Assistant(e) moyens Généraux F/H

L'entreprise Créée en 2009, Vacancéole propose, depuis 15 ans, des vacances uniques en s’adaptant à chaque territoire. Nous gérons aujourd’hui plus de 100 résidences de vacances et hôtels en France, à la mer, à la montagne, à la campagne ou en ville. Vacancéole privilégie une dimension collaborative et participative forte au service du bien-être de ses collaborateurs. Découvrez nos offres d'emploi ici : Site carrières Vacancéole Visitez nos locaux ici : Présentation des locaux Vacancéole

Description Du Poste
Rattaché au Directeur des opérations, vous travaillez en lien étroit avec l’assistante d’exploitation et les équipes Achats et Patrimoine. Vous centralisez les demandes, préparez les dossiers et assurez leur suivi jusqu’à leur clôture. Votre rôle est d’apporter un appui fiable et concret aux équipes, dans le respect des priorités définies et des validations des responsables métiers. Vos principales missions
• Accompagner l’exploitation : centraliser les demandes des résidences, collecter les pièces nécessaires, actualiser les tableaux de suivi et relancer les interlocuteurs concernés, en complémentarité avec l’assistante d’exploitation.
• Contribuer au fonctionnement du siège : suivre les fournitures, le courrier, les équipements et les demandes courantes ; organiser les interventions préalablement validées et assurer le lien avec les prestataires et le syndic.
• Apporter un soutien aux achats : mettre à jour les dossiers fournisseurs et contrats, suivre les échéances, demander des devis et préparer des comparatifs pour les responsables métiers.
• Suivre administrativement la flotte automobile : actualiser les dossiers véhicules et suivre les contrats, assurances, sinistres, contrôles et équipements associés.
• Accompagner les dossiers patrimoine : rassembler les devis et documents, suivre administrativement les sinistres, les interventions et les petits travaux confiés, puis classer les pièces dans SharePoint.
• Fiabiliser le suivi : anticiper les échéances, assurer les relances et signaler les retards ou blocages nécessitant une décision Conditions Proposées
• poste à pourvoir dès que possible
• Poste à temps partiel : 20h par semaine
• Présence souhaitée les matins du lundi au vendredi.
• Horaires à définir ensemble selon le profil retenu et les besoins du service.
• Rémunération selon profil et expérience.
• Base équivalent temps plein : 28 € à 30k € brut annuel (prime de 13eme mois incluse et lisée tous les mois), proratisée au temps partiel.

Profil recherché

Profil Recherché
• Parcours : Expérience réussie en assistanat de service, assistanat d’exploitation, gestion administrative polyvalente ou services généraux.
• Compétences clés : Maîtrise du suivi de fournisseurs, de contrats, de gestion de sinistres ou de flotte automobile, idéale dans un environnement multisite.
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Formation:
Diplôme en gestion/assistanat apprécié, mais la pratique et l'expérience opérationnelle primeront. Qualités professionnelles attendues
• Rigueur et régularité dans le suivi des dossiers.
• Sens du service et coopération avec les équipes du siège et des résidences.
• Capacité à relancer avec tact et à rendre compte de façon synthétique.
• Discernement pour identifier une urgence ou une situation nécessitant un arbitrage.
• Discrétion dans le traitement des informations confiées.
• Capacité à organiser son activité dans les plages de présence prévues, sans confondre autonomie et disponibilité permanente.