GESTIONNAIRE DES AIDES FINANCIÈRES POUR LES STAGIAIRES DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE

Le poste de GESTIONNAIRE DES AIDES FINANCIÈRES POUR LES STAGIAIRES DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE (H/F)

ACTIVITES DU POSTE : 
Assurer les différents types de paiement (rémunération, restauration, bourses) de manière polyvalente avec d'autres gestionnaires, en fonction du flux des dossiers à traiter :
- Réceptionner les dossiers de demandes dématérialisées transmises par les apprenants (en volumétrie conséquente),
- Instruire et contrôler les dossiers (vérification des pièces justificatives, contrôle des éléments du dossier, coordonnées bancaires et calcul du montant de la rémunération),- Enregistrer quelques caractéristiques des demandes sur logiciels spécifiques (RIB par exemple),
- Contrôler et effectuer les paiements dans le logiciel prévu, sur la base d'un planning précis, 3 fois par mois,
- Assurer les envois aux stagiaires des décisions de prise en charge de leur rémunération,
- Assurer le suivi des demandes et tenir à jour les dossiers,
- Archiver les dossiers,
- Rédiger des courriers et en assurer la diffusion, le classement, etc....
- Transmission des demandes de trop perçu à la comptabilité via le logiciel dédié (procédure dématérialisée)
- Assurer l'accueil téléphonique des organismes de formation, usagers et des stagiaires, via l'outil KIAMO
- Participer à l'amélioration et -l'évolution des procédures d'organisation et modes opératoires.
-  Assurer la gestion de la boite mail générique du pôle-    Participer aux travaux d'évolution des outils de gestion
-  Contribuer à assurer la qualité de la donnée tout au long de la chaine de traitement
 
Le gestionnaire sera amené à travailler en équipe réduite au sein du pôle.

Le gestionnaire sera amené à contribuer, en équipe, à la gestion d'un dispositif.
De manière plus occasionnelle, il pourra lui être demandé de :
- Préparer les éléments pour les réunions,
- Rechercher des éléments en vue d'évaluation,
 
RELATIONS HIERARCHIQUES
·          L'agent dépend directement de (n + 1) (préciser la fonction) : Chef-fe du pôle aides financières
·          L'agent encadre directement (n-1) (préciser le nombre d'agents et leurs fonctions) : non
RELATIONS FONCTIONNELLES
·          Au sein de la Direction : Chef-fe de Service, Chef-fe de pôle, autres gestionnaires de l'aide financière, gestionnaires des aides individuelles et collectives, Responsables de dispositif et/ou Assistant de      formation, collègues du SDFOSS, assistante du service.
·          Au sein de la collectivité :  Direction des Finances, paierie, UTEFO
·          Partenaires extérieurs : Organismes de formation, Pôle emploi, CAF, ...
 
Lieu de travail : Rennes site Beaulieu
Horaires et temps de travail : Temps complet
Métier éligible au télétravail               ☒ Oui                                ☐ Non
 
Contraintes spécifiques (contraintes de calendrier, déplacements, astreintes,...) 
-          Traitement de dossiers dans un calendrier contraint de 3 mandatements par mois pour l'aide financière et 1 mandatement par mois pour les bourses
-          Attente forte d'un public en difficulté financière qui nécessite un délai réduit d'instruction
-          Contacts téléphoniques quotidiens avec un public en difficulté. Risques de situations conflictuelles à gérer.
-          Permanence à assurer par demi-journée via Kiamo. Planification par demi-journée (roulement entre gestionnaires)
 
CDD du 01/01 au 31/12/2027. Rémunération nette mensuelle, régime indemnitaire inclus : 1755.29 €, hors prélèvement à la source, contrat collectif obligatoire de prévoyance et éventuel supplément familial de traitement. 

Le profil recherché

COMPETENCES REQUISES
(Compétences, compétences techniques, compétences managériales...) : 
Savoir et savoir-faire
Savoir :
Connaître l'environnement administratif, budgétaire et juridique des collectivités territoriales,
Connaître les compétences de la Région et les différentes directions,
Connaître la comptabilité et la paie,
Maîtriser les techniques de secrétariat,
Savoir utiliser les outils de bureautique (TDT, Tableur),
Pouvoir s'adapter aux outils spécifiques de gestion de la rémunération (extranet) et des bourses,
Connaître les dispositifs de financement de la formation professionnelle continue,
Connaître la législation : code du travail, de la sécurité sociale, veille juridique.
Savoir-faire :
Avoir de la rigueur et de l'organisation,
Savoir appliquer d'une procédure dans le cadre de l'instruction et du suivi des dossiers,
Savoir travailler en fonction de contraintes de calendrier,
 
Savoir être
Être diplomate,
Être capable de partager et de coopérer dans le cadre d'un travail en équipe,
Savoir respecter des consignes,
Être réactif,
Avoir une qualité d'écoute et une capacité à présenter une argumentation,
Avoir un sens relationnel et très bon contact avec le publ