OFFICE MANAGER EN REMPLACEMENT

Nicosia Creative Expresso France (NiCE) est une agence de création internationale spécialisée en stratégie, identité de marque, retail et design produit. Forts de trente années d’expérience, principalement dans les secteurs du luxe et de la beauté, nous sommes implantés à Paris, New York, Singapour et Tokyo. Notre équipe parisienne, basée à Madeleine, compte une douzaine de collaborateurs. Dans le cadre du congé maternité de notre Office Manager, nous recherchons un·e Office Manager en remplacement pour un mi-temps (les jours ou demi-journée seront à déterminer ensemble) pour la période du 1er Décembre au 31 Mars. Un bon niveau d’anglais est requis, certains membres de l’équipe étant étrangers. Missions principales Services Généraux
• Accueil physique des visiteurs et collaborateurs dans nos locaux.
• Gestion des locaux et de la vie du bureau :
• Entretien des espaces communs (gestion du lave-vaisselle, tri des réfrigérateurs).
• Organisation des espaces de rangement.
• Assurer le renouvellement hebdomadaire des torchons en cuisine et superviser leur lavage et leur restitution par le directeur.
• Logistique :
• Gestion des livraisons, coursiers et envoi de colis pour les clients.
• Commande des fournitures (papeterie, matériel informatique, produits d’entretien, consommables, café, thé …).
• Gestion des stocks et approvisionnements.
• Maintenance et prestataires :
• Coordination des interventions ponctuelles (réparations, entretien de la chaudière, visites de sécurité, etc.).
• Déplacements professionnels :
• Réservation de transports et hébergements pour les salons et voyages d’affaires.
• Entretien de la machine à café (nettoyage, détartrage, filtration).
• Achats :
• Viennoiseries et fruits le lundi matin pour motiver l’équipe.
• Achat et téléchargement d’images pour les designers. Événementiel et Communication Interne
• Organisation d’événements conviviaux :
• Anniversaires, fêtes (notamment Noël qui sera organisée en avance mais qu’il faudra mettre en place pour la soirée, Pâques …).
• Communication interne :
• Diffusion des informations importantes via Teams et l’agenda partagé.
• Réception des clients et collaborateurs externes.
• Préparation des événements :
• Achat de boissons et snacks, rangement des espaces, préparation du lieu d’évènement (interne). Ressources Humaines et Gestion Administrative
• Suivi administratif :
• Formations en cours (via l’OPCO).
• Rendez-vous médicaux des collaborateurs.
• Renouvellement d’un titre de séjour en cours
• Gestion des attestations de transport (Navigo et mobilité durable).
• Collaboration à la structuration des informations :
• Mise à jour des données via Trello ou autres outils. Comptabilité
• Récupération des justificatifs de paiement pour les collaborateurs disposant de cartes bleues professionnelles.
• Mise à jour du tableau de suivi des justificatifs manquants. Conditions
• Contrat : Mi-temps (jours à définir)
• Lieu : Présentiel dans nos bureaux de Madeleine (Paris).
• Rémunération :
• Pour les freelances, merci de communiquer votre grille tarifaire.
• Pour les non freelances : Temps partiel 50 % (17 h 30 hebdomadaires sur une base de 35 h)
• Rémunération : entre 1 290 € et 1 375 € brut mensuel pour un mi-temps, soit 31 000 à 33 000 € brut annuel équivalent temps plein.
• Horaires :
• A déterminer en fonction du profil et des disponibilités.
• Pas d’heures supplémentaires prévues, sauf exception pour un événement en soirée (Noël).

Profil recherché
• Organisé·e, rigoureux·se et polyvalent·e.
• Autonome et capable de gérer plusieurs tâches simultanément.
• Bonne communication en français et en anglais.
• Sens du service et de l’accueil. Contact Merci d’adresser votre candidature (CV) à pauline.joachin@niceltd.com en précisant :
• Votre disponibilité.
• Votre grille tarifaire (pour les freelances).
• Vos éventuelles contraintes ou préférences d’organisation. Nous serons ravis d’échanger avec vous sur cette opportunité