usages des espaces partagées en apportant les retours d'expériences liés au fonctionnement du hall Colbert.

Plus généralement, le ou la titulaire du poste sera placé-e à l'interface de plusieurs acteurs : les visiteurs du hall Colbert, les usagers du lieu, y compris les demandeurs de prestation ainsi que les différents partenaires précités. Il-elle jouera un rôle de facilitateur, veillera à la parfaite coordination des activités organisées au sein du hall Colbert. et s'attachera à résoudre les éventuelles difficultés techniques et organisationnelles, par la mobilisation des ressources disponibles. 

1. Grande disponibilité en cas de besoin (à/c de 7h00 et au-delà de 20h00 selon les circonstances);
2. Station debout pouvant être longue lors des manifestations évènementielles. 

Le/la titulaire devra faire preuve de réactivité et d’initiative tout en sachant appliquer les directives et respecter les procédures internes au bureau BPS et au Secrétariat général.

Le/la titulaire devra avoir une forte expérience dans la mise en place et l’organisation d' évènements et faire preuve d'agilité et de flexibilité. En outre, en termes d’accueil, de la prestance, une bonne élocution et du savoir-vivre sont attendus.

Enfin, l’esprit d’équipe, la polyvalence et le sens du dialogue et de l'écoute sont des prérequis essentiels.

Une bonne capacité à analyser les situations et à les prévenir le cas échéant serait un atout indéniable.