AGENT.E CHARGÉ.E DE L'ACCUEIL ET DE LA RELATION USAGERS

Le poste de AGENT.E CHARGÉ.E DE L'ACCUEIL ET DE LA RELATION USAGERS - TEMPORAIRE (H/F)

Le service des moyens généraux est rattaché à la DGA Ressources, il assure les missions nécessaires au bon fonctionnement des services, organise les déplacements et voyages, les manifestations et événements institutionnels.
 
Il est structuré comme suit :
 
- un pôle restauration, manifestations et voyages (POREV), placé sous l'autorité de l'Adjoint.e au. à la Chef.fe de service, 
- une équipe déplacement des élu.e.s (DEPELU),
- une équipe logistique (LOGIST),
- une équipe des accueils des sites rennais (11 agent.e.s),
- les achats,
- le courrier,
- la reprographie,
- le parc roulant.
 
Sous l'autorité du.de la Chef.fe d'équipe, l'agent.e, qui représente l'image de la collectivité, est chargé.e, d'assurer l'accueil physique par roulement sur les 3 sites rennais ainsi que l'accueil téléphonique.
ACTIVITES DU POSTE : 
 
Assurer un accueil physique et téléphonique 
Sur les 3 sites rennais, par roulement et en fonction des plannings :
 
-          Garantir un accueil physique de qualité à l'ensemble des usagers des sites : agents, élus, partenaires, invités, etc. : accueillir, comprendre la demande, informer, apporter un premier niveau de réponse ou orienter vers les services,
-          Gérer les entrées, les sorties et l'attente, 
-          Garantir un accueil téléphonique de qualité des usagers externes et internes : accueillir, comprendre la demande, informer, apporter un premier niveau de réponse ou transférer vers les services 
-          Gérer les flux d'appels téléphoniques entrants et le flux d'appels en attente via un outil de gestion des flux dédié
-          Participer aux différentes sessions du Conseil Régional et aux manifestations organisées par la Région 
 
Gérer et mettre à disposition des ressources et des moyens :
 
-          Réserver les véhicules (logiciel dédié)
-          Valider les réservations de salles
-          Réceptionner les demandes d'intervention à destination de l'équipe logistique et de l'équipe de la maintenance
-          Réaliser les badges d'accès aux bâtiments, les cartes d'identification et les inscriptions aux restaurants administratifs pour les élu.e.s et le personnel de la Région
 
-          Réceptionner et gérer les plis et colis déposés à l'accueil de Patton
 
Contribuer à la sécurité :
 
-          Appliquer les consignes de sécurité relatives aux personnes, aux biens et aux locaux
-          Participer à la sécurité incendie du site selon une procédure mise en oeuvre avec l'Assistant de prévention et le responsable du site
-          Transmettre les consignes le soir aux agents chargés du nettoyage et de la sécurité
-          Assurer les missions de sauveteur secouriste et d'équipier incendie dans l'attente des services d'intervention
 
ENVIRONNEMENT DU POSTE
 
RELATIONS HIERARCHIQUES
 
·       L'agent dépend directement du. de la Chef.fe d'équipe 
 
RELATIONS FONCTIONNELLES
 
·       Au sein du service : relations quotidiennes avec tous les agent.e.s 
·       Au sein de la collectivité : relations régulières avec les élu.e.s 
·       Partenaires extérieurs : tout public
 
 
Lieu de travail : sites rennais (Patton, Beaulieu et Atalante)
 
Horaires et temps de travail : temps complet
Métier éligible au télétravail            ☒ Oui en position d'accueil physique ☐ Non
 
Contraintes spécifiques :
-          Différentes plages horaires pour couvrir l'ouverture de l'accueil de 8 h à 18 h 
-          Disponibilité au regard des nécessités de service
-          Missions d'accueil lors de certaines manifestations en soirée et le week-end (sessions, réceptions...)
 
Prise de poste 05/05/25
Durée  :5 mois avec possibilité de renouvellement
Rémunération : 1703.69 euros nets mensuels
Entretiens au fil de l'eau

Le profil recherché

Savoir et savoir-faire :
 
-          Maîtriser les techniques d'accueil,
-          Savoir recueillir, traiter et restituer de l'information
-          Savoir utiliser un outil de gestion des flux téléphoniques
-          Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel...)
-          Connaitre une langue étrangère serait un plus
 
Savoir-être :
 
-          Être diplomate
-          Être réactif
-          Être disponible et à l'écoute
-          Avoir le goût du travail en équipe
-          Avoir de bonnes qualités relationnelles
-          Être rigoureux
-          Être concis et synthétique à l'oral et à l'écrit
-          Être discret et respecter la confidentialité des informations
-          Savoir gérer les situations de stress et les éventuelles situations conflictuelles 
- Vous avez envie d'exercer au coeur d'un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu