Assistant de Direction H/F

Dates de mission : 01/10/2026 au 11/12/2026 (potentiellement prolongeable) Lieu de la mission : Lyon Horaires : Journée Rémunération : 2957.45€ brut mensuel (300) Autres

avantages:
RTT, prime transport Caractéristiques : Support Exécutif et Administratif
• Fournir un support administratif complet aux dirigeants seniors du Comité de Direction France et de la fonction commerciale Vaccins France
• Gérer de manière proactive des agendas complexes et exigeants, en assurant une priorisation optimale des réunions, engagements professionnels et activités stratégiques
• Anticiper les besoins du leadership et fournir un support administratif fluide, incluant la planification des déplacements, la préparation de documents et la coordination de réunions
• Organiser et prioriser les rendez-vous internes et externes, souvent dans des délais serrés et impliquant de multiples parties prenantes
• Préparer, consolider, suivre et gérer les documents clés, présentations et fichiers Gestion des Agendas et Réunions
• Coordonner et planifier un volume élevé de réunions, ateliers, forums de leadership et comités de gouvernance, en présentiel et en virtuel
• Faciliter les réunions impliquant des cadres supérieurs avec des agendas très complexes et des priorités concurrentes
• Coordonner des réunions transversales de grande envergure impliquant des participants internes et externes
• Assurer la préparation en temps voulu des ordres du jour, documents de support et logistique des réunions Support à la Transformation
• Soutenir la mise en oeuvre des initiatives de transformation au sein du Comité de Direction France et de la fonction commerciale Vaccins France
• Coordonner les réunions et ateliers liés aux projets de transformation
• Faciliter la communication et la coordination entre les différentes équipes impliquées dans les projets de transformation Gestion des Déplacements, Visas et Frais
• Organiser les déplacements professionnels nationaux et internationaux, incluant transport, hébergement, visas et inscriptions
• Anticiper les besoins liés aux déplacements et assurer une exécution fluide des plans de voyage des dirigeants
• Gérer et traiter les notes de frais en conformité avec les politiques de l'entreprise
• Superviser les inscriptions et la logistique des congrès et conférences pour les membres de l'équipe de direction Coordination d'Événements et Ateliers
• Coordonner les réunions de leadership majeures en présentiel, séminaires, ateliers et événements stratégiques
• Soutenir l'organisation d'événements internes
• Gérer la logistique des conférences externes, forums et événements business
• Collaborer avec des agences externes et des équipes internes pour assurer le succès de l'exécution des événements
• Participer activement à la planification et à la réalisation de forums business clés et de réunions de leadership Bons de Commande
• Gérer les processus de bons de commande de bout en bout, incluant la création et validation d'e-contrats
• Traiter les bons de commande en assurant la conformité avec les procédures internes
• Suivre le traitement des factures et les activités administratives liées au budget Communication et Gestion des Parties Prenantes
• Servir de liaison clé entre le leadership, les assistants exécutifs et les parties prenantes à travers l'organisation
• Maintenir une collaboration étroite avec le Comité de Direction France, la fonction commerciale Vaccins France, les Fonctions Corporate, RH, Finance, Communications et autres unités business
• Mettre à jour et maintenir les organigrammes, répertoires de contacts, listes de distribution et ressources Teams/SharePoint Formation souhaitée / Expérience recherchée / Compétences requises :
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Formation:
pas de niveau minimum requis
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Expérience:
3 à 5 années d’expérience minimum, stage et alternance inclus
• Domaine d’activité : tous domaines, pharma idéal, une expérience Sanofi est un gros plus Compétences Clés
• Professionnel(le) proactif(ve) et orienté(e) solutions avec une forte capacité à anticiper les besoins, gérer de multiples priorités et s'épanouir dans un environnement dynamique en évolution
• Hautement organisé(e) avec d'excellentes compétences en priorisation, coordination et gestion de projet, combinées à une attention exceptionnelle aux détails
• Solides capacités interpersonnelles et de communication permettant de développer des relations de confiance à tous les niveaux de l'organisation
• Démontre les plus hauts standards de professionnalisme, discrétion et confidentialité
• Adaptable et résilient(e), avec un état d'esprit d'amélioration continue et un vif intérêt pour l'exploitation de nouvelles technologies et de méthodes de travail innovantes pour améliorer l'efficacité et l'efficience
• Capacité à travailler dans un contexte de transformation et à gérer les changements organisationnels Compétences Techniques
• Maîtrise de Concur, eBuy/Coupa, outils MS Office, SharePoint Langues
• Anglais et français écrits