Cadre Médico-Administrative Pédiatrie

Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 missions essentielles du CHUGA sont : 

• Soigner
• Former
• Chercher

Lieu d’exercice : Site Nord Hôpital Couple Enfant – Tranche II – Pédiatrie PC médical – 3ème étage

Missions du service

Le service de Pédiatrie prend en charge les enfants de 0 à 18 ans. Il est composé d’environ 80 médecins, 22 assistantes médico-administratives et adjointes administratives, plus d’une vingtaine de spécialités, plusieurs centres de compétence.

Champs d’activités :

• Consultations(Responsable Dr MASSARDIER)  
  • Plateau des consultations médico-chirurgicales pédiatriques (Médecine, Chirurgie pédiatrique, Néonatologie, Rééducation pédiatrique, Diététiciens,  …)

• Secteur Pédiatrie de spécialités(Chef de service : Dr BOST-BRU)
  • Adoption, Allergologie, Cardiologie, CRCM (mucoviscidose), CRTLA (centre du langage), Dermatologie, Endocrino-diabétologie, Gastrologie, Gynécologie, Infectieux, Néphrologie, Neurologie, Pneumologie.
  • Hospitalisation Conventionnelle Pédiatrie Polyvalente + Hospitalisation Neuro-MPR + pédiatrie sociale
  • Hôpital de jour médical
• Secteur Immuno-Hémato-Oncopédiatrie (Chef de service Dr ARMARI ALLA) 
  • Immuno, Hémato, Oncologie, Rhumatologie pédiatrique, maladies rares, …
  • Hospitalisation IHO
  • Hôpital de jour oncologique
  • A.J.A.
• Service d’accueil des urgences pédiatriques(Dr KHELIF AVANZINI)
• Autres interactions:

Psychologues, Cellule d’ordonnancement, CIC pédiatrique, ARC, Bureau des entrées, Tous les services des 2 pôles de l’HCE Pédiatrie Génétique & Mérog.

• Equipe administrative composée de 22 à 24 agents : AMA, adjoints administratifs, personnels en reclassement,

Les activités spécifiques au poste

• Management Et Coordination Des Assistantes Medico-Administratives et des Adjointes Administratives du service de la Médecine Pédiatrique :
  • Animer les équipes
  • Organiser des réunions d’équipe régulières et en assurer le compte-rendu
  • Organiser et planifier le travail dans les différents secrétariats
  • Tendre à l’harmonisation des pratiques professionnelles
  • Veiller à une répartition équitable des tâches
  • Favoriser les relations directes entre les différents secrétariats
  • Effectuer un suivi des objectifs déterminés au sein du secteur
  • Définir des procédures et protocoles liés aux secrétariats
  • Organiser les remplacements d’agents
  • Présélectionner et réaliser les entretiens de recrutement,
  • Assurer les évaluations des personnels : entretien individuel d'évaluation, définir les objectifs annuels, faire le suivi
  • Rédiger et actualiser les profils de poste, fiches de poste et fiches réflexes de l’ensemble des personnels administratifs
  • Procéder au recensement des besoins de formation dans la cadre du plan annuel de formation continue et en assurer le suivi
  • Accueil des stagiaires et formations,
  • Management des systèmes d’informations auprès de l’équipe administrative

• Gestion du temps de travail (plannings prévisionnels, congés, absences, via l’application Chronos) des personnels administratifs
• Gestion des plannings des salles de réunion en lien avec les cadres médico-administratives de l’HCE
• Accueillir et encadrer les nouveaux personnels et les stagiaires
• Accueillir/installer/déménager les agents ainsi que les médecins,
• Assister au conseil de pôle
• Assister aux réunions SSE (Plan Blanc)
• Gérer les commandes :
  • Papeterie (via COPILOTE, LYRECO) de la pédiatrie
  • Consommables informatiques de la pédiatrie
  • Stocks et entretien du matériel bureautique (via COPILOTE)
  • Recensement des besoins en fournitures hôtelières des équipes administratives et médecins.
  • Commandes des DECT/Ordinateur/… après validation avec le N+1 et chef de service
  • Création/modification/commande des ordonnances sécurisées

• Logiciels informatiques institutionnels
  • Déploiement/Accompagnement/formation/suivi des agents et des médecins pour l’utilisation des différents logiciels,
  • Accompagnement/aide à la dictée numérique reconnaissance vocale
  • Faire intervenir la DSN pour déploiement/réactualisation des informations sur les logiciels, suivi des déploiements
  • Création / Modification /actualisation des modèles d’entêtes de service dans easily,
  • Référentes des modèles de courriers, convocations, certificats en collaboration avec une minorité de secrétaires du service
  • Création/modification des agendas des médecins …
  • Gérer les demandes complexes au support informatique des équipes médicales et administratives
  • Gérer toutes les habilitations informatiques Easily, Cristalnet, accès aux différents services de l’HCE pour les médecins et les personnels administratifs
  • Assurer le suivi tous les lundis des tâches administratives des agents :
    • Repérer les documents en attente, non traités, ou oubliés de la boite d’envoi et de la liste de frappe
    • Vérifier les infos de la boite d’envoi/ou liste de frappe souvent différentes des secrétariats (erreur de paramétrage)
  • Gérer les demandes d’intervention aux services techniques des équipes médicales et administratives (GMAO)
  • Gestion de l’annuaire du service de pédiatrie
  • Gestion du site internet
  • Gestion de toutes les listes de distribution de tous les secrétariats (création, modification, habilitation, … )
  • Gestion du paramétrage des boites mails génériques et SISRA
  • Mise en place des nouvelles avancées informatiques, SISRA, TELEEXPERTISE, …
  • Réunion hebdomadaire avec N+1 et les cadres médico-administratives du pôle pédiatrie génétique et MEROG.

Les relations professionnelles spécifiques au poste

• Sous l’autorité hiérarchique du Cadre Supérieur de Gestion (N+1) et du Directeur référent (N+2)
• Lien fonctionnel avec les responsables médicaux du pôle, le Cadre supérieur de santé de pédiatrie et les Cadres de santé
• Lien fonctionnel avec les médecins
• Lien fonctionnel avec les cadres de gestion et cadres médico-administratives du CHU
• Lien fonctionnel avec Gestionnaires des ressources humaine du pôle

Les compétences spécifiques

• Assistante Médicale Administrative titulaire justifiant d’une expérience de plusieurs années
• Maîtrise d’Easily et Cristal-Link, des applications de gestion (Chronos, COPILOTE, PS’Soft, …), dictée numérique à reconnaissance vocale (Zenreco) et des outils de bureautique (suite Microsoft Office)
• Technique de Management / Gestion des conflits / Gestion du temps de travail
• Travail en équipe et en relation avec de multiples interlocuteurs
• Qualités rédactionnelles

Qualités requises pour acquérir ces compétences

• Esprit d’équipe et d’initiative
• Sens des responsabilités
• Rigueur dans l’organisation du travail
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Qualités relationnelles
• Adaptabilité et souplesse
• Réactualisation des compétences
• Sens de la communication