Assistante de direction

Description de l'entité

La DBR est une Direction opérationnelle qui a en charge l’ensemble des questions liées au patrimoine bâti et au foncier dont la Région est propriétaire, ainsi que la gestion du patrimoine dont elle est locataire. Le patrimoine régional comprend lycées pour environ 2 m² bâtis ainsi qu’un parc immobilier comprenant, entre autres, 2 abbayes, la Maison des Quatrans, le Manoir Mesnil aux Grains, la caserne J. d’Arc, la chapelle du lycée Corneille, le Pôle Régional des savoirs, un centre de données régional, une plateforme logistique… pour plus de m².
Dans ce cadre, l’assistant de la Direction, apporte une aide permanente au Directeur et Directeurs adjoints ainsi qu’à l'ensemble de la Direction en termes d'organisation professionnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.

Missions principales du poste :

Sous l'autorité du directeur de la DBR, l'assistant de Direction :

Appuyer la Direction dans l'organisation professionnelle ; Assurer l'accueil (téléphonique et physique) de la Direction et transmet un premier niveau d'information lorsque possible ou oriente vers le Service compétent ; Favoriser la transversalité des informations.

Missions

Responsabilités du poste :

Garantir l'image de la Direction auprès des différents interlocuteurs (internes ou externes) ; Assurer l'accueil (téléphonique et physique) de la Direction et transmettre un premier niveau d'information lorsque possible ou orienter vers le Service compétent Relayer les informations au sein de la Direction et assurer l’interface avec les autres Directions ainsi que le transfert d’informations aux agents ; Être le référent Vikings de la Direction.

Activités attendues sur le poste :

Appuyer la Direction dans l'organisation professionnelle, dont :

Gérer les agendas du Directeur et des Directeurs adjoints (planification de rendez-vous et des déplacements, envoi des invitations, réservation de salles, etc.) ; Orienter, proposer, mettre en forme et suivre les réponses aux sollicitations diverses (courriers, mise sous i-parapheur et logiciel Elise, notamment) ; Assurer le secrétariat du périmètre assigné (appui administratif, comptes-rendus de réunions, des commandes de matériel, demande de mobilier et d'aménagement, etc.) ; Gérer les plannings (astreintes, absences, etc.) et transmission des informations à l’appui au pilotage RH ; Gérer le stock de fournitures de bureau et des consommables informatiques ainsi que les éventuelles interventions sur les moyens informatiques (photocopieurs) ; Participer à la création et au déploiement d’outils et procédures de suivi de l’activité ; Gérer l’utilisation des véhicules affectés à la Direction (réservation, suivi des kilométrage et de l'entretien, interface avec le garage...).

Assurer l'accueil (téléphonique et physique) de la Direction et transmettre un premier niveau d'information lorsque possible ou orienter vers le service compétent, dont :

Être garant de l’image de la Direction auprès des différents interlocuteurs aussi bien internes qu’externes ; Assurer l’information des visiteurs, partenaires et interlocuteurs internes ou externes ; Assurer une réponse de premier niveau / une orientation des demandes entrantes ; Préparer et assurer l’accueil des nouveaux arrivants (dont livret d'accueil, outils et matériels) en appui aux managers.

Favoriser la transversalité des informations, dont :

Assurer la cohérence des activités entre les quatre Directeurs Adjoints et le Directeur ainsi que l'interface entre la Direction et les responsables de Service (ex : éviter les doublons et garantir une représentation de la direction aux réunions, visites d'élus et sur les différents sites) ; Être en lien permanent avec les autres Directions de la collectivité notamment DFAP, DVA, DPA et DLN et assurer la fluidité des transferts d’informations entre la DG / DGA / élus et la Direction ; Promouvoir l'image de la DBR au sein de la collectivité et de ses usagers ; Recueillir traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au bon fonctionnement des Services ; Assurer la communication interne à la Direction ; Participer à la création, au déploiement et à la mise à jour des outils de suivi de la communication.

Suivi de dossiers spécifiques

Profil

Connaissance et maîtrise des techniques et règles de l'assistanat administratif ; Connaissance de l'institution régionale, de son organisation et ses circuits internes ; Compétences rédactionnelles, d'analyse et de synthèse (notamment pour la rédaction des documents en lien avec la fonction) ; Maîtrise d