Assistant.e administratif.ve/Ref 73 F/H

1️⃣ Gestion administrative et organisationnelle
• Préparer et suivre les dossiers : Constituer, mettre à jour, suivre les échéances et archiver les dossiers administratifs et techniques du service (plans, contrats, comptes-rendus).
• Organiser et maintenir une base documentaire structurée (outils collaboratifs, partage de fichiers).
• Tenir à jour la base de données du patrimoine immobilier sur l'applicatif national (création, modification, archivage site). 2️⃣Relation avec nos interlocuteurs
• Etre en relation avec les prestataires extérieurs : Être le.a référent.e lors des réunions régionales, séminaires ou événements organisés par le PRECI (logistique, suivi des participants, coordination).
• Trier, répondre et redistribuer les emails entrants dans la boîte mail commune, assurer un suivi rigoureux des demandes. 3️⃣ Organisation d'évenements et logistique du service
• Réunions, séminaires : salles, invitations, matériel, accueil des participants, suivi des comptes rendus. Vous orchestrez tout de A à Z.
• Gérer les déplacements de l'équipe : transports, hébergements, inscriptions
• Coordination interne/externe : Anticiper les besoins (matériel, intervenants, timing) pour des réunions fluides et productives. 4️⃣Communication
• Contribuer à la communication auprès du réseau des gestionnaires immobiliers sur le groupe LIAM, mise en forme d'articles, diffusion d'information nationale, veille documentaire etc...
• Mise en forme des supports de présentation : préparer et corriger les supports de présentation pour les réunions régionales ou webinaires. 💡 Déplacements à prévoir une à deux fois par an.