Assistant(e) administratif

📢 HVS Systems recrute un assistant administratif / une assistante administrative (H/F) 🌍 Anglais professionnel obligatoire, à l’écrit comme à l’oral. 🎯 Expérience souhaitée : au moins 3 ans en administration, facturation ou gestion commerciale. Notre entreprise HVS Systems est une entreprise française spécialisée dans la conception de solutions d’enregistrement audio-vidéo, de débriefing et d’analyse des compétences pour la formation en santé. Présente dans 26 pays, notre entreprise propose une gamme de solutions logicielles et matérielles pour équiper les salles et les centres de simulation. Pour accompagner notre développement en France et à l’international, nous recherchons une personne rigoureuse, organisée et polyvalente pour prendre en charge notre gestion administrative quotidienne. 📍 Lieu : Vélizy-Villacoublay (78) 💼 Contrat : CDI ⏰ Temps de travail : temps plein — télétravail possible 💰 Rémunération : à négocier selon votre expérience Votre rôle : Au sein de notre TPE, vous travaillerez directement avec le dirigeant pour structurer l’activité administrative et lui permettre de se concentrer sur le développement stratégique de l’entreprise. Vous contribuerez au bon fonctionnement quotidien de HVS Systems, à la qualité des relations avec nos clients et fournisseurs, ainsi qu’à une liaison efficace avec notre cabinet comptable. Votre anglais vous permettra d’échanger avec nos interlocuteurs (clients et fournisseurs) internationaux. Vos missions 1. Facturation et logistique
• Établir et transmettre les factures clients à partir des devis validés, via une plateforme agréée de facturation électronique.
• Organiser l’expédition des commandes et assurer le suivi logistique associé.
• Préparer les documents administratifs et les attestations nécessaires aux exportations. 2. Suivi administratif des clients et fournisseurs
• Transmettre les documents commerciaux : devis, factures, avoirs et justificatifs.
• Assurer le suivi des règlements et préparer les relances clients.
• Traiter les commandes fournisseurs et préparer les règlements.
• Centraliser et suivre les notes de frais mensuelles. 3. Interface avec le cabinet comptable
• Centraliser et transmettre l’ensemble des pièces justificatives au cabinet comptable.
• Participer au rapprochement des factures de vente et d’achat avec les flux bancaires. 4. Services généraux et accueil
• Gérer les appels entrants et les e-mails reçus sur les adresses génériques de l’entreprise.
• Orienter les demandes vers les bons interlocuteurs.
• Organiser la logistique des déplacements, notamment les réservations d’hôtels et la prise de rendez-vous.
• Apporter un soutien administratif et logistique réactif au quotidien.

Votre profil
• Anglais professionnel indispensable, à l’écrit comme à l’oral.
• Au moins 3 ans d’expérience souhaités dans des fonctions administratives, de facturation ou de gestion commerciale.
• Formation de niveau bac à bac + 2 en administration, gestion, comptabilité ou secrétariat.
• Maîtrise des outils bureautiques courants et des logiciels de facturation.
• Pratique ou connaissance du fonctionnement des plateformes agréées de facturation électronique.
• Rigueur, excellente organisation, polyvalence et sens du service client. Les atouts supplémentaires
• La maîtrise des logiciels Sellsy et HubSpot.
• Une expérience au sein d’une TPE ou PME. Ce qui fera votre réussite Une grande autonomie, un suivi rigoureux des encaissements et des relances, des dossiers fournisseurs à jour et des pièces comptables complètes transmises dans les délais. Votre réactivité et la fiabilité de votre organisation seront essentielles pour accompagner l’équipe au quotidien. 📩 Pour postuler : soumettez votre candidature directement sur LinkedIn, en joignant votre CV et en précisant vos disponibilités.