Assistant administratif et commercial

TechFirm accompagne les entreprises dans leurs projets industriels grâce à ses activités de conseil en ingénierie et d’assistance technique. Notre Business Unit est spécialisée dans les énergies renouvelables et de récupération. Rattaché(e) au responsable de la Business Unit, vous assurez principalement le suivi administratif des missions, l’administration des ventes et la préparation de la facturation. Vous apportez également un appui aux équipes commerciales et au recrutement, en lien avec les clients, les consultants et les services internes. Vos missions principales Suivi administratif des

missions:
• Enregistrer les nouvelles missions et tenir à jour les dossiers des consultants.
• Contrôler la complétude des contrats, bons de commande et avenants, et signaler les anomalies.
• Suivre les démarrages, renouvellements et fins de mission, et anticiper les échéances.
• Relancer les consultants pour établir les feuilles de pointage, contrôler les éléments reçus et relancer les clients pour obtenir leur signature.
• Assurer le suivi administratif des collaborateurs en mission. Administration des ventes et facturation:
• Contrôler les bons de commande clients et leur cohérence avec les prestations réalisées.
• Préparer et transmettre au service comptable les éléments nécessaires à la facturation.
• Vérifier la cohérence entre les contrats, les tarifs et les relevés d’activité validés.
• Suivre les factures, les règlements, les retards et les litiges en lien avec la comptabilité.
• Effectuer les relances administratives et transmettre les points nécessitant un arbitrage.
• Mettre à jour les tableaux de suivi du chiffre d’affaires et de la facturation. Administration du personnel:
• Recueillir les pièces nécessaires à l’embauche et les transmettre au service RH.
• Suivre les échéances des visites médicales, habilitations, formations et autorisations nécessaires.
• Suivre, lorsque cela s’applique, les échéances des titres de séjour et autorisations de travail, et alerter le service RH.
• Préparer les documents administratifs liés aux départs ou fins de mission, pour validation par les services concernés.
• Assurer la circulation des informations entre les équipes commerciales, RH, comptables et opérationnelles. En appui aux équipes:
• Préparer et mettre en forme les propositions commerciales.
• Contribuer à la préparation administrative des réponses aux appels d’offres et consultations.
• Enregistrer et actualiser les prospects, clients et opportunités dans le CRM.
• Assurer le suivi des propositions et effectuer les relances, en appui à l’équipe commerciale.
• Participer à des actions de prospection par téléphone ou courriel, en soutien à l’équipe commerciale.
• Suivre les contrats-cadres, les référencements et les échéances commerciales. Appui au recrutement et au placement des consultants:
• Mettre en forme les CV et les dossiers de présentation des consultants.
• Mettre à jour la CVthèque et le vivier de candidats.
• Suivre les candidatures transmises aux clients et leur avancement.
• Relancer les candidats et les interlocuteurs clients en lien avec les équipes concernées.

Votre profil
• Formation Bac +2 minimum en gestion, administration, assistanat ou commerce.
• Première expérience réussie en assistanat administratif ou en administration des ventes, permettant de prendre rapidement en charge les missions courantes en autonomie.
• Une expérience dans l’ingénierie, le conseil ou l’assistance technique serait appréciée.
• Bonne maîtrise du Pack Office, notamment Excel.
• La connaissance d’un CRM ou d’un ERP constitue un atout.
• Très bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles.
• Organisation, rigueur et capacité à gérer les priorités et les échéances.
• Autonomie, réactivité, adaptabilité et esprit d’équipe.