Assistant(e) en charge des instances – H/F

Contribuez au bon fonctionnement des instances de gouvernance et participez aux actions d’une agence engagée pour la préservation de l’eau et de la biodiversité Qui sommes-nous ? L’Agence de l’eau Seine-Normandie est un établissement public de l’État, sous tutelle du ministère de la Transition écologique. Elle agit au quotidien pour protéger la ressource en eau, préserver la biodiversité et accompagner les territoires face au changement climatique. Grâce aux redevances perçues auprès des usagers de l’eau, l’Agence finance des projets portés par les collectivités, les industriels et les agriculteurs. En 2025, ce sont 545 M€ d’aides qui ont permis de soutenir 3 100 projets sur son territoire. Forte de 380 collaborateurs répartis sur 6 sites, l’Agence place l’engagement collectif et la qualité de vie au travail au cœur de ses priorités. Elle favorise également l’insertion et le maintien dans l’emploi des personnes en situation de handicap. Votre mission : faciliter et coordonner la vie des instances Au sein de la Direction du programme et des interventions (DPI), composée de 28 collaborateurs, vous rejoindrez la délégation au programme et aux instances de bassin (DPIB). En lien étroit avec la chargée de mission Instances et en binôme avec une autre assistante, vous jouerez un rôle essentiel dans la préparation et le bon déroulement des réunions du comité de bassin, du conseil d’administration et de leurs commissions. À ce titre, vos principales missions seront de :
• Organiser et coordonner les instances : planification des réunions, préparation et envoi des convocations, gestion des ordres du jour, des quorums et des pouvoirs.
• Préparer les séances : constitution des dossiers, mise en forme des documents, première relecture des notes et procès-verbaux, rédaction de courriers et comptes rendus.
• Assurer le suivi administratif : mise à jour des fichiers des membres, suivi des désignations, gestion des documents officiels, transmission et archivage des actes.
• Coordonner la logistique : réservation des salles, accueil des participants, relation avec les prestataires et suivi des commandes et prestations.
• Accompagner les membres des instances : gestion des déplacements, des frais de mission et suivi des remboursements. Vous apporterez également votre soutien à l’organisation des commissions des aides, notamment dans la préparation des dossiers, la mise en forme des documents et le suivi des délibérations. Enfin, vous pourrez contribuer au projet de changement d’applicatif métier, en accompagnant les utilisateurs et en participant à la conduite du changement. Le profil que nous recherchons Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac +2 minimum et disposez idéalement d’une expérience en assistanat administratif ou en organisation d’instances. Vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint) et êtes à l’aise avec la rédaction de documents administratifs, la coordination de réunions et le suivi de prestataires. Au-delà de vos compétences techniques, vous êtes reconnu(e) pour :
• Votre rigueur et votre sens de l’organisation ;
• Votre autonomie et votre esprit d’initiative ;
• Vos qualités rédactionnelles et relationnelles ;
• Votre capacité à travailler en équipe et à interagir avec des interlocuteurs variés. Une connaissance du fonctionnement des instances institutionnelles et des procédures administratives serait un plus. Pourquoi nous rejoindre ? Rejoindre l’Agence de l’eau Seine-Normandie, c’est donner du sens à son engagement professionnel en contribuant à des enjeux environnementaux majeurs, au sein d’une organisation qui valorise le collectif et le développement des compétences. C’est aussi bénéficier d’un environnement de travail attentif à l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle :
• Une politique de télétravail largement déployée ;
• 45 jours de congés et RTT ;
• Une offre de restauration (restaurant d’entreprise ou titres-restaurant) ;
• Une protection sociale de haut niveau ;
• Une amicale du personnel très active ;
• Des possibilités de formation et d’évolution des compétences. Envie de rejoindre une équipe engagée et de contribuer au bon fonctionnement de la gouvernance de bassin ? Nous serons ravis de vous rencontrer Pour découvrir nos métiers et notre culture, rendez-vous sur notre vitrine Welcome to the Jungle.