Office Manager

Il y a 3 mois

Paris, Ile-de-France Ma-domiciliation Temps plein
📍 Paris 8 – Champs-Élysées | CDI | Temps plein (39h) Ma-domiciliation.fr est une startup B2B en forte croissance (+25 000 clients) spécialisée dans la domiciliation d'entreprises. Nous abordons une phase de structuration et cherchons un·e Office Manager confirmé·e, prêt·e à piloter au quotidien l'ensemble de nos sujets juridiques, administratifs et RH. 🎯 Ton rôle Tu seras le socle opérationnel de l'entreprise : grâce à toi, tout tourne, rien ne se perd, et l'équipe avance vite et sereinement. Tu as déjà mené des missions de recrutement, tu connais les codes de l'univers startup, et tu as accompagné la croissance d'une structure passée d'une vingtaine à une cinquantaine de collaborateurs. 🛠️ Missions principales People & RH Aide au recrutement : rédaction et diffusion des offres, screening et présélection des candidats Réponses aux demandes RH du quotidien Organisation des onboardings Juridique & conformité Garantir la conformité juridique de l’entreprise au regard de toutes les obligations propres aux sociétés de domiciliation, notamment : Obtention, maintien et renouvellement des agréments préfectoraux Vérification et transmission des exports SIE / greffes / URSSAF Suivi de nos obligations LCB-FT (lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme) Assurances des locaux Au-delà de ce socle, tu prends également en charge : Rédaction et relecture de contrats Gestion des contentieux et pré-contentieux (clients, partenaires, contestation de saisies administratives) Communications avec les administrations (greffe du TC, préfecture de police, SIE…) Négociation et relecture des baux commerciaux Réponse aux contrôles éventuels des administrations (DGCCRF, Dreets, SIE…) sur place ou à distance Participation et suivi d’Assemblées Générales de copropriété Gestion des formalités légales et administratives Office & Operations Piloter le bon fonctionnement des bureaux (logistique, prestataires, fournitures) Garantir un environnement de travail fluide, professionnel et accueillant Accueil physique et à distance (prestataires, facteurs, huissiers, livreurs etc.) Recherches de nouveaux locaux Finance & Admin Gestion du courrier sensible (chèques, amendes, documents officiels) Préparation des virements Suivi des factures et relation comptable (Pennylane) Aide à la clôture comptable Suivi du pilotage financier (Excel / Agicap) Préparation des paies (Payfit) Transverse & amélioration continue Audit, suivi qualité et coordination des offices managers Projets ponctuels en lien direct avec les cofondateurs Identification et prise de contact avec de nouveaux prestataires stratégiques Proposition et mise en place d’améliorations de process Contribution aux documents liés à nos levées de fonds 👤

Profil recherché
2 à 5 ans d'expérience comme Office Manager en startup Organisation, rigueur et fiabilité à toute épreuve Très forte autonomie et sens des responsabilités Aisance avec les outils digitaux (Payfit, Pennylane, Excel / Sheets, Agicap, Suite Google, outils IA) À l’aise dans un environnement dynamique, avec des priorités multiples