Executive Assistant – People, Admin

Executive Assistant – People, Admin & AI Automation (Freelance) Remote
· Part-time (15–20 h/semaine)
· Démarrage ASAP

À propos
du poste INCOM transforme l’emploi des chauffeurs VTC en leur offrant sécurité, stabilité et liberté via un modèle salarial innovant. Pour accompagner notre croissance, nous recherchons un(e) Executive Assistant freelance capable de prendre en charge la gestion administrative et RH de notre équipe, tout en automatisant un maximum de processus grâce à l’intelligence artificielle. Ta mission ? Libérer du temps aux fondateurs, fiabiliser nos opérations internes et construire une organisation administrative simple, efficace et largement automatisée. Tu travailleras directement avec le CEO sur des sujets variés : RH, paie, comptabilité, administratif et automatisation. Nous recherchons un profil extrêmement organisé, autonome, proactif et surtout AI-native, avec une excellente maîtrise de Claude et Claude Cowork. Missions
• Onboarding & Offboarding : gérer l’arrivée et le départ des collaborateurs : contrats, documents administratifs, accès aux outils, matériel et checklists.
• Gestion RH & Paie : centraliser les éléments variables de paie, suivre les absences et congés, coordonner la préparation des bulletins avec le prestataire de paie et assurer leur transmission.
• Administration du personnel : suivre les contrats, avenants, conventions de stage, dossiers collaborateurs et échéances RH.
• Comptabilité & Facturation : collecter, classer et transmettre les factures et justificatifs au comptable.
• Gestion du courrier : assurer le suivi du courrier administratif, des demandes officielles et des documents importants.
• Gestion des accès & SaaS : gérer les comptes et accès des collaborateurs, contrôler les abonnements et optimiser les dépenses logicielles.
• Suivi des échéances : anticiper les renouvellements de contrats, assurances, obligations administratives et documents légaux.
• Suivi des dépenses : collecter les justificatifs, rapprocher les transactions et préparer les éléments nécessaires à la comptabilité.
• Gestion documentaire : structurer les dossiers RH, administratifs et juridiques avec des règles de classement, d’accès et de confidentialité.
• Assistance aux fondateurs : répondre aux demandes ponctuelles sur des sujets administratifs, organisationnels, de recherche d’informations, de préparation de documents et de coordination.
• Reporting CEO : préparer un récapitulatif hebdomadaire des actions réalisées, sujets en attente, échéances et décisions nécessaires.
• Automatisation & IA : utiliser Claude, Claude Cowork et d’autres outils pour automatiser les workflows administratifs, réduire les tâches répétitives et améliorer la fiabilité des processus. Objectif de la mission Construire une fonction administrative et RH fiable, autonome et largement automatisée. L’objectif est simple : permettre au CEO et aux équipes de se concentrer sur la croissance d’INCOM, tout en garantissant une gestion administrative irréprochable. Nous recherchons une personne capable non seulement d’exécuter les tâches, mais surtout de mettre en place des systèmes pour ne plus avoir à les exécuter manuellement.

Profil recherché
• Expérience en Executive Assistance, Office Management, RH ou gestion administrative.
• Excellente organisation, rigueur et sens du détail.
• Maîtrise avancée de Claude et Claude Cowork, avec une expérience concrète de leur utilisation professionnelle.
• Capacité à concevoir et automatiser des workflows administratifs.
• Très bonne maîtrise de Google Workspace, Notion, Excel et des outils collaboratifs.
• Bonne compréhension des processus RH, administratifs et comptables français.
• Grande autonomie et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.
• Excellente communication écrite et orale en français.
• Discrétion absolue et respect de la confidentialité des données.
• Mentalité ownership : tu identifies les problèmes, proposes des solutions et les mets en œuvre. Pourquoi collaborer avec INCOM ?
• Un rôle transverse avec un impact direct sur l’efficacité de l’entreprise.
• Une collaboration directe avec les fondateurs.
• L’opportunité de construire une fonction administrative AI-first.
• Une grande autonomie dans l’organisation et l’exécution de la mission.
• Des problématiques variées et des responsabilités concrètes.
• Un environnement startup ambitieux et en forte croissance.
• Une mission flexible, entièrement à distance et à temps partiel. Informations pratiques
• Statut : Freelance / Prestataire indépendant
• Localisation : 100 % remote
• Volume estimé : 15 à 20 heures par semaine
• Collaboration : mission initiale de 3 mois, renouvelable
• Rémunération : selon profil et tarif journalier ou horaire proposé
• Démarrage : dès que possible
• Processus de sélection : entretien avec le CEO et cas pratique sur Claude Cowork et l’automatisation administrative

À propos
d’INCOM INCOM est une startup tech & sociale qui transforme le statut des chauffeurs VTC en leur proposant un CDI indépendant : la sécurité d’un emploi salarié, avec la liberté de choisir leurs courses, plateformes et horaires. Nous nous appuyons sur une communauté engagée de plus de 12 000 chauffeurs qualifiés pour construire un modèle plus juste, plus stable et plus protecteur. Notre ambition : devenir le plus grand employeur de chauffeurs VTC en Europe, en combinant innovation