Assistante de direction –
Il y a 3 jours
MontignyleBretonneux, Ile-de-France
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Assistanat stratégique et organisationnel de la Direction Générale
• Organiser et optimiser l’agenda de la Direction Générale en fonction des priorités, des enjeux et
• des contraintes.
• Préparer les réunions, rendez-vous, CODIR, déplacements et événements de la Direction Générale.
• Constituer les dossiers préparatoires : ordres du jour, notes de synthèse, éléments de contexte, présentations et documents utiles à la prise de décision.
• Assurer le suivi des décisions prises par la Direction Générale et veiller à leur mise en œuvre.
• Piloter un tableau de suivi des actions, échéances, responsables et niveaux de priorité.
• Effectuer les relances nécessaires auprès des différents interlocuteurs et alerter la Direction Générale en cas de retard, de difficulté ou de risque.
• Préparer les comptes rendus et assurer le suivi des plans d’actions.
• Filtrer, hiérarchiser et orienter les sollicitations adressées à la Direction Générale.
• Anticiper les besoins de la Direction et préparer en amont les informations nécessaires à ses arbitrages. Accompagnement de la Présidence de FACE Yvelines
• Assurer la gestion et l’optimisation de l’agenda de la Présidence.
• Préparer les rendez-vous, réunions institutionnelles, Conseils d’Administration et Assemblées Générales.
• Constituer les dossiers nécessaires aux réunions et assurer leur diffusion dans les délais.
• Assurer le suivi des décisions et engagements pris par la Présidence.
• Coordonner les échanges avec les administrateurs, les membres du Bureau, les entreprises et les partenaires.
• Participer à l’organisation des événements, rencontres et actions portés par FACE Yvelines.
• Assurer une interface de qualité entre la Présidence et les différents interlocuteurs. Coordination des activités de Citizen Entrepreneurs
• Organiser et coordonner l’agenda national et international.
• Préparer les déplacements, délégations, conférences, rencontres et événements.
• Assurer la préparation des dossiers, notes de briefing, présentations et éléments nécessaires aux
• interventions.
• Coordonner les échanges avec les équipes, entrepreneurs, dirigeants, partenaires et interlocuteurs institutionnels.
• Organiser la logistique des
missions:
transports, hébergements, programmes, invitations, documents et rendez-vous.
• Anticiper les échéances et engagements pris au niveau national et international.
• Assurer un suivi rigoureux des actions engagées et identifier les éventuels points de blocage.
• Coordination transversale et suivi des engagements
• Garantir une vision consolidée des différents agendas, priorités et engagements de la Direction Générale et de la Présidence.
• Identifier les éventuels conflits de calendrier et proposer des arbitrages.
• Centraliser les informations essentielles et assurer leur bonne circulation auprès des interlocuteurs concernés.
• Mettre à jour les outils de pilotage et de suivi des actions.
• Assurer un suivi régulier des échéances sensibles et des dossiers prioritaires.
• Relancer les parties prenantes et s’assurer de l’avancement effectif des actions décidées.
• Alerter rapidement la Direction Générale de toute difficulté susceptible d’avoir un impact sur ses engagements.
• Assurer la coordination entre les différentes entités du Groupe lorsque les dossiers nécessitent une approche transverse.
Profil Recherché
Véritable bras droit organisationnel de la Direction Générale, l’Office Manager assure la coordination, l’anticipation et le suivi des activités stratégiques et institutionnelles. Il/elle facilite le quotidien de la dirigeante en veillant à la bonne circulation des informations, au respect des échéances et au suivi des décisions prises. Interlocuteur(trice) de confiance, il/elle assure l’interface avec les équipes internes, les dirigeants, les partenaires et les interlocuteurs institutionnels. Son rôle nécessite une forte capacité d’organisation, de discrétion, de réactivité et d’anticipation. Il/elle contribue ainsi directement à l’efficacité, à la fluidité et à la qualité de fonctionnement de la Direction Générale. Responsabilités
• Être le/la garant(e) de la bonne organisation du quotidien de la Direction Générale
• Être responsable de la fiabilité des agendas, des informations transmises et du respect des échéances.
• Garantir un suivi rigoureux des décisions, engagements et plans d’actions.
• Assurer une coordination fluide entre les différents interlocuteurs internes et externes.
• Anticiper les besoins de la Direction et prévenir les difficultés avant qu’elles ne deviennent bloquantes.
• Garantir la confidentialité absolue des informations, dossiers et échanges auxquels le poste donne accès.
• Représenter la Direction dans les échanges opérationnels avec professionnalisme, diplomatie et discrétion.
• Être force de proposition pour améliorer l’organisation, les méthodes de travail et les outils de pilotage.
• S’assurer que les dossiers confiés avancent effectivement et ne restent pas sans réponse ou sans décision.
• Contribuer à donner à la Direction Générale une vision claire, synthétique et actualisée de ses priorités, de ses engagements et des points nécessitant son arbitrage.
• Participer à l'amélioration continue.
• Respecter et participer à la mise en œuvre de la politique QHSE du Groupe. Compétences Savoir
• Connaissance du fonctionnement d’une Direction Générale d’entreprise et d’une Présidence Associative et de leurs enjeux.
• Connaissance des principes de gouvernance : CODIR, Conseils d’Administration, Assemblées Générales, réunions institutionnelles.
• Connaissance des techniques d’organisation et de gestion d’agenda complexe.
• Connaissance des règles et usages de communication professionnelle, notamment avec des dirigeants et interlocuteurs institutionnels.
• Connaissance des techniques de préparation de réunions, dossiers, notes de synthèse et comptes rendus.
• Connaissance des méthodes de gestion de projet et de suivi des plans d’actions.
• Connaissance des outils bureautiques et collaboratifs : Excel, PowerPoint, Word, Outlook, Teams, outils de partage et de suivi.
• Bonne compréhension de l’environnement entrepreneurial, économique et institutionnel.
• Maîtrise professionnelle de l’anglais, notamment dans un contexte de déplacements et d’échanges internationaux.
• Connaissance des règles de confidentialité, de protection des informations et de discrétion professionnelle. Savoir-faire
• Organiser et optimiser des agendas complexes, en arbitrant les priorités et les contraintes.
• Anticiper les besoins de la Direction et préparer en amont les informations, documents et éléments nécessaires.
• Préparer des dossiers de fond : notes de synthèse, briefings, présentations, tableaux de bord et supports de réunion.
• Assurer le suivi des décisions et engagements, jusqu’à leur réalisation effective.
• Piloter les échéances et effectuer les relances nécessaires auprès d’interlocuteurs de différents niveaux.
• Coordonner plusieurs projets, interlocuteurs et environnements simultanément, sans perdre de vue les priorités.
• Organiser des déplacements et événements complexes, y compris à l’international.
• Rédiger avec précision et synthétiser rapidement des informations complexes pour permettre une prise de décision efficace.
• Identifier les points de blocage, risques ou conflits de calendrier et proposer des solutions ou arbitrages.
• Représenter la Direction avec professionnalisme dans les échanges avec les équipes, dirigeants, clients, partenaires et institutions. Savoir-être
• Discrétion et confidentialité : savoir gérer des informations sensibles sans jamais les divulguer.
• Anticipation : avoir un temps d’avance sur les besoins et les échéances de la Direction.
• Rigueur : être fiable dans le suivi des dossiers, informations et engagements.
• Autonomie : savoir prendre en charge un sujet sans attendre systématiquement des instructions.
• Réactivité : savoir s’adapter rapidement aux changements de priorités et aux urgences.
• Sens des priorités : distinguer l’urgent, l’important et ce qui peut être différé.
• Diplomatie : savoir communiquer avec des interlocuteurs aux profils, statuts et intérêts différents.
• Loyauté et sens de la confiance : être un véritable point d’appui pour la Direction.
• Force de proposition : ne pas se limiter à exécuter, mais apporter des solutions et améliorer l’organisation.
• Excellente capacité relationnelle : créer une relation professionnelle de qualité tout en sachant conserver la juste distance inhérente à un poste auprès de dirigeants. Présentation De La Structure ESP Groupe est une société française de sécurité privée fondée en 2005 par des professionnels de la sécurité. Depuis près de 20 ans, ESP Groupe privilégie un service sur mesure et met ses compétences au service des sociétés et des particuliers. ESP Groupe est reconnu sur le marché en raison de son expertise et pour la qualité de ses prestations. Son expérience et ses capacités techniques lui permettent de gérer avec le même niveau d’efficacité et de qualité tous types de marchés de sécurité, et notamment les plus importants Avec aujourd’hui près de 1800 collaborateurs partout en France, aux États-Unis et au Sénégal, ESP Groupe est un des acteurs majeurs de la sécurité privée.
• Organiser et optimiser l’agenda de la Direction Générale en fonction des priorités, des enjeux et
• des contraintes.
• Préparer les réunions, rendez-vous, CODIR, déplacements et événements de la Direction Générale.
• Constituer les dossiers préparatoires : ordres du jour, notes de synthèse, éléments de contexte, présentations et documents utiles à la prise de décision.
• Assurer le suivi des décisions prises par la Direction Générale et veiller à leur mise en œuvre.
• Piloter un tableau de suivi des actions, échéances, responsables et niveaux de priorité.
• Effectuer les relances nécessaires auprès des différents interlocuteurs et alerter la Direction Générale en cas de retard, de difficulté ou de risque.
• Préparer les comptes rendus et assurer le suivi des plans d’actions.
• Filtrer, hiérarchiser et orienter les sollicitations adressées à la Direction Générale.
• Anticiper les besoins de la Direction et préparer en amont les informations nécessaires à ses arbitrages. Accompagnement de la Présidence de FACE Yvelines
• Assurer la gestion et l’optimisation de l’agenda de la Présidence.
• Préparer les rendez-vous, réunions institutionnelles, Conseils d’Administration et Assemblées Générales.
• Constituer les dossiers nécessaires aux réunions et assurer leur diffusion dans les délais.
• Assurer le suivi des décisions et engagements pris par la Présidence.
• Coordonner les échanges avec les administrateurs, les membres du Bureau, les entreprises et les partenaires.
• Participer à l’organisation des événements, rencontres et actions portés par FACE Yvelines.
• Assurer une interface de qualité entre la Présidence et les différents interlocuteurs. Coordination des activités de Citizen Entrepreneurs
• Organiser et coordonner l’agenda national et international.
• Préparer les déplacements, délégations, conférences, rencontres et événements.
• Assurer la préparation des dossiers, notes de briefing, présentations et éléments nécessaires aux
• interventions.
• Coordonner les échanges avec les équipes, entrepreneurs, dirigeants, partenaires et interlocuteurs institutionnels.
• Organiser la logistique des
missions:
transports, hébergements, programmes, invitations, documents et rendez-vous.
• Anticiper les échéances et engagements pris au niveau national et international.
• Assurer un suivi rigoureux des actions engagées et identifier les éventuels points de blocage.
• Coordination transversale et suivi des engagements
• Garantir une vision consolidée des différents agendas, priorités et engagements de la Direction Générale et de la Présidence.
• Identifier les éventuels conflits de calendrier et proposer des arbitrages.
• Centraliser les informations essentielles et assurer leur bonne circulation auprès des interlocuteurs concernés.
• Mettre à jour les outils de pilotage et de suivi des actions.
• Assurer un suivi régulier des échéances sensibles et des dossiers prioritaires.
• Relancer les parties prenantes et s’assurer de l’avancement effectif des actions décidées.
• Alerter rapidement la Direction Générale de toute difficulté susceptible d’avoir un impact sur ses engagements.
• Assurer la coordination entre les différentes entités du Groupe lorsque les dossiers nécessitent une approche transverse.
Profil Recherché
Véritable bras droit organisationnel de la Direction Générale, l’Office Manager assure la coordination, l’anticipation et le suivi des activités stratégiques et institutionnelles. Il/elle facilite le quotidien de la dirigeante en veillant à la bonne circulation des informations, au respect des échéances et au suivi des décisions prises. Interlocuteur(trice) de confiance, il/elle assure l’interface avec les équipes internes, les dirigeants, les partenaires et les interlocuteurs institutionnels. Son rôle nécessite une forte capacité d’organisation, de discrétion, de réactivité et d’anticipation. Il/elle contribue ainsi directement à l’efficacité, à la fluidité et à la qualité de fonctionnement de la Direction Générale. Responsabilités
• Être le/la garant(e) de la bonne organisation du quotidien de la Direction Générale
• Être responsable de la fiabilité des agendas, des informations transmises et du respect des échéances.
• Garantir un suivi rigoureux des décisions, engagements et plans d’actions.
• Assurer une coordination fluide entre les différents interlocuteurs internes et externes.
• Anticiper les besoins de la Direction et prévenir les difficultés avant qu’elles ne deviennent bloquantes.
• Garantir la confidentialité absolue des informations, dossiers et échanges auxquels le poste donne accès.
• Représenter la Direction dans les échanges opérationnels avec professionnalisme, diplomatie et discrétion.
• Être force de proposition pour améliorer l’organisation, les méthodes de travail et les outils de pilotage.
• S’assurer que les dossiers confiés avancent effectivement et ne restent pas sans réponse ou sans décision.
• Contribuer à donner à la Direction Générale une vision claire, synthétique et actualisée de ses priorités, de ses engagements et des points nécessitant son arbitrage.
• Participer à l'amélioration continue.
• Respecter et participer à la mise en œuvre de la politique QHSE du Groupe. Compétences Savoir
• Connaissance du fonctionnement d’une Direction Générale d’entreprise et d’une Présidence Associative et de leurs enjeux.
• Connaissance des principes de gouvernance : CODIR, Conseils d’Administration, Assemblées Générales, réunions institutionnelles.
• Connaissance des techniques d’organisation et de gestion d’agenda complexe.
• Connaissance des règles et usages de communication professionnelle, notamment avec des dirigeants et interlocuteurs institutionnels.
• Connaissance des techniques de préparation de réunions, dossiers, notes de synthèse et comptes rendus.
• Connaissance des méthodes de gestion de projet et de suivi des plans d’actions.
• Connaissance des outils bureautiques et collaboratifs : Excel, PowerPoint, Word, Outlook, Teams, outils de partage et de suivi.
• Bonne compréhension de l’environnement entrepreneurial, économique et institutionnel.
• Maîtrise professionnelle de l’anglais, notamment dans un contexte de déplacements et d’échanges internationaux.
• Connaissance des règles de confidentialité, de protection des informations et de discrétion professionnelle. Savoir-faire
• Organiser et optimiser des agendas complexes, en arbitrant les priorités et les contraintes.
• Anticiper les besoins de la Direction et préparer en amont les informations, documents et éléments nécessaires.
• Préparer des dossiers de fond : notes de synthèse, briefings, présentations, tableaux de bord et supports de réunion.
• Assurer le suivi des décisions et engagements, jusqu’à leur réalisation effective.
• Piloter les échéances et effectuer les relances nécessaires auprès d’interlocuteurs de différents niveaux.
• Coordonner plusieurs projets, interlocuteurs et environnements simultanément, sans perdre de vue les priorités.
• Organiser des déplacements et événements complexes, y compris à l’international.
• Rédiger avec précision et synthétiser rapidement des informations complexes pour permettre une prise de décision efficace.
• Identifier les points de blocage, risques ou conflits de calendrier et proposer des solutions ou arbitrages.
• Représenter la Direction avec professionnalisme dans les échanges avec les équipes, dirigeants, clients, partenaires et institutions. Savoir-être
• Discrétion et confidentialité : savoir gérer des informations sensibles sans jamais les divulguer.
• Anticipation : avoir un temps d’avance sur les besoins et les échéances de la Direction.
• Rigueur : être fiable dans le suivi des dossiers, informations et engagements.
• Autonomie : savoir prendre en charge un sujet sans attendre systématiquement des instructions.
• Réactivité : savoir s’adapter rapidement aux changements de priorités et aux urgences.
• Sens des priorités : distinguer l’urgent, l’important et ce qui peut être différé.
• Diplomatie : savoir communiquer avec des interlocuteurs aux profils, statuts et intérêts différents.
• Loyauté et sens de la confiance : être un véritable point d’appui pour la Direction.
• Force de proposition : ne pas se limiter à exécuter, mais apporter des solutions et améliorer l’organisation.
• Excellente capacité relationnelle : créer une relation professionnelle de qualité tout en sachant conserver la juste distance inhérente à un poste auprès de dirigeants. Présentation De La Structure ESP Groupe est une société française de sécurité privée fondée en 2005 par des professionnels de la sécurité. Depuis près de 20 ans, ESP Groupe privilégie un service sur mesure et met ses compétences au service des sociétés et des particuliers. ESP Groupe est reconnu sur le marché en raison de son expertise et pour la qualité de ses prestations. Son expérience et ses capacités techniques lui permettent de gérer avec le même niveau d’efficacité et de qualité tous types de marchés de sécurité, et notamment les plus importants Avec aujourd’hui près de 1800 collaborateurs partout en France, aux États-Unis et au Sénégal, ESP Groupe est un des acteurs majeurs de la sécurité privée.