Office Manager

VSORA, entreprise française de semi-conducteurs fondée en 2015 et basée à Meudon-la-Forêt, développe des accélérateurs de calcul dédiés à l'inférence IA, pour exécuter les requêtes d'intelligence artificielle rapidement, efficacement et à grande échelle. VSORA se positionne comme une alternative européenne grâce à une architecture visant des performances plusieurs fois supérieures à celles des solutions existantes.
www.vsora.com
Pour accompagner notre croissance, nous recherchons notre Office Manager & Assistant(e) de Direction, un rôle clé au cœur de l'organisation, partagé entre la gestion de nos sites (environ 70 %) et l'assistanat de la Direction (environ 30 %). Ce poste polyvalent vous amènera à mener plusieurs projets et tâches de front : autonomie et sens de l'initiative y seront essentiels. Office Management (70 %)

Gestion des sites
- Assurer le bon fonctionnement du site de Meudon et coordonner la gestion des sites en province (actuellement Nantes, Grenoble et Nice)
- Garantir des locaux et un environnement de travail fonctionnels, sûrs et agréables pour tous les collaborateurs

Maintenance, prestataires et travaux
- Piloter de manière proactive la maintenance des locaux et des équipements
- Sélectionner, coordonner et évaluer les prestataires (nettoyage, sécurité, maintenance, fournitures...), de la demande de devis jusqu'à leur validation et leur facturation
- Suivre les travaux sur site, en interface directe avec les entreprises intervenantes, dans le respect des délais, des budgets et de la qualité

Lien social et vie d'entreprise
- Contribuer à la qualité de vie au travail et à la cohésion des équipes, notamment en organisant les événements internes (séminaires, moments conviviaux, accueil des nouveaux arrivants...)
- Être le point de contact privilégié des collaborateurs pour toutes les questions pratiques
- Gérer l'accueil et le courrier, et contribuer au respect des règles d'hygiène et de sécurité

Assistanat de Direction (30 %)
- Gérer l'agenda du CEO : planification des réunions, priorisation des rendez-vous, préparation des dossiers
- Assurer la gestion administrative de certains contrats et dossiers confidentiels (préparation, circuit de signature, classement, échéances)
- Organiser les voyages et déplacements professionnels (transports, hébergements, logistique), en France comme à l'international - Expérience réussie d'au moins 3 ans en office management, services généraux et/ou assistanat de direction, idéalement dans une start-up.
- Formation BAC+2/3 min en assistanat ou facility management
- Rigueur, organisation et proactivité : vous gérez plusieurs sujets en parallèle, anticipez les besoins et proposez des solutions
- Aisance relationnelle, sens du service et discrétion
- Expérience de la négociation avec des prestataires et du suivi d'un budget
- Maîtrise des outils bureautiques
- Anglais courant, à l'oral comme à l'écrit

Pourquoi nous rejoindre ?
- Un rôle transverse et visible, au contact direct de la Direction
- Des échanges réguliers avec des interlocuteurs extérieurs de haut niveau, aux côtés du CEO
- Une entreprise innovante, en pleine croissance, sur un secteur stratégique
- Une équipe à taille humaine où votre impact sera concret au quotidien
- Avantages : tickets restaurant, mutuelle et prévoyance

Informations pratiques
- Lieu : Meudon-la-Forêt (92), avec déplacements ponctuels sur les sites en province
- Contrat : CDI, à pourvoir dès que possible
- Rattachement : Chief of staff
- Rémunération : 42-57 K€ bruts annuels selon expérience