secrétaire médicale en UPG

Le Centre Hospitalier Rives de Seine (CHRDS) est un établissement public de santé à taille humaine. Il comporte trois sites hospitaliers d’hébergement et de soins (Courbevoie, Neuilly-sur-Seine et Puteaux) ainsi qu’un centre d’action médico-sociale précoce (CAMSP) présent sur deux communes (Courbevoie et Colombes). Le CHRDS est en direction commune avec l’EHPAD Maisons de retraite de Neuilly-sur-Seine. Il regroupe plus de 400 lits et environ 1100 professionnels impliqués dans des disciplines médicales et médico-techniques riches et variées (urgences, gériatrie, pédiatrie, médecine générale, chirurgie, imagerie, soins palliatifs…) Par ailleurs, le CHRDS fait également bénéficier ses patients des liens étroits avec les établissements de recours des Hauts-de-Seine et de Paris vers lesquels ils peuvent être orientés si leur santé le nécessite. Il s’engage pour une politique d’inclusion et tous les postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap. Le Poste Le pôle GESPERD du Centre Hospitalier Rives de Seine regroupe les activités de gériatrie, psychogériatrie, soins médicaux et de réadaptation, soins palliatifs, soins de longue durée, hospitalisation de jour et consultations externes .
Sur le site de Courbevoie, l’Unité de Psychogériatrie assure la prise en charge de patients âgés présentant des pathologies gériatriques associées à des troubles cognitifs, psychiques et/ou comportementaux. Elle fonctionne en étroite collaboration avec les autres unités de la filière gériatrique et s’appuie sur une équipe médicale, paramédicale et administrative pluridisciplinaire. Rattachement hiérarchique : Coordinatrice des Secrétariats Médicaux. Vous interviendrez à temps complet du lundi au vendredi, de 9h à 17h. Vos Missions
• Psychogériatrie (20 Lits) :
• Accueil physique et téléphonique des patients et publics, orienter, informer, traiter les demandes
• Gestion des CRH et consultations : correction, intégration des documents, dans le dossier informatisé ; classement et archivage
• Participation à la réunion de synthèse hebdomadaire et aux réunions de service trimestrielles de l’équipe médicale et rédaction des comptes rendus
• Récupération des documents externes à la demande du médecin
• Responsable du dossier patient, dans sa tenue et dans son parcours
• Traitements et suivi des demandes d’admission par mail avant programmation des entrées/sorties en lien avec le médecin responsable de l’unité
• Statistiques mensuelles et annuelles de l’activité du service
• Commande magasin des fournitures de bureau en fonction des besoins du secrétariat et du service
• Suivi et mise à jour des process de l’Unité
• Filière gériatrique et EMGE :
• Accueil téléphonique des professionnels en relai du médecin filière
• Rappel à la demande des médecins filière et /ou EMGE pour l’organisation de l’orientation du patient
• Faire le lien avec les secrétariats des services dans le cadre des admissions de patient via la filière gériatrique ou les EMGE
• Frappe des courriers certificats, autres (les comptes-rendus médicaux sont repartis sur l’ensemble des secrétaires du pôle).
• Statistiques (saisie des fiches de recueil de donné patient filière et EMGE en lien avec les médecins et l’IDE de l’EMGE), bilan d’activité annuel et statistiques
• Aide à la réalisation de documents de formation avec médecin et IDE de l’EMGE et de la filière, en lien avec le service communication de l’hôpital si nécessaire
• Secrétariat de pôle
• Gestion de l’agenda du Dr PERRUCHIO
• Assurer la liaison des services internes et externes
• Participation au bureau de Pôle mensuel pour rédaction et diffusion du compte rend
• Gestion du planning du service, congés des médecins, internes, liste de garde
• Réalisation de tableaux statistiques
• Participer à la préparation, à la mise en oeuvre et au suivi des projets du pôle
• Transmettre et diffuser les informations
• Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, événements, etc.) o Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité .

Profil Recherché
Vous justifiez impérativement d'une première expérience supérieure à 2 ans, dans une fonction similaire (établissement privé ou public) et vous détenez un diplôme de secrétaire médicale. Savoir
- Être
• Qualités relationnelles, d’écoute et de discernement
• Polyvalence
• Respect du secret professionnel, discrétion
• Maîtriser l’orthographe, l’expression écrite et orale,
• Sens de l’organisation, rigueur et efficacité
• Esprit d’initiative, polyvalence
• Aptitude à travailler en équipe
• Respect des règles institutionnelles
• Secret professionnel Savoir-faire
• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Identifier/analyser des erreurs de gestion (codage, facturation, etc.), en rechercher les causes, définir les moyens d'y pallier
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers Votre sens du service, votre enthousiasme et votre rigueur sont les conditions d’une parfaite intégration au sein de notre établissement. Vous appréciez le travail en équipe et avez un bon sens du relationnel. Confronté(e) à des contextes parfois difficiles, vous savez faire preuve d’adaptation et garder la maitrise de la situation. L’établissement s’engage à accompagner ses agents dans les meilleures conditions possibles et assurer leur sécurité dans le cadre de leur activité.