Chargé d'Administration

À propos
de nous ARTE Studio produit et exploite des programmes audiovisuels et numériques y compris sonores et multimédia de toutes natures, y compris des prestations techniques et de services nécessaires y afférents Mission Poste en CDI à pourvoir au sein d'Arte Studio Périmètre : ensemble des productions d’ARTE Studio Missions Principales Administration des équipes et des contrats
• Préparer et suivre les contrats et documents administratifs des personnels de production, auteurs, artistes et prestataires sur la base des décisions prises et des modèles validés ; recueillir les pièces, suivre les signatures et transmettre les informations nécessaires aux services compétents.
• Assurer le suivi administratif des embauches et des temps travaillés, notamment pour les intermittents ; collecter et contrôler les éléments variables de paie en lien avec les équipes de production et le responsable gestion social; signaler les situations nécessitant une vérification.
• Tenir à jour les dossiers contractuels et garantir la traçabilité des engagements et validations, notamment dans les outils de l’entreprise Achats et suivi des dépenses
• Créer ou faire créer les comptes fournisseurs, établir et suivre les commandes, rapprocher prestations, factures et engagements, puis préparer leur mise en règlement dans les outils dédiés, notamment SAGE et Crealo.
• Contrôler l’imputation des dépenses et des coûts de personnel par production, saison ou épisode lorsque cela est pertinent ; suivre les notes de frais et les justificatifs.
• Identifier les dépenses non prévues, les engagements non couverts et les erreurs d’imputation ; documenter les écarts et les porter à la connaissance des responsables de production. Suivi budgétaire et rendus de comptes
• Tenir à jour les tableaux de suivi à partir des devis validés : engagements, dépenses constatées, coûts de personnel et restes à engager, par production, saison ou épisode selon les besoins.
• Préparer les données nécessaires aux points de gestion, rapprocher le devis validé et les dépenses constatées, expliquer les écarts administratifs et comptables et transmettre des informations fiables aux responsables de production.
• Préparer les clôtures et les rendus de comptes, réunir et vérifier les pièces justificatives, rapprocher les données avec la comptabilité et transmettre les dossiers pour validation. Coordination Transverse
• Appliquer des méthodes administratives communes aux différentes productions, adaptées à leurs rythmes, et contribuer à la cohérence des imputations, des dossiers et des tableaux de suivi.
• Travailler avec plusieurs responsables de production et faire circuler les informations nécessaires entre les productions, la comptabilité, le responsable gestion sociale, la paie et les interlocuteurs juridiques ; faciliter les passations et la continuité du suivi.
• Repérer les anomalies récurrentes, les échéances et les besoins de clarification dans les circuits administratifs ; contribuer à l’amélioration des outils et des pratiques avec les services concernés. Profil Profil
• Expérience confirmée en administration de production audiovisuelle, acquise dans une société de production ou une structure de fabrication, avec une pratique effective de plusieurs productions simultanées ; expérience des magazines, programmes récurrents ou formats numériques appréciée.
• Maîtrise opérationnelle des circuits de commande, de facturation, d’imputation, de suivi des dépenses et de rendu de comptes ; bonne lecture d’un devis de production validé ; maîtrise d’Excel et aisance avec les outils de gestion.
• Pratique des contrats de travail et de l’administration sociale des productions et de la gestion des intermittents ;
• Maitrise des sujets relatifs aux Ressources Humaines, Juridique ou à la Comptabilité dans le domaine de la production audiovisuelle.
• Rigueur et goûts des chiffres ;
• Sens des priorités et discrétion ;
• Capacité à coopérer avec plusieurs équipes et à tenir des dossiers fiables dans des calendriers de production serrés. Référence de l'offre : krxd5kzfx6