Secrétaire - Agent d'administration au secrétariat F/H

il y a 2 semaines


Paris La Défense Cedex, France AP-HP Temps plein

Informations générales

Entité de rattachement du publieur

Tout en ayant des missions nationales d'intérêt général, l'AGEPS met en œuvre la politique de l'AP-HP en matière d'équipements médicaux et informatiques et de produits de santé. Partenaire des GHU et des hôpitaux, elle est le prestataire technique et pharmaceutique de l'AP-HP.

Date de parution

13/05/

Description du poste

Intitulé du poste

Secrétaire - Agent d'administration au secrétariat F/H

Métier

Gestion et administration - Secrétaire

Type d'emploi

Titulaire ou contractuel

Quotité de temps de travail

Temps plein

Poste à pourvoir

- de 3 mois

Présentation du service

PRESENTATION


Le service Approvisionnement et Distribution assure, pour le compte des hôpitaux de lAP-HP, les fonctions de centrale dapprovisionnement et de distribution en relation avec les industries pharmaceutiques et biomédicales. Les produits concernés sont les médicaments, certains dispositifs médicaux, les Denrées Alimentaires Destinées à des Fins Médicales Spéciales (DADFMS) et autres produits de santé admis à lAP-HP. 


Il assure la gestion des médicaments de lEP-HP : stockage et approvisionnement des PUI des établissements de santé en France Métropolitaine et dans les DROM-COM.


Le secrétariat du Service Approvisionnement et Distribution est un secrétariat central, assurant lensemble des tâches de secrétariat du service composé de 4 unités fonctionnelles : Assurance qualité, Rétrocession, Approvisionnement et Logistique. 



COMPOSITION DE LEQUIPE


Léquipe de secrétariat est constituée de 3 personnes 

Vos missions

Rédaction des courriers pour lensemble du SAD


Assurer la réponse téléphonique pour le service


Suivi et mise à jour de lensemble des documents internes au SAD


Tenue de lagenda et gestion des appels téléphoniques pour le Chef de Service du SAD 


Gestion du courrier entrant et sortant


Diffusion des informations aux hôpitaux de lAP-HP et hors AP-HP 


Organisation et diffusion du planning des Astreintes Pharmaceutiques Senior


Elaboration du planning mensuel des permanences du SAD


Diffusion du tableau de garde des internes


Organisation et préparation du matériel nécessaire aux réunions 


Prise de notes pendant les différentes réunions du service si besoin, rédaction des comptes rendus 


Accueil et prise en charge des visiteurs à laccueil


Classement, mise à jour et archivage de tous les documents diffusés en interne et en externe 


Gestion des demandes de fournitures de bureau pour le SAD


Participation à linventaire annuel du service 


Suivre les indicateurs dactivité du secrétariat


Reporting aux personnes concernées

Profil recherché

Maîtriser Word, Excel, Ppt (autres logiciels métiers APHP)
Planifier et organiser ses activités
Communiquer efficacement

Discrétion
Organisation, rigueur, méthode,
Gestion des priorités
Esprit déquipe
Rapidité, efficacité
Disponibilité
Dynamisme
Communication

Si possible diplôme en lien avec la gestion des activités ou techniques administratives

Les avantages de l'AP-HP

Description de vos avantages

Remboursement partiel des transports en commun / AGOSPAP / HOPTISOINS



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    il y a 1 mois


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