Responsable des Services Généraux

Ǫui sommes-nous ? Créée en 2001, Nibelis, éditeur de logiciels Paie & SIRH, accompagne les entreprises dans la fiabilisation, la simplification et l'optimisation de leurs processus RH. Notre offre s'adresse principalement aux PME et ETI à travers une suite de solutions RH complète et modulaire (Paie, Coffre-Fort Numérique, Planning RH, Talents, Pilotage, Portail RH...), associée à une gamme de services experts à forte valeur ajoutée. Nibelis accompagne aujourd’hui plus de 2 000 clients, compte environ 600 collaborateurs répartis sur 8 agences en France et réalise un chiffre d’affaires de 60 M€. Descriptif du poste Rattaché(e) à la Direction, vous êtes responsable du bon fonctionnement et de l’optimisation de l’environnement de travail de Nibelis. Vous pilotez les services généraux, les fournisseurs, les achats et les dépenses associées, tout en garantissant la qualité des locaux et des services proposés aux collaborateurs. Vous avez également la responsabilité du parc automobile de 50 véhicules professionnels, de la gestion des déplacements professionnels ainsi que du suivi administratif et comptable des fournisseurs. Véritable point de référence sur ces sujets, vous intervenez sur un périmètre multisite et êtes amené(e) à coordonner de nombreux interlocuteurs internes et externes. Vos

missions:
1. Piloter les fournisseurs, les achats et le budget
• Élaborer et suivre le budget annuel des services généraux et des dépenses fournisseurs.
• Suivre les engagements de dépenses et optimiser les coûts.
• Gérer la relation, les contrats et les négociations avec les fournisseurs.
• Rechercher et sélectionner de nouveaux prestataires.
• Identifier les leviers d’optimisation des dépenses et de la qualité de service. 2. Piloter les services généraux sur les 8 sites
• Superviser l’accueil, les plannings et les différents intervenants.
• Gérer les achats, commandes, stocks et inventaires de matériel.
• Piloter les prestataires : ménage, sécurité, maintenance, contrôle d’accès, petits travaux, etc.
• Garantir la conformité réglementaire et la sécurité des sites.
• Assurer le suivi des locaux et des sous-locataires. 3. Développer la QVCT et l’expérience collaborateur
• Garantir la qualité, la bonne tenue et le confort des espaces de travail.
• Gérer les accès et résoudre les problématiques du quotidien.
• Piloter les prestations liées au bien-être des collaborateurs.
• Organiser les événements internes et temps forts de l’entreprise.
• Gérer la relation avec les restaurateurs et prestataires associés. 4. Gérer les déplacements et le parc automobile
• Piloter les déplacements professionnels : agence de voyage, transports et hôtels.
• Assurer la gestion administrative et opérationnelle du parc de 50 véhicules.
• Élaborer et faire évoluer la Car Policy et les procédures associées.
• Piloter les contrats d’assurance et réaliser les benchmarks nécessaires.
• Développer les solutions liées à la mobilité électrique : bornes, cartes de recharge, pneumatiques, etc. 5. Assurer le suivi administratif et comptable
• Suivre les factures fournisseurs jusqu’au lettrage des comptes.
• Rapprocher les factures avec les engagements de dépenses.
• Enregistrer et clôturer les engagements dans l’ERP interne.
• Assurer le suivi administratif des fournisseurs et le respect des échéances.
• Participer au traitement des notes de frais.

Profil recherché
De formation supérieure, vous justifiez d'une expérience confirmée sur un poste similaire. Vous avez idéalement évolué dans un environnement multisite et avez déjà piloté un périmètre comprenant plusieurs familles de prestataires et de dépenses. Nous recherchons avant tout une personne autonome, structurée et pragmatique, capable de prendre en charge un sujet de bout en bout. Vous disposez notamment des qualités suivantes :
• Expérience en services généraux / facilities / office management, idéalement dans un environnement multisite, avec une expérience de coordination ou de management d’une petite équipe.
• Expérience dans la gestion de fournisseurs, prestataires et contrats, avec une capacité à négocier, challenger les prestations et optimiser les coûts.
• Bonne maîtrise du suivi budgétaire et administratif, notamment des engagements de dépenses, avec une excellente rigueur et organisation.
• Expérience dans la gestion d’un parc automobile et dans la gestion des déplacements professionnels.
• Autonomie, sens du service et aisance relationnelle, avec une capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle, à prioriser et à faire respecter les règles et process. Bonne maîtrise d’Excel et des outils bureautiques. Ce que nous vous offrons
• Un poste central et transverse, au cœur du fonctionnement de Nibelis, avec un périmètre multisite et national.
• Un périmètre varié et responsabilisant, mêlant services généraux, achats, budget, flotte automobile, administration et expérience collaborateur.
• Une forte autonomie dans l’organisation et la gestion de votre périmètre, avec un rôle clé dans l’optimisation des pratiques et des coûts.
• Un rôle clé dans l’expérience collaborateur, avec la possibilité d’améliorer concrètement le quotidien des équipes et la qualité de leur environnement de travail.
• Des avantages complémentaires : 9 jours de RTT., CSE, prime vacances.