Assistant/Assistante du Département Accompagnement des Etablissements de Santé
il y a 2 semaines
Description du poste
Finalité et missions principales du poste
Assister la responsable du département et ses adjoint(e)s dans l'organisation quotidienne de leur travail afin de faciliter la réalisation des missions et activités.
Assurer le secrétariat du département, plus particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l'information.
Contribuer à l'organisation d'évènements (journées thématiques, séminaires…) en appui des agents du département.
Assister la responsable sur des sujets transversaux (ressources humaines, logistique et communication) et/ou les dossiers ponctuels ou urgents qui lui sont confiés.
Activités principales / Tâches
Organiser, optimiser et planifier l'activité de la responsable de département, et de ses adjoints le cas échéant :
Gestion des appels téléphoniques, du courrier, de l'agenda et de la BAL fonctionnelle Organisation des réunions, rendez-vous et déplacements Préparation des dossiers, ordres du jour, recueil de réponses Contribution à la circulation de l'information au sein du service et en lien avec les partenaires Appui à la rédaction de courriers, notes… ainsi qu'à la conception de supports de présentation.Assurer une fonction d'assistance au sein du département et contribuer à l'amélioration de son fonctionnement :
Organisation logistique des réunions stratégiques (journées thématiques, comités consultatifs d'allocation de ressources…), coordination, appui en cas de pics d'activité Contribution à la structuration et à l'actualisation de l'arborescence, au classement et à l'archivage Contribution à la publication des décisions et arrêtés au recueil des actes administratifs de la préfecture de région Appui à l'élaboration et à la mise à jour des procédures et outils internes pour la mise en œuvre des activités du département (système d'information, procédures, tableaux de bord, modèles types…) Contribution aux actions destinées à valoriser/rendre compte des actions du département.Assurer, en appui de la responsable du département, le suivi ressources humaines et logistique :
Suivi RH, locaux, équipements matériels/informatiques, en lien avec le pôle appui de la DOS Suivi et accueil des nouveaux arrivants au sein du département.Assurer le cas échéant la continuité du secrétariat de direction et des dossiers confiés aux gestionnaires de dossiers
Remplacement ponctuel des assistant.es de direction en cas d'absence Appui et/ou remplacement ponctuel du gestionnaire de dossiers autorisations lorsque la continuité ou un surcroît d'activité le nécessitent.
Profil recherché
Vos compétences
Savoirs
Connaissance du champ de la santé et de ses acteurs
Applications informatiques et leurs fonctionnalités (Outlook, Word, Excel, Powerpoint)
Techniques de planification
Techniques de recherche et ressources documentaires (systèmes de classement et d'archivage)
Techniques et règles de la communication écrite et orale
Savoir-faire
Apporter une assistance administrative
Recueillir et traiter de l'information
S'organiser
Communiquer : partager, relayer l'information
Rendre compte
Rédiger des documents
Planifier les activités et les échéances
Savoir-être
Travailler en équipe
Discrétion professionnelle et confidentialité
Aisance relationnelle
Réactivité
Rigueur et méthode
Polyvalence
Autonomie et sens de l'initiative
Adaptabilité et disponibilité
Sens de l'écoute et du dialogue
Votre formation
Vous êtes motivé.e par une fonction transversale au sein d'une équipe et vous possédez une expérience significative réussie en qualité d'assistant.e.
Vos qualités relationnelles, votre adaptabilité et votre sens du service sont des atouts incontournables dans ce poste.
Vous savez faire preuve d'anticipation des besoins, d'organisation, d'initiative et êtes force de proposition.
Informations complémentaires
Poste ouvert aux titulaires et fonctionnaires ou CDD de droit public de 3 ans pour les non titulaires
Participe à la continuité de service organisée avec les agents du département
Contribution à l'organisation d'évènements (journées ou forum…)
Adaptabilité horaire en situation exceptionnelle (par exemple, urgence ou gestion de crise)
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