Assistant Services Généraux et de Direction F/H
Il y a 2 jours
Rungis, Ile-de-France
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Poste clé et transversal, à la fois pilier des opérations internes et support au comité de direction, l'Assistant(e) Services généraux et de direction F/H est garant(e) du bon fonctionnement quotidien de l’entreprise sur le périmètre de la Région Ouest (France et Benelux).
A ce titre, vos principales missions seront :
Gestion quotidienne du bureau
• Support au pilotage du bon fonctionnement quotidien du bureau (propreté, ordre, règle de vie, accès, courrier et colis) et veiller à l’image de l’entreprise
• Gestion du matériel de bureau (commandes, stocks, rangement), des équipements et des outils collaboratifs
• Support à la coordination des interventions de prestataires (ménage, maintenance, etc.)
• Signaler et suivre les incidents matériels ou techniques Coordination interne & support aux équipes
• Point d’entrée et support pour les besoins administratifs des collaborateurs
• Aide et formation à l’utilisation des outils de la société
• Participation au on-boarding et au off-boarding des salariés en collaboration avec les autres départements impliqués
• Soutien logistique aux événements internes occasionnels (séminaires, réunions d’équipe, vie du bureau) Assistant(e) du comité de direction
- qualité du secrétariat
• Coordination des agendas du comité de direction lorsque cela est nécessaire
• Support aux réunions du comité de direction (ordre du jour, supports, comptes rendus)
• Interface de confiance entre la direction et les équipes
• Gestion des visites occasionnelles Profil :
• De formation BAC +2 minimum (BTS Assistanat de Gestion Administrative, Assistanat de Direction ..)
• Vous justifiez de plus de 8 ans d’expérience sur des fonctions similaires
• Français et Anglais courant Compétences techniques
• Compétences organisationnelles : gérer les agendas, les priorités et coordonner les réunions.
• Compétences rédactionnelles et verbale : rédiger et mettre en forme des documents professionnels (rapports, courriers, présentations, etc.) de manière structuré, organisé et avec rigueur. Esprit de synthèse.
• Compétences numériques
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, etc.)
• Outils collaboratifs (Teams, SharePoint, etc.)
• Apprendre à utiliser, maitriser et être ambassadeur des outils propres à la société Compétences comportementales
• Discrétion et confidentialité
• Polyvalence : disponibilité et capacité à gérer des tâches variées et à s'adapter aux imprévus
• Proactivité : dynamique, anticiper les besoins, prendre des initiatives tout en consultant et tenant la direction informée des différents besoins et sujets en cours de gestion
• Organisation : excellente gestion du temps et des priorités Compétences relationnelles Coordonner la communication entre les différents services internes et externes
• Support au pilotage du bon fonctionnement quotidien du bureau (propreté, ordre, règle de vie, accès, courrier et colis) et veiller à l’image de l’entreprise
• Gestion du matériel de bureau (commandes, stocks, rangement), des équipements et des outils collaboratifs
• Support à la coordination des interventions de prestataires (ménage, maintenance, etc.)
• Signaler et suivre les incidents matériels ou techniques Coordination interne & support aux équipes
• Point d’entrée et support pour les besoins administratifs des collaborateurs
• Aide et formation à l’utilisation des outils de la société
• Participation au on-boarding et au off-boarding des salariés en collaboration avec les autres départements impliqués
• Soutien logistique aux événements internes occasionnels (séminaires, réunions d’équipe, vie du bureau) Assistant(e) du comité de direction
- qualité du secrétariat
• Coordination des agendas du comité de direction lorsque cela est nécessaire
• Support aux réunions du comité de direction (ordre du jour, supports, comptes rendus)
• Interface de confiance entre la direction et les équipes
• Gestion des visites occasionnelles Profil :
• De formation BAC +2 minimum (BTS Assistanat de Gestion Administrative, Assistanat de Direction ..)
• Vous justifiez de plus de 8 ans d’expérience sur des fonctions similaires
• Français et Anglais courant Compétences techniques
• Compétences organisationnelles : gérer les agendas, les priorités et coordonner les réunions.
• Compétences rédactionnelles et verbale : rédiger et mettre en forme des documents professionnels (rapports, courriers, présentations, etc.) de manière structuré, organisé et avec rigueur. Esprit de synthèse.
• Compétences numériques
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, etc.)
• Outils collaboratifs (Teams, SharePoint, etc.)
• Apprendre à utiliser, maitriser et être ambassadeur des outils propres à la société Compétences comportementales
• Discrétion et confidentialité
• Polyvalence : disponibilité et capacité à gérer des tâches variées et à s'adapter aux imprévus
• Proactivité : dynamique, anticiper les besoins, prendre des initiatives tout en consultant et tenant la direction informée des différents besoins et sujets en cours de gestion
• Organisation : excellente gestion du temps et des priorités Compétences relationnelles Coordonner la communication entre les différents services internes et externes