Secrétaire de laboratoire

Une université d’excellence

Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l’Université de Montpellier est un établissement public expérimental qui figure dans le top 200 du classement de Shanghai. Elle couvre plusieurs champs disciplinaires sciences et techniques, droit, économie, environnement, administration, gestion, médecine, pharmacie, activités physiques et sportives, biologie, informatique, sciences de l’éducation, science politique. Elle a obtenu en 2022 la labellisation I-SITE (Initiative Science Innovation Territoires Economie) qui associe 15 partenaires de recherche et d’innovation du territoire. Ce Programme d'Excellence (PEI) porté par l’Université de Montpellier s’articule autour des enjeux "Nourrir, Soigner, Protéger" et s’appuie sur tous les domaines scientifiques de l'Université et de ses partenaires. Elle coordonne le Pôle Universitaire d’Innovation (PUI).

Une université engagée

En lutte contre toutes les formes de discrimination, l’Université de Montpellier est engagée pour la promotion de la diversité, l’égalité entre femmes et hommes et pour l’inclusion des personnes en situation de handicap. L’UM place aussi le développement durable au cœur de sa politique et de son savoir-vivre. Une démarche saluée par le palmarès du Times Higher Education qui la place en tête des universités françaises les plus performantes en terme de développement durable.

Structure de rattachement : UFR des Sciences Pharmaceutiques et Biologiques

Mission principale : Effectuer les suivis de gestion, financière et administrative, des laboratoires de toxicologie et de pharmacocinétique situés sur le campus de l’UFR de Pharmacie et des équipes de l’IBMM situées sur le campus CNRS.

Activités :

PHARMACIE :

• Accueil physique et téléphonique pour le laboratoire de toxicologie.

• Envoi / réception du courrier avec tenue d'un registre.

• Saisie et correction de courriers

• Récupération des livraisons.

• Gestion des consommables de bureau.

• Gestion des crédits des laboratoires de toxicologie et pharmacocinétique avec estimation des dépenses annuelles et mise en place d’une budgétisation prévisionnelle.

• Gestion des achats : demande de devis (français et anglais), établissement des bons de commande, relances des interlocuteurs internes et externes.

• Gestion des dossiers de missions et remboursements des agents (suivi du circuit signature et vérification des pièces justificatives).

• Saisie des fiches immobilisation.

• Gestion des demande de taxe d’apprentissage : mise à jour de l’annuaire des entreprises à contacter ; lancement (rédaction et envoi des lettres de demande) ; suivi des demandes (relances, rédaction des lettres de remerciement).

• Classement, archivage et élimination des documents administratifs (selon la durée d’utilisation administrative).

• Gestion des conventions de stage des étudiants.

• Récupération, classement des copies et vérification des notes.

• Élaboration des comptes rendus des réunions enseignants.

IBMM :

GESTION FINANCIÈRE :

• Assurer l'exécution et le suivi d'opérations de dépenses du laboratoire (saisie des commandes et services faits, suivi paiement des factures) dans les outils des tutelles du laboratoire (CNRS Geslab et Université Montpellier SIFAC).

• Suivre les crédits par type de dépenses, d'opérations, réservations de fonds, par établissement tutelle et équipes du laboratoire sur crédits de ressources propres sur contrats et de dotations.

• Gérer les Missions : Valider la conformité de la demande. Réserver et valider les déplacements/hébergements. Saisir l’ordre de mission, traiter et vérifier l’état de frais, transmettre aux services financiers des tutelles pour paiement et classement.

• Collecter, contrôler, classer, archiver des pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables.

• Participer au traitement de dossiers administratifs et financiers spécifiques.

• Demander des devis (en français et en anglais), gérer les anomalies (litiges fournisseurs, vérifications dans les applications des services facturiers des tutelles), valider les réceptions, vérifier les paiements et archiver.

• Tenir à jour les données d’inventaire.

• Etablir et communiquer des bilans financiers aux responsables scientifiques.

• Réaliser les opérations de vérification de paye et de gratifications pour les stagiaires.

• Traiter les enquêtes comptables des tutelles, vérifier des opérations financières (inventaires, commandes non soldées, vérification services faits et factures impayées).

• Justifier les contrats de recherche.

• Consolider des données et finaliser des opérations financières (commandes non soldées, factures impayées).

GESTION ADMINISTRATIVE :

• Correspondante RH de l’IBMM : vérifier les conventions et pièces justificatives, calculer et saisir les gratifications, transmettre au service RH.

• Participer à la réception du courrier du laboratoire et des colis (enregistrer l'arrivée et avertir les destinataires, identifier au besoin la commande liée au service fait comptable).

• Participer ponctuellement au suivi de logistique courante de premier niveau (organisation et mise en place d'évènements portés par la direction de l'unité).

ACTIVITÉS COMMUNES :

• Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes.

• Effectuer des actes administratifs, dont saisir et mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser.

• Alimenter et mettre à jour les tableaux de bord (espace partagé financier « CoRe IBMM ») de suivi de crédits et contrats du laboratoire.

• Centraliser les pièces comptables pour préparer les audits internes à l’UMR et au CNRS en

• collaboration avec la personne responsable du pôle financier de l’UMR, préparer les dossiers pour les audits réalisés par le service financier du CNRS.
  

Spécificités / Contraintes du poste  : La personne est rattachée pour :

-50% du temps de travail au service financier de l’IBMM sous la responsabilité hiérarchique de la responsable financière de l’UMR, le lieu de travail est situé dans le bâtiment Balard recherche sur le campus CNRS à Montpellier au sein de l’équipe administrative de l’IBMM,

-50% du temps de travail à l’UFR de Pharmacie sous la responsabilité du responsable du service de Toxicologie.

Savoir :

• Connaissances générales des techniques de gestion administrative, sur la réglementation financière et comptable spécifique aux établissements publics de tutelles ; règles de marchés publics.

• Compétences techniques sur les logiciels spécifiques des tutelles du laboratoire seraient un plus : Geslab et SIFAC.

• Maîtrise des outils de bureautique (traitement de texte et tableur) et des techniques de communication écrite (rédaction de courriels/notes/procédures) et orale.

Savoir-faire :

• Acquérir des techniques d’organisation.

• Mettre en œuvre et accompagner sur des procédures avec pédagogie.

• Rendre compte de son activité à sa hiérarchie.

• Organiser et gérer les priorités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.

Savoir-être :

• Accueillir, informer et conseiller.

• Rechercher l'information, la vérifier et la classer.

• Respecter la confidentialité.

• S’intégrer dans une équipe.

• Adapter sa communication, parler avec pédagogie.

• Savoir travailler avec rigueur et intégrité.

Pourquoi nous rejoindre?

Rejoindre l’université de Montpellier, c’est bénéficier de nombreux avantages dans une région qui offre un cadre de vie qualitatif.

 > Dispositifs de développement des compétences : accès à une grande offre de formation, préparation aux concours internes

> Jusqu’à 56 jours de congés / an (pour un temps plein à 38h45)

> Temps de travail aménageable

> Jusqu’à 2 jours de télétravail / semaine (selon les modalités de la charte de TT applicable à l'UM)

> Restauration collective

> Aide et prestations sociales

> Prise en charge partielle des abonnements au transport de la ville

> Accès aux activités sportives, culturelles et de loisirs de l’université

> Soutien à la parentalité : club de loisirs pour enfant, partenariat de crèches, jours enfant-malade

Avantages dépendant de la nature et la durée du contrat, des nécessités de services et des conditions d’éligibilité 

Informations complémentaires :

Rémunération : 1920€ brut mensuel, dont 100€ d’indemnité mensuelle des agents contractuels (prime)

Prise de poste : Novembre

Type de contrat : CDD de catégorie C

Durée du contrat : 12 mois

Clôture des candidatures : 16/11/2024