Comptable fournisseurs H/F

Au service des collectivités locales, de l’État et de La Poste, le groupe Poste Habitat, agile et à taille humaine, gère plus de 18 429 logements par le biais de ses 4 sociétés :
• La maison-mère Toit et Joie
- Poste Habitat en Île-de-France (15 707 logements)
• Poste Habitat Rhône-Alpes
• Poste Habitat Provence
• Poste Habitat Normandie. Proche de nos locataires et de nos territoires, nous leur apportons des réponses ajustées au plus près de leurs besoins. Cette proximité, nous la faisons également vivre au sein de nos équipes : nous accordons une grande importance au développement professionnel – mais aussi personnel
- de nos collaboratrices et collaborateurs.
• Découvrez Le Groupe POSTE HABITAT POSITIONNEMENT
• Rattachement hiérarchique : Responsable de pôle
• Périmètre : portefeuille fournisseurs et sociétés confiés
• Classification : G3/4
• Encadrement : sans responsabilité managériale. Au sein de la Direction financière, vous assurez le traitement comptable des factures fournisseurs et des situations de travaux, depuis leur réception jusqu’à leur mise en règlement et à la justification des comptes. Vous contribuez à la fiabilité des dépenses de fonctionnement, d’entretien du patrimoine et d’investissement, dans le respect du cadre comptable du logement social et des procédures internes. Vous veillez à la qualité des imputations par société, résidence, programme ou opération et préparez les éléments nécessaires aux clôtures, en lien avec les comptables haut de bilan et les services opérationnels. MISSIONS PRINCIPALES
• Réception et contrôle des factures fournisseurs :
• Réceptionner les factures, avoirs et situations de travaux dans les outils de gestion et contrôler leur complétude, leur lisibilité et l’identité de la société facturée.
• Vérifier les mentions nécessaires au traitement, les montants, les calculs, la TVA et les échéances ; détecter les doublons ou facturations incohérentes.
• Rapprocher les factures des commandes, contrats, marchés et pièces justificatives disponibles ; identifier les écarts et solliciter leur régularisation.
• S’assurer de la présence des validations requises, notamment la confirmation du service fait par le service compétent, et suivre les pièces en attente.
• Organiser les échanges avec les fournisseurs et les services prescripteurs pour obtenir les informations manquantes et permettre le traitement des factures. 2. Comptabilisation et imputations analytiques :
• Enregistrer les factures, avoirs, avances et acomptes dans le respect du plan comptable et des règles de saisie de l’entreprise.
• Vérifier l’affectation des dépenses à la bonne société, résidence, opération, nature de dépense et période comptable.
• Appliquer les règles internes de distinction entre entretien courant, gros entretien et dépenses d’investissement ; Soumettre les cas incertains à validation.
• Renseigner les données utiles au suivi des charges récupérables et non récupérables, selon les règles définies avec les équipes compétentes.
• Contrôler le traitement de la TVA selon la nature de l’opération et les consignes validées ; signaler les cas particuliers ou incohérences.
• Assurer la cohérence entre les pièces, les données de l’outil de facturation et les écritures comptables ; traiter les rejets et anomalies d’intégration. 3.
Traitement des situations de travaux et des marchés :
• Contrôler la concordance des situations de travaux avec le marché, ses avenants et les validations des équipes techniques ou de maîtrise d’ouvrage.
• Vérifier les montants cumulés et ceux déjà comptabilisés ou réglés pour prévenir les doubles paiements et identifier les écarts.
• Suivre les avances, acomptes, retenues de garantie et leur apurement conformément aux pièces contractuelles et aux validations requises.
• Prendre en compte les révisions de prix, pénalités ou déductions après validation par les services compétents.
• Traiter, lorsque le dossier le prévoit, les paiements aux sous-traitants sur la base des pièces et validations transmises.
• Participer au suivi comptable des soldes de marchés et des décomptes définitifs ; transmettre les justificatifs aux comptables haut de bilan. 4. Préparation et suivi des règlements
• Préparer les propositions de paiement selon les échéances, les priorités validées et le calendrier de trésorerie.
• Vérifier la présence des pièces et autorisations avant la mise en règlement ; faire valider les lots par les personnes habilitées.
• Appliquer strictement la procédure de contrôle des coordonnées bancaires et de leurs modifications ; signaler toute demande inhabituelle ou suspicion de fraude.
• Suivre l’exécution des règlements, les rejets ou retours bancaires et les régularisations nécessaires, en lien avec la trésorerie.
• Traiter les relances fournisseurs et informer les interlocuteurs de l’avancement des dossiers ; alerter sur les échéances menacées ou les blocages persistants. 5. Suivi et justification des comptes fournisseurs
• Effectuer le pointage et le lettrage des comptes fournisseurs ; rapprocher les factures, avoirs et paiements.
• Analyser les soldes et leur ancienneté, notamment les soldes débiteurs, avances non apurées, avoirs non imputés et factures restant à régler.
• Rapprocher les relevés fournisseurs des données comptables et rechercher les causes des écarts.
• Préparer les régularisations justifiées et les soumettre à validation ; documenter les litiges et les actions en cours.
• Fiabiliser les données du référentiel fournisseurs dans le respect des habilitations et conserver les justificatifs des modifications. 6.
Rapprochements bancaires
• Effectuer dans les délais impartis les rapprochements bancaires des comptes attribués ; identifier les mouvements non comptabilisés et suivre les écarts jusqu’à leur régularisation.
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• Effectuer les rapprochements bancaires des comptes attribués : identifier les mouvements non comptabilisés et suivre les écarts jusqu’à leur régularisation. 7.
Opérations courantes
• Comptabiliser les opérations courantes du périmètre confié et en contrôler les pièces justificatives.
• Classer et archiver les pièces comptables, contractuelles et bancaires pour permettre leur consultation et leur contrôle. CONTRIBUTION AUX CLÔTURES ET AU CONTRÔLE INTERNE
• Préparation des clôtures comptables
• Respecter le calendrier des arrêtés et clôtures ; prioriser le traitement des pièces et comptes concernés.
• Préparer les états de justification des comptes fournisseurs, avances, acomptes et retenues de garantie.
• Recenser avec les services opérationnels en liaison avec le contrôle de gestion les factures non parvenues, charges constatées d’avance et avoirs à recevoir ; réunir les justificatifs de rattachement au bon exercice.
• Préparer les écritures de clôture relevant de son périmètre et les enregistrer après validation selon les procédures internes.
• Transmettre aux comptables haut de bilan les factures, situations de travaux, références d’opérations et états nécessaires au suivi des investissements et à la révision des comptes.
• Préparer les justificatifs demandés pour les contrôles et audits, selon le circuit coordonné par la hiérarchie. 2.
Qualité des processus et continuité de l’activité
• Appliquer les procédures comptables, circuits de validation et règles de séparation des tâches ; assurer la traçabilité des contrôles réalisés.
• Tenir à jour le suivi des factures en attente et anomalies ; proposer des améliorations concrètes pour réduire les erreurs et retards.
• Contribuer à l’évolution des outils de dématérialisation et à la qualité des données.
• Formaliser les informations utiles à la reprise des dossiers et participer aux suppléances définies dans l’équipe. RESPONSABILITES ET AUTONOMIE
• Organiser le traitement quotidien de son portefeuille et assurer la fiabilité des saisies et contrôles réalisés.
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• Alerter la hiérarchie sur les anomalies, dossiers bloqués et risques de retard.
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• Respecter les habilitations, la confidentialité et les priorités définies. La validation technique du service fait relève des services compétents. L’autorisation des paiements relève des personnes habilitées. Les arbitrages comptables ou fiscaux complexes et les traitements des immobilisations et financements sont instruits avec la hiérarchie et les comptables haut de bilan. RELATIONS PROEFESSIONNELLES
• En interne : directeur financier, responsable hiérarchique, équipe comptable, comptables haut de bilan, contrôle de gestion, trésorerie, achats et commande publique, maîtrise d’ouvrage, patrimoine, proximité et gestion locative.
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• En externe : fournisseurs, entreprises de travaux et prestataires ; interlocuteurs bancaires et auditeurs selon les circuits définis. COMPETENCES ET PROFILS ATTENDUS
• Bac +2 ou Bac +3 en comptabilité ou expérience équivalente.
• Expérience en comptabilité fournisseurs souhaitée, idéalement dans le logement social, l’immobilier ou les marchés de travaux.
• Maîtrise de la comptabilité fournisseurs, des rapprochements bancaires et de la préparation des clôtures.
• Connaissance du cadre comptable du logement social ??, de la comptabilité analytique et de la TVA. Aisance avec les logiciels comptables, la dématérialisation et Excel.
• Rigueur, organisation, capacité d’analyse, qualité des échanges et discernement dans les alertes. Vous souhaitez rejoindre un organisme au service de l'intérêt général, qui conjugue exigence financière, utilité sociale et innovation ? Rejoignez-nous