Gestionnaire d'école doctorale

Mission principale : Gestion administrative des thèses et des Habilitations à Diriger des Recherches (HDR).
Contexte et environnement de travail :
L'équipe de l'école doctorale Economie Panthéon-Sorbonne (ED 465) est composée d'un directeur, de la responsable administrative, d'une gestionnaire financière et d'un gestionnaire administratif des thèses et des HDR. L'ED regroupe quatre établissements d'enseignement supérieur (l'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne, l'EHESS, l'ENS-PSL et l'ENPC) et compte environ 300 doctorants, dont 200 inscrits à l'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne.
Activités principales :
Sous l'autorité de la responsable administrative de l'ED, le/la gestionnaire administratif(ve) des thèses et des HDR a en charge les inscriptions et les soutenances des doctorants inscrits à Paris 1 Panthéon-Sorbonne (40 à 50 soutenances par an) et les inscriptions et soutenances d'HDR (10 soutenances par an).
1. Accueil, information, orientation :
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des candidats / doctorants français et étrangers et les renseigner sur les formalités administratives à accomplir selon leur situation, en lien avec les services concernés
• Orienter les usagers vers les interlocuteurs adaptés
• Réceptionner et traiter le courrier du secrétariat des thèses
2. Réalisation des inscriptions en doctorat :
• Vérifier le contenu et la conformité des dossiers d'inscription
• Suivre les différentes étapes de candidature jusqu'à l'inscription
• Suivre et contrôler la qualité des informations saisies par les doctorants via leur compte ADUM pour les inscriptions et les réinscriptions en doctorat
3. Organisation administrative des soutenances de thèse :
• Accueillir, informer et orienter les doctorants et enseignants-chercheurs
• Vérifier la conformité des dossiers de soutenance, des jurys, des manuscrits de thèse et des pré-rapports de soutenance, en lien avec la direction de l'école doctorale et dans le respect de la règlementation en vigueur
• Vérifier les demandes de soutenances et suivre la procédure d'autorisation de soutenance sur ADUM
• Organiser la soutenance : réservation de salle, édition des documents, envoi du courrier de désignation des rapporteurs et des convocations au jury
• Collaborer avec la gestionnaire financière pour mettre en place la prise en charge des frais de jury de soutenance
• Enregistrer les soutenances dans le logiciel APOGEE
• Editer les attestations de réussite et délivrer les diplômes de doctorat, en lien avec le service des diplômes
• Classer et archiver les dossiers de soutenances
4. Inscription en HDR et organisation administrative des soutenances HDR :
• Participer à la planification des procédures de candidature, d'inscription administrative et de soutenance pour les habilitations à diriger des recherches
• Suivre les candidatures en HDR via eCandidat
• Constituer et transmettre les dossiers de candidature pour examen à la Commission Recherche, dans le respect de la procédure en vigueur
• Informer les candidats des résultats d'admission, en lien avec les professeurs délégués aux thèses et HDR
• Suivre et s'assurer du bon déroulement des inscriptions administratives en HDR
• Enregistrer les dossiers des inscrits dans le logiciel APOGEE
• Organiser les soutenances : réservation de salle, envoi du courrier de désignation des rapporteurs, vérification des pré-rapports de soutenance en lien avec la direction de l'école doctorale, édition des documents, envoi des convocations au jury
• Editer les attestations de réussite et délivrer les diplômes de doctorat, en lien avec le service des diplômes
• Classer et archiver les dossiers de soutenances
Activités associées :
· Participer à la réunion de rentrée et aux activités de l'ED
· Participer à la mise à jour des bases de données pour le suivi des doctorants et des soutenances
· Participer aux enquêtes statistiques (SIREDO, HCERES)
· Participer au suivi de l'insertion professionnelle des docteurs
· Participer à la mise en place et au suivi des appels à candidatures pour les prix de thèses (Prix de la Chancellerie des universités de Paris, AFSE, ...)
· Contribuer aux actions de communication de l'école doctorale

Relations fonctionnelles et environnement du travail : Le/la gestionnaire travaille en collaboration étroite avec la responsable administrative, la direction de l'école doctorale et les services des inscriptions, des diplômes, de la recherche, du service de la documentation, des unités de recherche.
Compétences requises ou souhaitées :
- Titulaire du baccalauréat
- Connaissance de l'enseignement supérieur et de l'université

Savoir-faire
- Capacité à informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Capacité à rendre compte de son activité et à assurer la traçabilité des informations
- Capacité à communiquer de manière profess