Assistant de la Direction Générale des Services
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Vos missions en quelques mots
Responsable hiérarchique direct :
Responsable de l'administration générale et de la commande publique.
Relations fonctionnelles :
- avec l'ensemble des services communaux
- avec l'ensemble des services intercommunaux
- avec les autres collectivités, partenaires (Préfecture, etc)
- avec éventuellement les administrés
Missions :
- Assurer le secrétariat et l'assistance administrative du service de la DGS et l'administration générale,
- Assurer le suivi financier du budget du service.
Activités principales :
Secrétariat et assistance administrative
- Assurer le secrétariat du DGS et de l'administration générale (rédaction, frappe et mise en forme de courrier, note, compte-rendu, classement, archivage de dossiers...etc),
- Classement et archivage de dossiers du service (papier et électronique),
- Assurer la polyvalence avec le service courrier/accueil,
- Gestion des messageries: DGS et mairie,
- Gestion de la dématérialisation du courrier : Doc'up,
- Gestion et garant de la qualité rédactionnelle des parapheurs de l'ensemble des services (modèles et mise en page),
- Gestion des commandes de fournitures de bureau.
- Assurer le secrétariat de la commande publique (notification sur la plateforme)
- Assurer la publication des actes
- Être référent en interne de la dématérialisation des courriers
- Superviser la réalisation des registres
- Assurer la gestion administrative du Conseil Municipal
- Gestion de la documentation
- Assurer le suivi des abonnements: souscription, renouvellement, résiliation.
- Assurer le secrétariat des dossiers d'insalubrité, de péril en lien avec l'EPТ
- Assurer la souscription et le suivi des certificats de signatures électroniques (certinomis)
- Assurer le suivi financier du service
- Gestion des contrats du service,
- Constituer et renseigner des tableaux de bord et de suivi de consommation,
- Assurer le suivi financier du service juridique.
Activités accessoires :
- Assurer la polyvalence entre les missions du service : gestion des sinistres et gestion du courrier
Profil recherché
Compétences techniques :
- Connaissances réglementaires sur l'organisation politique et administrative, sur le mode de fonctionnement, sur les missions, sur les règles comptables d'une collectivité territoriale
Connaissances territoriales :
- Maîtrise de l'outil informatique et de la bureautique
- Connaissances des techniques de secrétariat, assistanat et aisance rédactionnelle impérative
Savoir-faire :
- Sens de l'organisation, de la méthode et de la rigueur
- Devoir de discrétion et de confidentialité
- Expression écrite et orale de qualité
- Faire preuve d'initiatives et de réactivité
- Capacité à gérer l'urgent et/ou l'imprévu
- Capacité d'adaptation
- Autonomie
- Savoir écouter et communiquer
- Gérer les situations de stress
- Savoir gérer et suivre les procédures
Savoir-être :
- Courtoisie, amabilité
- Sens de l'écoute et du contact
- Patience et diplomatie
- Réactivité
- Disponibilité
