Agent de gestion administrative du guichet famille H/F

Sous l'autorité du Chef d’équipe Référent, vous serez chargé(e) d’accueillir, orienter et informer les familles et les administrés, d’instruire et d’assurer le suivi des dossiers administratifs uniques, de procéder aux inscriptions incluant les demandes par internet et l’encaissement de l’Espace Famille. Titulaire ou contractuel – Catégorie C, filière administrative Temps complet – 39h (RTT) Missions 🎯 Activités principales :
• Encadrer et accompagner l’équipe ;
• Accueillir et informer les familles dans le cadre de leurs inscriptions aux activités municipales ;
• Réception, saisie et mise à jour informatique des dossiers administratifs uniques des familles ;
• Réalisation des inscriptions aux différentes activités en lien avec l’espace famille
• Traitement des demandes par internet incluant les inscriptions aux activités et autres démarches des familles ;
• Gestion des présences/absences aux différentes activités et envoi des listes de fonctionnement aux services « métiers » (UFCV, scolaire, écoles, restauration, sport, jeunesse, …) ;
• Mise à jour des effectifs scolaires en fonction des arrivées et départs (inscriptions, radiations) en lien avec les directrices des écoles ;
• Contrôles ponctuels des saisies : listes d’inscrits aux activités, mandats saisis et RIB des payeurs, des habitudes alimentaires, suivi des PAI…) ;
• Suivi des impayés selon procédure bien définie et encaissements ;
• Actualisation et transmission aux services « métiers » des documents (fiches sanitaires, PAI, assurances, …) ;
• Traitement et suivi de la gestion administrative du service : traitement du courrier et des mails ;
• Mailings (fonctionnement services « métiers », campagne d’inscriptions, de promotion) ;
• Remplacement ponctuel de l’agent d’accueil ;
• Classement et archivage. 🎯 Activités Secondaires
• Mise à jour des informations sur le portail de l’espace citoyen ;
• Assister dans les missions de paramétrage des activités dans l’outil informatique. Condition D’exercice
• Travail en bureau (sur écran) et en guichet d’accueil ;
• Horaires décalés (journée continue mardi et vendredi) ;
• Grande disponibilité vis-à-vis des usagers.

Profil Recherché
Compétences et qualités requises :
• Sens relationnel développé, courtoisie, capacité d’écoute ;
• Discrétion et confidentialité professionnelle ;
• Polyvalence, souplesse et adaptabilité ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Organisation et gestion des priorités ;
• Qualités d’expression écrites et orales ;
• Maîtrise des outils bureautiques et utilisation du logiciel métier ;
• Respect des procédures administratives et financières ;
• Sens du service public. Présentation De La Structure Vous souhaitez mettre vos compétences au service du collectif et rejoindre une collectivité moderne, active et dynamique ? La Ville de Sainte-Maxime est faite pour vous Station balnéaire dynamique et surclassée 40 à 80 000 habitants, entre terre et mer, dans un cadre de vie exceptionnel, s'ouvrant sur le golfe de Saint Tropez et sur le massif des Maures. Sainte-Maxime, c'est une collectivité soucieuse du bien-être au travail et favorisant le développement des compétences de ses agents. Intégrer Sainte-Maxime, c'est rejoindre une collectivité à taille humaine, animée par une vision ambitieuse et dynamique. Nous avons besoin de VOUS Avantages
• RIFSEEP (IFSE / CIA)
• Adhésion COS Méditerranée (gratuité pour l’agent)
• Titres restaurant (maximum 15 /mois, valeur faciale 10 € dont 6 € pris en charge par la collectivité) => gain de pouvoir d’achat de 1 080 € sur une année pleine
• Contrat groupe Prévoyance (maintien du salaire) – Participation mensuelle employeur de 10€
• Contrat Mutuelle labélisé : participation mensuelle employeur de 25 €
• RTT
• Compte Epargne Temps
• Démarche QVT
• Charte télétravail
• Charte managériale
• Parking gratuit