Adjoint du chef de pôle

Description synthétique du poste L'adjoint au chef de pôle a le rôle de chef de projet événementiel/logisticien sénior. Le chef de pôle et son adjoint fonctionnent en binôme sur les grands événements, et sur les événements de taille intermédiaire l’un ou l’autre sera identifié comme chef de file. Les collaborateurs du pôle sont des professionnels de l’événementiel, opérationnels dans tous les domaines. Ils peuvent gérer, planifier et conduire tous les aspects d’un événement, seuls ou en lien avec un secrétaire général dédié. De la phase de conception à la phase d’exécution, ils sont à l’écoute des attentes des autorités à l’initiative de l’événement. Ils définissent les besoins et coordonnent les activités des autres professionnels avec lesquels la Direction du Protocole est liée par des marchés publics. L’organisation d’un événement est un travail d’équipe, l’interaction et la bonne collaboration entre tous les agents du pôle, dont les fonctions et les profils professionnels sont complémentaires, est primordiale. Activités principales Le profil attendu est polyvalent, doté d’une expérience et des compétences techniques très solides dans le secteur événementiel. En binôme avec le chef de pôle, il/elle interagit avec les services demandeurs, définit les besoins et, en collaboration avec les agents du pôle, coordonne la préparation et la production des événements internationaux du MEAE, pilote les assistants à maîtrise d’ouvrage (AMO) et les prestataires. Il/elle conduit avec rigueur les différentes phases de l’événement en gérant les moyens humains et techniques, les coûts, les délais, la qualité et les normes de sécurité. En coordination avec le chef de pôle, ses missions principales sont : 1/ Définir les besoins et préparer les cahiers des charges :
• dialoguer avec les services demandeurs et les principaux intervenants pour proposer un lieu adapté, définir les besoins et le calendrier,
• veiller à l’élaboration des cahiers des charges pour chaque secteur (traiteur, accréditation, sécurité, accueil, pavoisement, etc.), en liaison le cas échéant avec les AMO et les services demandeurs,
• apporter son expertise et sa créativité pour proposer des moyens humains, matériels et logistiques conformes aux modalités, objectifs et budget de l’événement. 2/ Planifier et suivre l’événement :
• planifier le calendrier de préparation, montage et démontage de l’événement, en liaison avec les parties prenantes du projet,
• constituer l’équipe projet, définir les tâches de chacun et encadrer l’équipe déployée sur site,
• s’assurer du respect des cahiers des charges et des échéances,
• veiller à garantir l’accessibilité et l’éco-responsabilité des événements,
• participer aux réunions de pilotage et organiser des réunions techniques régulières en amont de l’événement,
• à l’issue de l’événement, organiser le retour d’expérience et, le cas échéant, suggérer les améliorations à apporter. 3/ Encadrer des AMO et des prestataires :
• solliciter en cas de besoin certaines prestations d’AMO et valider leurs propositions en vérifiant notamment que la solution qu’ils proposent est la plus adaptée pour un coût maîtrisé,
• encadrer les prestataires, le cas échéant en liaison avec les AMO, en ayant un regard sur la qualité et les coûts,
• veiller, en liaison avec le pôle des affaires financières et le pôle des marchés publics de la sous-direction, à la bonne utilisation des marchés publics.
• être présent lors des phases de montage, de production et de démontage pour s’assurer des bonnes conditions de livraison, de mise en place, de sécurité, de production et de démontage. En lien étroit avec le chef de pôle, il /elle devra enfin accompagner ses collaborateurs dans l’exercice de leur mission. Il/elle sera attentif à organiser et répartir la charge de travail pour permettre la continuité du service dans le respect des temps de repos de chacun. Il est attendu un profil sensible à la qualité de vie au travail et soucieux d’accompagner les agents dans leur montée en compétence. Diplômes ou expérience professionnelle recommandée pour exercer les fonctions Disposer d’une expérience préalable dans l’organisation d’événements d’ampleur. Des compétences, et a minima des connaissances avancées, seraient appréciées en matière de scénographie et d’audiovisuel.