Coordinateur Administration de Projets F/H

Qui sommes-nous ? 

Nous sommes connus sous le nom de Merck & Co., Inc., Rahway, New Jersey, USA aux États-Unis et au Canada et de MSD partout ailleurs. Depuis plus d'un siècle, nous inventons pour la vie, mettant au point des médicaments et des vaccins pour un grand nombre des maladies les plus éprouvantes au monde. Aujourd'hui, notre société continue d'être à l'avant-garde de la recherche afin d'offrir des solutions de santé novatrices et de faire progresser la prévention et le traitement des maladies qui menacent les gens et les animaux du monde entier.

Que cherchons-nous ? 

Imaginez que vous vous levez le matin pour faire un travail aussi important que d'aider à sauver et à améliorer des vies partout à travers le monde. Ici, vous avez l'occasion de le faire. Vous pouvez faire preuve d'empathie, de créativité, de maîtrise numérique ou de génie scientifique pour travailler en collaboration avec un groupe diversifié de collègues qui poursuivent et apportent de l'espoir à d'innombrables personnes qui luttent contre certaines des maladies les plus difficiles de notre époque. Notre équipe évolue constamment, alors si vous êtes curieux sur le plan intellectuel, joignez-vous à nous et commencez à exercer votre influence dès aujourd'hui.

Le/la Coordinateur Administration de Projets est responsable de l’exécution opérationnelle, administrative, financière et réglementaire des projets/événements externes impliquant des Professionnels de Santé (PS), Congrès, Parrainages, Boards, RP, Contrats... Depuis la préparation jusqu’à la clôture, en garantissant conformité, qualité de service, respect des délais et traçabilité audit

Il/elle évolue au sein d’une équipe transverse de Coordinateurs Administration de Projets, avec des règles communes de fonctionnement et agit comme point de coordination central entre les équipes Siège, Terrain et les fonctions support (Compliance, Juridique, Achats), afin de sécuriser et fluidifier l’exécution des opérations impliquant des PS.

Il/elle a la responsabilité de l’archivage et de la traçabilité des projets en cas d’audit interne.

Il/elle doit dans ce cadre-là, alerter en cas de non-respect des règles de compliance et rappeler les bonnes pratiques.

Il/elle contribue à l’optimisation et l’homogénéisation de la gestion opérationnelle et financière des projets en collaboration avec les différentes parties prenantes.

Principales responsabilités

• Assurer la coordination administrative et logistique d’événements et de projets destinés aux Professionnels de Santé.

• Gérer la préparation, la rédaction et le suivi des contrats avec les experts, intervenants, partenaires et prestataires dans le respect des exigences réglementaires et de conformité.

• Organiser et piloter l’ensemble de la logistique événementielle en collaboration avec les prestataires externes.

• Assurer le suivi des participants, de l’envoi des invitations jusqu’au bilan post-événement.

• Coordonner les différentes parties prenantes afin de garantir le respect des délais, des budgets et des procédures internes.

• Suivre les engagements budgétaires, les bons de commande, la facturation et les paiements des fournisseurs.

• Identifier les risques opérationnels et proposer des solutions adaptées pour garantir la réussite des projets.

• Participer à l’amélioration continue des processus, à la préparation des audits et au maintien des standards de qualité et de conformité.

• Contribuer à des projets transverses visant à optimiser les méthodes de travail et l’efficacité opérationnelle.

Qualifications :

• Formation supérieure (Bac+2 à Bac+3) en gestion, administration, assistanat ou domaine équivalent.

• Expérience d’au moins 3 ans en coordination de projets, gestion administrative ou organisation d’événements, idéalement dans un environnement réglementé. 

• Bonne maîtrise de la gestion budgétaire, du suivi contractuel et des outils bureautiques et digitaux (Pack Office, outils collaboratifs).

• Excellentes capacités d’organisation, de planification et de gestion des priorités dans un contexte multi-projets.

• Fortes compétences relationnelles et de communication, avec un réel sens du service et du travail en équipe.

• Rigueur, proactivité, adaptabilité et sens de la confidentialité