Assistante(e) de Programmes

Présentation de la société QUARTUS est un ensemblier urbain qui place l’architecture et l’innovation attentionnée au cœur de son activité. Implanté sur 7 grands territoires en France, guichets uniques de ses savoir-faire, QUARTUS regroupe les principaux métiers de l’immobilier : résidentiel, immobilier d’entreprise et de services, logistique urbaine. Maître d’ouvrage, investisseur, QUARTUS, développe une offre complète en déployant des projets urbains mixtes au service de la fabrication d’une ville écologique, belle et accessible à tous. En quelques chiffres :
• 14ᵉ promoteur national (source Le Moniteur)
• CA 2024 : 420 M€
• CA 2025 en prévision : 420 M€
• 140 M€ de fonds propres
• 205 collaborateurs
• Présent au cœur des métropoles : Bordeaux, Lille, Lyon, Marseille, Nantes, Nice et Paris NOTRE MISSION 🚀 QUARTUS a pour ambition de fabriquer une ville plus belle, plus verte, plus humaine. Maître d’ouvrage, investisseur, QUARTUS développe une offre complète de logements résidentiels, d’immobilier tertiaire et de services, de logistique urbaine. NOS ENGAGEMENTS ✨ 1. L'exigence architecturale au cœur de tous les projets QUARTUS se dote d'une équipe interne dédiée soutenant la conception architecturale pour des projets qui valorisent l'identité des lieux, l'habitabilité, le design des espaces communs, les choix de matériaux, la qualité des finitions, le rendu esthétique. 2. Un habitat sain et durable Dans toutes nos opérations, chaque habitant a accès à un espace extérieur, privatif et/ou partagé. Air, eau, lumière, température... Tous nos espaces sont pensés dans un souci permanent de confort et de santé. La cohésion sociale comme les comportements vertueux et responsables sont encouragés dans tous nos programmes. 3. Des solutions pour s'adapter au changement climatique Dès 2023, toute nouvelle opération intègre en conception des matériaux biosourcés, géosourcés ou issus du réemploi. Dès 2023, la réversibilité et l'évolutivité seront étudiées sur toute nouvelle opération. 4. La personnalisation du logement QUARTUS associe ses clients à chaque étape de la conception et de l'achat d'un bien immobilier grâce à une méthode unique de personnalisation de leur logement. 5. Le retour du vivant en ville Dès 2023, 100% des nouveaux programmes feront systématiquement appel à un écologue et viseront un impact positif sur la biodiversité. NOS VALEURS 🎨 #PARTAGE Croiser nos expertises pour mieux réussir Favoriser la cocréation by QUARTUS avec nos clients Associer parties prenantes à nos choix et orientations #AUDACE Être fier d’être 1er groupe immobilier français à travailler avec 5 prix Pritzker Oser être le 1er promoteur immobilier propriétaire d’une fabrique de terre crue Concevoir 2 projets démonstrateurs Nudge à Paris et Villeneuve d’Ascq #ENGAGEMENT Être pionnier de l’urbanisme transitoire à l’Orfèvrerie Développer la création de lieux incubateurs de la french Tech à Nantes et à Bordeaux Défendre la labellisation BiodiverCity de toutes les nouvelles opérations d’ici 2025 #PERFORMANCE 100 % des opérations résidentielles sont certifiées NF HQE 100% des opérations tertiaires, de services, logistiques sont certifiées (BREEAM, HQE, E+C-) Nos investissements digitaux sont créateurs de valeur Description des postes à pourvoir Intitulé : Assistant(e) de Programmes (H/F) Cette recherche se place dans le cadre d'un remplacement. Type de contrat : CDI statut non-cadre Localisation du poste : 27 rue Ferrère, 33000 Bordeaux Rémunération : Selon expérience Rattachement : Directrice Opérationnelle Adjointe A propos de la Team Bordelaise 👪 Implantation historique et vitrine des valeurs du groupe QUARTUS, avec des projets innovants et emblématiques sur Bordeaux et la Nouvelle-Aquitaine. La Team Bordelaise développe des programmes immobiliers diversifiés — logements, bureaux — en lien étroit avec les collectivités et acteurs du territoire. Responsabilisation et autonomie au service du collectif avec pour objectif la réussite de nos projets. Esprit d'équipe et fonctionnement en mode projet sont un prérequis pour rejoindre la Team.

À propos
de vos missions en tant qu'Assistant(e) de Programmes (H/F) Rattaché(e) à la Direction de Territoire, votre mission principale est d'accompagner l'équipe programme dans le suivi administratif et la gestion des opérations immobilières. Vos missions couvrent les phases suivantes : Phase Permis de Construire
• Suivre la mise au point et l'instruction du permis de construire ;
• Faire afficher et faire constater le permis de construire et de démolir ;
• Réaliser les dossiers techniques et commerciaux des comités d'engagement ;
• Rassembler les pièces constitutives des dossiers marchés (pièces administratives, assurances, documents techniques) ; Phase Commerciale
• Préparer et rassembler, en appui du Responsable de Programmes, les pièces des dossiers de réservation ;
• Enregistrer et mettre à jour les réservations dans PrimPromo ;
• Assurer le suivi des Travaux Modificatifs Acquéreurs (TMA) et le suivi administratif des réservations ; Phase Notaire
• Préparer les pièces du dossier notaire (assurances dommages ouvrage, responsabilité civile) ;
• Suivre et enregistrer les actes de VEFA dans les logiciels ; Suivi des clients institutionnels
• Enregistrer les actes de vente ;
• Envoyer les appels de fonds et suivre les règlements ;
• Assurer la bonne organisation des événements clients ; Phase Travaux / Suivi du chantier
• Appuyer l'équipe programme dans le suivi administratif du chantier ;
• Préparer les lettres de commandes aux entreprises ;
• Suivre les levées de réserves de livraison avec les prestataires ;
• Préparer le dossier et le transfert SAV ; Administration
• Assurer le classement informatique et papier, l'archivage, les courriers et comptes rendus ;
• Gérer les relations courantes avec l'ensemble des interlocuteurs d'une opération ;
• Créer, mettre à jour et clôturer le dossier de recollement (syndic, assurance, banque, notaire) ;
• Saisir les factures fournisseurs ;
• Diffuser les dossiers aux impôts, aux assurances et au syndic. Notre candidat(e) idéal(le) 🎯 Vous êtes issu(e) d'une formation de type Bac+2/3 et vous avez une première expérience dans cette fonction dans le secteur de l'immobilier ou de la construction. Vous possédez de solides compétences du Pack Office, des qualités d'expression écrite et orale ; la connaissance du logiciel PrimPromo serait un plus. Vous avez une appétence pour les chiffres, le travail en équipe y compris à distance, vous savez adapter vos priorités et gérer les urgences. Organisé(e), engagé(e) et rigoureux(se), vous avez des qualités relationnelles ainsi qu'un esprit d'initiative et de curiosité. Les avantages de la Team Quartus 🌈 🎯Plan Epargne Entreprise (PEE) 200 % 🧱 Offre collaborateur : % de remise sur les grilles de prix, frais de notaire offerts pas de dépôt de garantie à verser 🏘Charte de télétravail (2 jours possibles / semaine) 🌼 prise en charge par l’employeur des contrats de Santé (70% pour les cadres 85 % pour les non-cadres) et Prévoyance (100 %) 🍴 Carte titres restaurant (9,90€/jour travaillé dont 5,90€ pris en charge par l’employeur) 🚋 75% des frais de transport remboursés 🤝 Prime de cooptation à la validation de la période d’essai du salarié coopté 🎁 Réductions et avantages CSE ✈ RTT 🍎 Café/Thé offerts par l’entreprise ✨Espace de travail de qualité Processus de recrutement 🤝 /Etape 1 : Transmettez-nous votre CV et répondez à notre process de recrutement via l'outil MAKI. /Etape 2 : Premier RDV téléphonique avec la Responsable de Projets RH afin d’échanger sur votre parcours, votre projet professionnel et le poste à pourvoir (15 minutes). /Etape 3 : Vous réaliserez un entretien avec la Directrice Opérationnelle Adjointe, votre futur manager, pour vous projeter encore plus sur le poste (1h). Nous considérons toutes les candidatures et favorisons une culture de travail inclusive, où chaque collaborateur se sent à sa place. Tous nos métiers sont ouverts aux personnes en situation de handicap.