Assistant.e Administration des Ventes

Assistante Administration des Ventes (ADV) Hexaôm Région Centre, regroupant Constructions Idéale Demeure, Maisons Stéphanie, Maisons France Confort et Maisons Bruno Petit, filiale du groupe HEXAOM N°1 Français, recherche un(e) Assistante Administration des Ventes (ADV) pour renforcer ses équipes de TOURS (37). Mission principale Dans le cadre de notre activité de construction de maisons individuelles, nous recherchons une Assistante Administration des Ventes chargée d’assurer le suivi administratif et financier des dossiers clients, depuis la signature du Contrat de Construction de Maison Individuelle (CCMI) jusqu’à la réception du chantier. Véritable interface entre les clients acquéreurs, commerciaux, conducteurs de travaux, organismes bancaires, garants de livraison, fournisseurs et artisans, vous veillez à la conformité, à la complétude et à la fluidité des dossiers tout au long du projet de construction. Vos principales missions 1. Gestion contractuelle et administrative des dossiers
• Établir, vérifier et assurer le suivi des CCMI, notices descriptives et avenants.
• Contrôler la conformité et la complétude des pièces administratives nécessaires au dossier.
• Suivre les différentes conditions suspensives : financement du client, acquisition du terrain, permis de construire, etc.
• Constituer, enregistrer et mettre à jour les dossiers clients dans le logiciel ERP de l'entreprise.
• Assurer le suivi administratif des différentes étapes du dossier jusqu'à l'ouverture du chantier.
• Préparer et transmettre aux conducteurs de travaux les dossiers administrativement prêts pour le lancement des travaux. 2. Suivi financier et facturation
• Établir et transmettre les appels de fonds conformément aux différentes étapes d'avancement du chantier : ouverture de chantier, fondations, murs, mise hors d'eau/hors d'air, achèvement, etc.
• Contrôler et suivre les règlements des clients.
• Suivre les versements effectués par les organismes bancaires.
• Effectuer les relances nécessaires en cas de pièces, règlements ou éléments administratifs manquants.
• Veiller à la bonne tenue administrative et financière des dossiers clients. 3. Relation et accompagnement clients
• Informer et accompagner les acquéreurs concernant l'avancement administratif de leur dossier. 4. Coordination avec les équipes internes et partenaires
• Maintenir un lien régulier avec les équipes commerciales afin de sécuriser les étapes contractuelles et les signatures.
• Collaborer étroitement avec les conducteurs de travaux pour garantir une transmission complète des dossiers avant démarrage des chantiers.
• Assurer les échanges administratifs avec les banques, organismes de financement, garants de livraison, fournisseurs et artisans. 5. Réception et suivi post-réception
• Préparer administrativement les dossiers en vue de la réception de la maison.
• Assurer le suivi administratif des éventuelles réserves après réception.
• Gérer les courriers, relances, quitus de levée de réserves et documents permettant la clôture des dossiers.
• Participer au suivi des garanties, notamment de parfait achèvement.

Profil recherché
Expérience
• Vous justifiez idéalement d'une expérience de 2 à 5 ans sur un poste similaire.
• Une expérience chez un constructeur de maisons individuelles, dans l'environnement CCMI, dans le bâtiment ou dans l'immobilier constitue un véritable atout. Compétences techniques
• Bonne maîtrise du Pack Office, notamment Excel, Word et Outlook.
• Maîtrise ou capacité d'adaptation à un ERP / logiciel de gestion de dossiers clients et de construction.
• Bonne compréhension du suivi administratif et financier d'un dossier client.
• Une connaissance du fonctionnement du CCMI et de ses différentes étapes administratives serait particulièrement appréciée. Qualités professionnelles Nous recherchons avant tout une personne :
• Rigoureuse et organisée, capable de gérer simultanément plusieurs dossiers ;
• Attentive aux détails et à la sécurité administrative et contractuelle ;
• Autonome et réactive ;
• Disposant d'un excellent sens du service client ;
• À l'aise au téléphone et dans les échanges écrits ;
• Capable de faire preuve de pédagogie auprès des acquéreurs ;
• Sachant gérer les priorités et effectuer les relances nécessaires ;
• Discrète et respectueuse de la confidentialité des dossiers ;
• Appréciant le travail en équipe et la coordination avec différents interlocuteurs. Salaire entre 25KE et 30KE Brut/an +Prime