Responsable de l'équipe planification, contrôle et surveillance des équipements sportifs

Contexte du poste : Le responsable de l’équipe planification, contrôle et surveillance assure la gestion et la planification des équipements sportifs de la collectivité, garantie la qualité d’exploitation des équipements et est l’interface entre la collectivité et les associations utilisatrices. Il pilote l’attribution des créneaux d’utilisation (scolaires, associatifs : entrainement et compétition), coordonne le suivi des conventions et de l’occupation des équipements, encadre une équipe d’agents d’exploitation chargés des contrôles et de la surveillance des équipements, et contribue au déploiement des dispositifs de gestion automatisée des accès. Il constitue l’interlocuteur privilégié des utilisateurs des équipements sportifs.
• MISSIONS PRINCIPALES Pilotage de la planification des équipements sportifs
• Organiser et coordonner la planification des équipements sportifs de la Ville,
• Recueillir, instruire et analyser les demandes de créneaux des associations sportives.
• Élaborer les propositions d’attribution des créneaux d’utilisation.
• Assurer le suivi annuel et ponctuel des occupations.
• Veiller à l’optimisation des taux d’occupation des équipements.
• Préparer les arbitrages nécessaires en lien avec le responsable du service des sports. Gestion administrative des occupations et des conventions
• Assurer le suivi des conventions d’occupation.
• Gérer les données d’occupation et les attributions via le logiciel Planitech.
• Garantir la fiabilité des plannings et des bases de données.
• Produire des tableaux de bord, états de fréquentation et bilans d’occupation.
• Participer à l’élaboration des procédures et outils de gestion. Relation avec les utilisateurs des équipements sportifs
• Accompagner les utilisateurs (associations, clubs, écoles) dans leurs demandes et leurs démarches.
• Recueillir les besoins, difficultés et doléances des utilisateurs.
• Assurer une information régulière des usagers concernant les conditions d’utilisation des équipements.
• Faire remonter les situations nécessitant un arbitrage au responsable du service ou à l’élue en charge des sports et de la vie associative. Contrôle et surveillance des équipements sportifs
• Organiser, avec l’équipe d’exploitation, le contrôle de l’occupation effective des équipements.
• Suivre la fréquentation des installations sportives par les associations.
• Veiller au respect des conditions d’utilisation des équipements.
• Organiser et coordonner le contrôle des prestations de nettoyage réalisées par les entreprises titulaires des marchés.
• Signaler les dysfonctionnements constatés et proposer les actions correctives.
• Organiser, avec l’équipe d’exploitation, les contrôles de sécurité règlementaires dans les équipements sportifs de la Ville Déploiement et suivi des dispositifs de gestion des accès
• Piloter la poursuite du déploiement des systèmes d’ouverture et de fermeture automatisées des équipements sportifs.
• Assurer le suivi du fonctionnement des dispositifs installés.
• Coordonner les interventions avec les services concernés et les prestataires.
• Participer à l’amélioration des procédures de gestion des accès.
• Accompagner les utilisateurs dans l’appropriation des nouveaux dispositifs. Encadrement et animation de l’équipe
• Encadrer et animer une équipe de 4 agents d’exploitation.
• Organiser l’activité et répartir les missions.
• Définir les priorités d’intervention.
• Accompagner les agents dans l’exercice de leurs missions.
• Conduire les entretiens professionnels.
• Participer au développement des compétences de l’équipe.
• Garantir la circulation de l’information au sein du collectif de travail.
• MISSIONS COMPLEMENTAIRES
• Participer aux réunions de service et aux réunions avec les associations.
• Assurer une veille réglementaire et technique dans son domaine d’intervention.
• Participer aux projets du service des sports (manifestations, liens avec l’équipe d’éducation sportive etc.)
• PROFIL DU CANDIDAT Diplôme(s) : Bac +2 à Bac +3 dans les domaines : gestion des organisations sportives, management du sport, administration des collectivités, gestion administrative Savoir-faire : Connaissances des collectivités territoriales et du milieu associatif local Connaissance de la règlementation relative à l’utilisation des équipements sportifs Encadrement / Animation d’une équipe Organiser et planifier une activité Maîtrise des outils bureautiques courants (Word®, Excel®, Powerpoint®, Outlook®…) Analyser et traiter des demandes multiples Conduire des réunions avec les équipes et les partenaires Rédiger des notes, comptes-rendus et propositions d’arbitrage Savoir être : Sens du service public Qualités relationnelles et diplomatie Capacité d’écoute et médiation Sens des priorités, réactivité Rigueur et sens de l’organisation Réactivité et disponibilité Capacité à travailler en équipe et à encadrer un groupe Dynamisme, rigueur et sens des responsabilités Autre : Permis B obligatoire Poste ouvert aux : titulaires et/ou contractuels