Assistant administratif de projets

Brand Description Le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs : énergies, mines, chimie, défense, transports, agroalimentaire, aéronautique, spatial, environnement, pharmaceutique… SOM est la filiale du Groupe ORTEC spécialisée en ingénierie depuis plus de 40 ans. Nous accompagnons les grands industriels dans la conception, la fiabilisation, la transformation et la déconstruction d’installations complexes, notamment dans les secteurs du nucléaire, du transport, de la santé et de l’industrie. Plus précisément l'agence Oralys est le spécialiste des solutions externalisées du traitement des données et de la digitalisation. Ici, on apprend, on progresse, on partage — et surtout, on construit ensemble les projets industriels de demain.

Job Description
Intégré aux équipes projets de notre client, vos missions seront les suivantes :
• Organisation des réunions et des instances
• Planifier les réunions et coordonner les disponibilités des participants
• Réserver les salles et organiser les moyens de visioconférence
• Collecter, consolider et mettre en forme les supports de présentation
• Préparer les ordres du jour et les documents nécessaires aux réunions
• Assurer l'accueil et l'accompagnement logistique des participants
• Rédiger les comptes rendus, procès-verbaux et relevés de décisions
• Diffuser les documents dans les délais convenus
• Suivi des actions
• Enregistrer et mettre à jour les actions décidées lors des réunions
• Suivre les échéances et les responsables associés
• Relancer les contributeurs sur les actions et livrables attendus
• Vérifier la cohérence des statuts renseignés
• Signaler au chef de projet les retards ou points de blocage
• Actualiser les tableaux de bord et préparer les synthèses de suivi
• Gestion des données de projet
• Collecter les informations auprès des différents acteurs
• Saisir et mettre à jour les données dans les outils mis à disposition
• Contrôler la qualité, la complétude et la cohérence des informations
• Gérer des données administratives, calendaires, contractuelles ou techniques
• Classer et organiser les documents selon les procédures applicables
• Garantir la traçabilité des mises à jour réalisées
• Suivi administratif des documents contractuels
• Tenir à jour les échéanciers de remise des livrables
• Suivre les avenants, procès-verbaux de recette et documents associés
• Identifier les éléments manquants et effectuer les relances nécessaires
• Organiser le classement et l'archivage des documents Profile Description Vous êtes titulaire d’une formation Bac +2 à Bac +3 Assistant de direction ou équivalent. Vous justifiez idéalement d’une expérience de deux ans minimum en assistance de projets, secrétariat de projet, coordination administrative ou gestion d’activités. Vous avez déjà travaillé dans un environnement industriel ou scientifique ou technique. Vous avez déjà utilisé SAP. Vous avez un bon niveau d'anglais (anglais technique). 🔒 Les candidatures répondant aux critères demandés seront privilégiées. Réf : #SOM Pourquoi nous rejoindre ?
• Rémunération sur 12,5 mois, prime de participation, prime d’intéressement, tickets restaurant (10,30€.), frais de transports (remboursement à hauteur de 75%), CSE (cinéma, chèques vacances, cartes cadeaux, activités…),
• Intégrer des équipes dynamiques et bienveillantes : l’humain au centre de nos valeurs,
• Bénéficier d'une intégration encadrée et suivie,
• Evoluer sur des fonctions techniques, projets ou managériales au sein de SOM ou du Groupe Ortec, école interne de formation (O’METIERS), reconnaissance de nos experts et de notre corps d’élite (Casques d’Or),
• Une politique RH, autour d’une démarche solidaire globale : fonds de solidarité, action sociale, action logement, action handicap,
• Trouver un équilibre vie professionnelle / personnelle : accord télétravail, environ 10 jours de RTT/an.