Assistant(E) administratif

Le pôle solidarités pilote la conduite de l’action sociale, compétence majeure du Département, sur le territoire des Hauts-de-Seine en faveur de la petite enfance, des familles, des personnes âgées, des personnes handicapées et des plus fragiles. Il est engagé dans une démarche d’amélioration de la relation au citoyen marquée par la dématérialisation et la modernisation de l’accueil du public avec, notamment, le développement d’un réseau territorial de pôles sociaux regroupant des équipes pluridisciplinaires sur un même lieu. Son action s’inscrit dans un schéma interdépartemental d’organisation sociale et médico-sociale des Yvelines et des Hauts-de-Seine.

En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale solidaire et innovante.

Vous assurez le traitement administratif des demandes de consultation des dossiers actifs des enfants confiés à l'Aide sociale à l'enfance (ASE).

Vous participez à la préparation des dossiers, à leur mise à disposition dans le respect des procédures établies et assurez le suivi administratif des demandes et la traçabilité des opérations réalisées.

Assurer la réception et l'enregistrement des demandes de consultation des dossiers actifs des enfants confiés à l'Aide sociale à l'enfance (ASE).

• Vérifier la complétude des demandes ;

• Identifier le circuit de traitement applicable ;

• Assurer le suivi administratif des demandes conformément aux procédures en vigueur.

• Orienter les demandes relevant de l’exercice des droits prévus par le RGPD vers le délégué à la protection des données ;

Préparer les dossiers en vue de leur consultation.

• Rechercher et rassembler les pièces nécessaires ;

• Vérifier la présence des documents attendus ;

• Apprécier la communicabilité des documents au regard des dispositions législatives et réglementaires en vigueur

• Assurer la reproduction des dossiers et la préparation matérielle des consultations.

Préparer à la préparation des documents communicables.

• Réaliser les opérations d'occultation selon les consignes et procédures définies ;

• Veiller à la confidentialité des informations contenues dans les dossiers ;

• S'assurer de la conformité des documents préparés avant leur communication.

En lien avec le gestionnaire des dossiers administratifs clos, appuyer le traitement et le suivi des demandes de consultation des dossiers archivés.

• Participer à l’occultation des dossiers archivés

• Partager les informations nécessaires au traitement des dossiers ;

Assurer le suivi administratif et la traçabilité des consultations.

• Mettre à jour les outils de suivi ;

• Archiver les documents liés aux demandes traitées ;

• Rendre compte de l'activité à sa hiérarchie et signaler les situations nécessitant un appui particulier.

- Environnement administratif et institutionnel ;

- Environnement professionnel du domaine d’activité ;

- Technique de rédaction administrative

- Logiciels/outils bureautiques et multimédia (Word, Excel,…)

- Connaissance du cadre juridique applicable à l’accès aux documents administratifs

- Travailler en transversalité

- Appliquer une réglementation et des procédures spécifiques

- Savoir analyser des documents et des réglementations

- Capacité rédactionnelle et de synthèse

- Assurer le suivi administratif et la traçabilité des dossiers

- Appliquer une réglementation et des procédures spécifiques

- Sens des relations humaines et du service public

- Discrétion ;

- Réactivité ;

- Rigueur ;

- Adaptabilité ;