Assistant administratif et financier temporaire

Le poste de Assistant administratif et financier temporaire (H/F)

La Direction de l’immobilier et de la logistique (DIL) est une direction « ressources » qui a en charge les opérations d’investissement, de maintenance et de logistique sur le patrimoine bâti, propriété de la Région (lycées, services, patrimoine bâti non concédé des ports et des voies navigables, archives de la Région…).
Elle est structurée autour d’une directrice, deux adjoint.es, 2 pôles et sept services :

- Le pôle analyse des risques (PADR),
- Le pôle coordination (POLCOO),
- Le service de l’expertise technique et de la programmation (SETEP)
- Le service fonctionnel de l’immobilier (SEFI)
- Le service de la stratégie foncière et de la gestion foncière et de la gestion domaniale (STRAT)

ainsi que quatre services immobiliers, ces derniers étant positionnés dans les espaces territoriaux régionaux à Brest (29), Lorient (56), Saint Brieuc (22) et Rennes (35).

Le Service fonctionnel de l’Immobilier (SEFI), au sein de la DIL, assure la coordination sur les champs administratifs, juridiques, et financiers. Il contribue à la définition des conditions de réalisation des opérations.

Il porte deux programmes budgétaires :

- celui des investissements immobiliers des lycées (110 M°€ / an),
- celui relatif au patrimoine et à la logistique.

Le Service fonctionnel de l’immobilier (SEFI) dispose de trois pôles :
- le pôle achat juridique de l’immobilier (PAJI),
- le pôle financier immobilier (POFIM), en charge du programme des investissements immobiliers des lycées publics et des projets confiés aux mandataires (Sembreizh et Lannion Trégor Communauté),
- le pôle financier logistique et services généraux (POFILS), en charge du programme financier Patrimoine et Logistique et à terme des enveloppes budgétaires confiées à la DIL par les autres directions pour intervenir sur leur patrimoine.

Son effectif est de 23 agents.
Le pôle financier immobilier (POFIM) pilote le marché de mandat sur les champs financiers et administratifs en collaboration avec la direction et les chefs de service. Il notifie les commandes au mandataire et de les exécute en lien avec les chefs de projets des services immobiliers.

La responsabilité et le pilotage du pôle financier immobilier sont assurés par la cheffe de pôle financier qui s’appuie fortement sur les deux coordonnateur.rices.

Les missions de ce pôle sont :

- Décisions du programme budgétaire relatifs aux lycées,
- Conventionnement avec les collectivités pour le financement et la co-maîtrise d’ouvrage, les conventions de Partenariat Public-Public (CPP ex DMO),
- Financement des projets d’investissements immobilier,
- Exécution de toutes les opérations sous mandat, des CPP (Conventions Public-Public), des opérations directes des services centraux (hors SMG),
- Porte d’entrée des services immobiliers pour l’exécution financière et administrative de leurs opérations, gestion des régies,
- Pilotage administratif et financier des mandats,
- Suivi des accords-cadres et des marchés transversaux utilisés par les services immobiliers, le SETEP et le PADR.

Pour exercer ces missions, le pôle est composé de 5 gestionnaires administratifs, 4 référents et 2 coordonnatrices

Votre rôle :
1 -Assurer le suivi administratif et financier d’un portefeuille d'opérations d'investissement immobilier :
Le-la gestionnaire se voit confier un portefeuille d'opérations en lien avec plusieurs chefs de projets opérationnels émanant de différents services de la Direction de l'Immobilier.
- Assurer la gestion administrative et financière des opérations d'investissement immobilier déléguées à un mandataire :
- Réserver les crédits, effectuer les engagements financiers
- Préparer le dossier administratif de l'opération (logiciel gestion des opérations)
- Instruire les demandes d'avances financières
- Suivre les décisions administratives du maître d'ouvrage sur chaque opération
- Assurer l'instruction administrative des procès-verbaux de réception et des réserves
- Suivre la production et l’exécution administrative et financière des conventions et notamment, traiter :
- Les conventions de financement avec des partenaires
- Les conventions de Partenariat Public-Public (CPP ex DMO)

2- Procéder à la clôture et l'archivage des dossiers :
- Instruire les crédits affectés non engagés et affectés non mandatés au moment de la période de latence
- Instruire et notifier les bilans d'opérations et les quitus des projets
- Archiver les dossiers après collecte des pièces auprès des services concernés

3- Rédiger des notes et courriers simples aux partenaires et établissements d'enseignement

4- Assister le pôle financier immobilier pour :
- La mise en place et le suivi de certains indicateurs
- La préparation de réun