Assistant de direction/Assistante de direction

L’assistant(e) de direction assure l’organisation et le suivi administratif de la Direction de l’Exploitation. Interface entre le Directeur, les collaborateurs et les partenaires internes et externes, il/elle contribue à la fluidité de l’activité, à la qualité du suivi des dossiers et à la sécurisation administrative des marchés publics pilotés par la Direction. Ses principales missions sont les suivantes : 1. Assurer le secrétariat de la Direction de l’Exploitation -Gérer les agendas, appels, visiteurs, réunions, réservations de salles et de véhicules pool. -Assurer le traitement, la diffusion, le classement et l’archivage des courriers et documents dans le respect du processus dématérialisé et assurer la gestion des chronos. -Préparer et mettre en forme les courriers, comptes rendus, tableaux et présentations ; gérer les besoins administratifs courants. 2. Assurer le suivi administratif, budgétaire et le reporting de l’activité -Suivre les réclamations et les sollicitations, en veillant à leur traitement dans les délais et en relançant les interlocuteurs concernés si nécessaire. -Suivre la consommation budgétaire de la direction, en lien avec le contrôle de gestion. -Tenir à jour les indicateurs et éléments de reporting de la direction ; veiller à la qualité, l’exhaustivité et la fiabilité des informations. -Identifier, signaler et contribuer à la correction des anomalies. -Importer, classer et rechercher les dossiers techniques (DTA, RAAT, CREP, etc.) dans QUADRAL. 3. Assurer la gestion administrative des marchés publics -Assurer la saisie et le suivi des marchés dans ARAVIS aux étapes de passation et d’exécution. -Importer les tableaux d’intégration dans ARAVIS en lien avec le service des charges et de comptabilité -Gérer les déclarations de sous-traitance, reconductions et divers actes modificatifs. -Participer au suivi des avenants et circuits de validation / signatures sous parapheur électronique. -Intégrer et mettre à jour les grilles BPU, BPC, DPGF et les coefficients de révision. -Préparer et suivre les procédures administratives, notamment les MAPA : publicité, notifications, rejets et intégration dans les outils métiers. -Accompagner les services prescripteurs et contribuer à l’amélioration continue des procédures de gestion des marchés à travers la tenue régulière de tableaux de suivi et reporting. Missions Complémentaires : -Participer à l’élaboration du rapport d’activité et tenir les indicateurs statistiques à jour. -Contribuer au suivi administratif des contrats d’exploitation et aux travaux de la Direction. -Être force de proposition sur l’organisation, les outils et les processus afin d’améliorer la qualité de service. Profil : Bac + 2 en assistanat de direction, gestion ou formation équivalente, ou expérience professionnelle équivalente. Compétences techniques : -Bonne connaissance d’ARAVIS ou d’un ERP équivalent. -Maîtrise des processus de gestion des marchés publics et des bases de comptabilité générale. -Connaissance des marchés publics, de la fonction achats et de la réglementation en vigueur. -Maîtrise impérative des outils bureautiques, notamment Excel, Word et PowerPoint. -Capacité à élaborer et suivre des tableaux de bord, indicateurs et reportings. -Connaissance des outils QUADRAL, DEMATIS et FAST appréciée. -Connaissance de l’environnement du logement social et des charges locatives appréciée. -Appétence pour les systèmes d’information, y compris Excel et les chiffres. Compétences comportementales : -Rigueur et méthode dans l’organisation du travail. -Autonomie, réactivité et discrétion. -Qualités relationnelles et capacités rédactionnelles et orales. -Sens du travail en équipe et capacité à rendre compte. -Capacité à anticiper, proposer des améliorations et être force de proposition.