Assistant Administratif Polyvalent H/F

AVANTAGES ✔ CDI dans un environnement structuré et humain ✔ 13ᵉ mois + participation & intéressement (dès 3 mois) ✔ Tickets restaurant : 9,50 € pris en charge à 60 % ✔ Mutuelle familiale ✔ Convention collective de la métallurgie ✔ Une équipe à taille humaine au sein d'une agence dynamique CONDITIONS 35h/semaine – Lundi au vendredi 8h–12h / 14h–17h Poste basé à Gap (05) Salaire selon profil et expérience VOTRE MISSION Rattaché(e) au Responsable SAV, vous accompagnez les équipes dans la gestion administrative et le suivi des activités de l'agence. Assistanat SAV
• Assurer l'accueil téléphonique et physique des clients
• Coordonner le suivi des demandes d'intervention
• Planifier et suivre les rendez-vous des intervenants externes (contrôles techniques, pompages...) en lien avec les techniciens
• Préparer, faire valider et transmettre les rapports d'activité aux clients
• Créer et mettre à jour les fiches des nouveaux appareils
• Mettre à jour les bases de données SAV, les plateformes clients et la base commerciale
• Gérer les cartes SIM des téléalarmes : création, distribution, suivi et mise à jour de la base de données
• Gérer les télécommandes : programmation, vente, expédition et facturation Assistanat commercial En appui de l'équipe commerciale, vous intervenez ponctuellement sur les missions suivantes :
• Assurer une veille des appels d'offres et transmettre les dossiers à la cellule chiffrage
• Établir, transmettre, enregistrer et relancer les devis et propositions de contrats
• Informer les clients sur l'avancement de leurs dossiers (planning, commandes, interventions...)
• Effectuer les demandes d'achats Assistanat travaux / chantiers
• Créer et assurer le suivi administratif des dossiers de chantier
• Transmettre les plans, suivre les comptes rendus et diffuser les informations aux équipes
• Établir et transmettre les documents liés aux chantiers : DOE, PPSPS, déclarations de sous-traitance, BREEAM...
• Suivre les réserves, les non-conformités et les demandes d'intervention en GPA
• Participer à la préparation administrative des chantiers : conventions de mise en service, déclarations de voirie, demandes d'accès, réservations de stationnement... Gestion administrative
• Traiter, transmettre et répondre aux e-mails
• Enregistrer, transmettre et archiver les documents liés à l'activité
• Gérer le courrier (tri, diffusion, affranchissement et expédition)

PROFIL RECHERCHÉ
• Bac à Bac+2 en gestion administrative, assistanat ou équivalent
• Première expérience sur un poste similaire appréciée, notamment en accueil ou en assistanat administratif
• Bonne maîtrise des outils informatiques et du Pack Office
• Sens du service et excellent relationnel
• Organisation, rigueur et gestion des priorités
• Autonomie, discrétion et esprit d'équipe ACAF EN QUELQUES MOTS ACAF, c'est une entreprise familiale française indépendante, spécialiste depuis 2000 de l'installation, de la rénovation et de la maintenance d'ascenseurs, de portes de garage et de fermetures automatisées. 350 collaborateurs, une présence en Auvergne-Rhône-Alpes, en Occitanie et dans les Hautes-Alpes, avec une activité en constante progression. Chez ACAF, esprit d'équipe, proximité et convivialité font partie du quotidien. Encourageant l'inclusion et la diversité sous toutes leurs formes, ACAF s'engage en faveur de l'emploi des personnes en situation de handicap. Vous recherchez un poste polyvalent où aucune journée ne se ressemble, au sein d'une entreprise stable, conviviale et en développement ? Rejoignez ACAF et montez avec nous.