Responsable du secteur gestion du temps

Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 missions essentielles du CHUGA sont : 

• Soigner
• Former
• Chercher

La Direction des Affaires Médicales (DAM) gère les personnels médicaux de Grenoble et de Voiron.

L’équipe comprend un Directeur, un Directeur Adjoint, quatre Attachés d’Administration Hospitalière, 5 Adjoints des Cadres Hospitaliers et 6 Adjoints Administratifs.

La DAM a pour mission de gérer l’ensemble des effectifs médicaux du CHU GRENOBLE ALPES dans le respect des textes réglementaires qui les régissent avec le budget qui lui est alloué.

Par effectifs médicaux, il faut entendre la gestion et le déroulement de carrière des praticiens hospitaliers et praticiens hospitalo-universitaires pour le versant hospitalier, des praticiens contractuels, des praticiens attachés, des assistants généralistes et spécialistes, des cliniciens, des praticiens libéraux, des internes et faisant-fonction d’internes, ainsi que des étudiants hospitaliers.

La DAM accompagne les praticiens dans leur parcours hospitalier de l’externat jusqu’à leur départ en retraite. Elle gère notamment la paie des personnels médicaux, les congés et absences, les mises à disposition, les temps partagés avec d’autres établissements…

La DAM accompagne les projets du CHU sur le versant ressources médicales : mise en oeuvre des axes du Projet d’Etablissement, accompagnement des projets de réorganisation d’activités sur le plan des organisations médicales.

La DAM est l’interlocuteur privilégié de la Présidence de la Commission Médicale d'Etablissement (CME) et des Doyens (de l’UFR de Médecine et de l’UFR de Pharmacie).

La Direction des Affaires Médicales dispose d’un outil de gestion du temps médical (GTMED) permettant d’élaborer et de gérer les plannings de la population médicale (2 500 personnes), ainsi que de gérer la permanence des soins et les absences (congés, RTT, formation, télétravail, …).

Les fonctions :

- RESPONSABLE DU SECTEUR GESTION DU TEMPS MEDICAL :

Le poste de chef de projet CHRONOTIME est couplé à celui de responsable du secteur gestion du temps médical pour garantir la cohérence de la thématique de gestion du temps et permettre au chef de projet de disposer d’une équipe pour la mise en œuvre du projet.

En effet, les enjeux et les connaissances techniques nécessaires au projet CHRONOTIME sont étroitement et directement liés à ceux de la thématique de la gestion du temps.

Le secteur gestion du temps est composé de trois personnes assurant le suivi, le contrôle du temps médical et ses composantes afin d’en assurer le régulier et juste paiement en relation avec le secteur paie.

En relation avec le contrôleur de gestion de la DAM, le responsable de la gestion du temps médical pilotera le secteur et sera force de proposition dans les enjeux, évolutions et cas concrets de la thématique. Il dispose des compétences techniques, managériales et à d’excellentes capacités relationnelles.

- CHEF DE PROJET CHRONOTIME :

La maintenance de la solution informatique GTMED n’étant plus assurée par le prestataire, un nouveau logiciel de gestion du temps médical a été sélectionné lors d’un appel d’offre, en remplacement du précédent.

Le CHUGA a lancé un nouveau projet stratégique pour déployer une nouvelle solution informatique de gestion du temps médical dénommé CHRONOTIME. Une équipe projet a été mise en place. Elle s’appuie sur des praticiens référents mobilisés sur les aspects métiers.

Le projet a débuté en 2021 avec un démarrage prévu fin 2024. Un important travail a déjà été réalisé pour préparer le déploiement de l’outil. Le chef de projet recruté aura comme mission de gérer la dernière phase du projet avant le déploiement au sein des services médicaux du CHUGA, pour une durée estimée à environ 9 mois. A l’issue du déploiement, une phase d’accompagnement des professionnels médicaux et de l’équipe gestion du temps est prévue ainsi que les correctifs nécessaires le cas échéant.

Un accompagnement et une formation interne seront proposés au chef de projet CHRONOTIME pour lui permettre une prise de fonctions optimum et la maitrise progressive du logiciel CHRONOTIME, des enjeux institutionnels et techniques du projet.

Les missions :

- RESPONSABLE DU SECTEUR GESTION DU TEMPS MEDICAL :

Management du secteur gestion du temps médical :

• Organisation et encadrement du secteur gestion du temps médical (3 personnes).
• Management, accompagnement et suivi des agents du secteur

Suivi, contrôle et pilotage du secteur :

• Responsable de la mise en place des évolutions réglementaires de l’outil de gestion du temps médical (GT-Med puis CHRONOTIME) en lien avec le chef de projet CHRONOTIME et l’équipe gestion du temps
• Conseille le Directeur des affaires médicales lorsque des évolutions réglementaires dans le domaine de la gestion du temps médical impactent la gestion des personnels juniors et seniors ; il construit les outils nécessaires à ces évolutions et en assure l’analyse.
• Organise la formation, l’assistance utilisateur lors d’évolutions logicielles ou la mise en œuvre de nouvelles fonctionnalités réglementaires
• Formalise et met à jour les procédures relatives à la gestion du temps et les supports de communication dont la charte du temps médical et organise des temps de formation de la communauté médicale.
• Organise un contrôle approfondi des dépenses liées à la permanence des soins (gardes et astreintes), au temps de travail additionnel, aux congés, CET, absences dans le respect du cadrage budgétaire ; il analyse les données sur un rythme quadrimestriel.
• Instruit les demandes de modifications de l’organisation du temps médical, en analyse l’impact et assure l’implémentation des mesures décidées
• Participe à la Commission des gardes et astreintes (CCOSPP) auprès du directeur des affaires médicales
• Participe au club utilisateur du logiciel de GT et constitue un réseau d’expertise dans le domaine de la gestion du temps.

Conseil, évolutions et structuration du secteur :

• Propose des actions d’amélioration de la gestion du temps médical pour l’ensemble des statuts médicaux

Relations institutionnelles lié aux fonctions de Responsable du secteur gestion du temps :

• Management hiérarchique de l’équipe gestion du temps médical ;
• Relations avec la Direction des Affaires Financières et du Contrôle de gestion ;
• Relations avec la Direction des Ressources Humaines ;
• Liens avec les Directeurs référents de Pôles ;
• Relations avec les Commissaires aux comptes ;
• Relations avec l’Agence Régionale de Santé (et sa Délégation Territoriale de l’Isère), le Centre national de gestion, le Ministère de la Santé ;
• Relations avec les directions des Affaires Médicales des autres établissements de santé ;
• Relations avec les instances interne à l’établissement liées à la thématique (CCOSPP, CME…)

- CHEF DE PROJET CHRONOTIME :

Management de projet :

• Organiser et piloter le projet CHRONOTIME et assurer son cadrage (délais, risques, performances);
• Elaborer un rétroplanning fin et précis et en assurer le suivi;
• Communiquer sur l’état d’avancement du projet à la Direction et l’équipe projet (reporting régulier) ;
• Associer les experts médicaux et le groupe projet médical ;
• Créer du lien et associer les équipes médicales référentes sur le projet ;
• Organiser les sessions de formation à destination des utilisateurs et de l’équipe DAM.

Suivi de tests :

• Rédaction des plans de tests, corrections et suivi de la bonne exécution ;
• Définir les fonctions et planifier les différentes tâches de l’équipe en charge des tests ;
• Implication dans la réalisation des tests ;
• Reporting régulier à la Direction sur l’état d’avancement des tests.

Suivi technique, gestion des temps et des activités

• Paramétrage de l’ensemble des compteurs de temps et d’absences et calcul de droits aux absences, gestion des astreintes, gestion des activités réalisées ;
• Paramétrage des circuits de validation en lien avec la direction de la DAM ;
• Gestion multi-structure et multi-affectation permettant de gérer des collaborateurs travaillant dans différents niveaux d’une structure ;
• Identification des organisations des services médicaux (organisation de jour et de permanence des soins) ;
• Paramétrage des plannings par services médicaux ;
• Paramétrage et créations de nouveaux profils ;
• Rédaction des procédures à destination des administrateurs et utilisateurs.

Pilotage du déploiement et accompagnement des utilisateurs

• Accompagnement opérationnel des différents utilisateurs (secrétaires, CDS, médecins, équipe DAM, etc.)
• Vérification de la bonne utilisation de l’outil ;
• Gestion de la hot-line post-déploiement ;
• Gestion des relations avec le prestataire ;

Relations institutionnelles liées au projet :

 Relations avec INETUM, éditeur de la solution informatique CHRONOTIME ;

• Relations avec les directions des Affaires Médicales des autres établissements de santé ;
• Relations avec la Direction des services numériques.
• Relations avec les médecins et autres acteurs opérationnels au sein du CHUGA

Compétences techniques

• Maîtrise des outils informatiques de gestion du temps de travail (GTMED ou autre logiciel) ;
• Maîtrise des outils informatiques spécifique (CPAGE RH, Business Object,) ou compétences en informatique suffisantes pour les appréhender rapidement ;
• Bonne culture en ressources humaines et gestion de projet ;
• Maîtrise des outils bureautiques (notamment Excel) ;
• Connaissance du monde hospitalier appréciée.

Aptitudes professionnelles

• Goût pour le management d’équipe
• Curiosité intellectuelle et dynamisme
• Goût pour les chiffres, car les informations quantitatives représentent une part importante du travail ;
• Bon relationnel pour obtenir les données nécessaires et communiquer les résultats ;
• Esprit de synthèse, d’analyse et rigueur
• Autonomie ;
• Adaptabilité face aux questions des différents interlocuteurs et qualités relationnelles dans les échanges avec les praticiens ;
• Formation de niveau Bac +5 minimum et formation en gestion des ressources humaines ou finances appréciée.

Exigences institutionnelles :

• Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité.