Gestionnaire administratif

il y a 4 semaines

AixenProvence, France Aix-Marseille Université Temps plein

Mission

L’Université du Temps Libre est un service commun d’Aix Marseille Université, qui propose des formations de niveau universitaire et non diplômantes. C’est un lieu où se déroule quotidiennement des activités scientifiques, artistiques, sportives et culturelles, des cours magistraux, des stages, des conférences de qualité à l’attention des séniors de notre société ainsi qu’à toute personne en situation de temps libre.

L’UTL accomplit sa mission de lien social et de rayonnement sur deux sites (Aix et Marseille) et accueille chaque année près de 4. adhérents et participants.

Ce poste est rattaché au site d’Aix qui compte 1. inscrits, intervenants (enseignants-chercheurs, enseignants, chercheurs et vacataires). Il se situe au sein d’une cellule administrative actuellement composée d’une responsable administrative, et de 3 chargées de gestion administrative.

Installé au Cube, sur le campus Schuman, l’environnement de travail est agréable. L’équipe est réduite et se doit d’être soudée autour d’une même vision des missions. Il est nécessaire d’avoir une motivation commune et une communication fluide pour le bon fonctionnement du service.

Ce poste, au sein d’une petite structure, nécessite une grande polyvalence dans les tâches administratives à réaliser tout au long de l’année.

Les actes administratifs s’effectueront dans le respect des techniques et des règles de procédure.

Ces activités sont mutualisées avec une autre gestionnaire d’un même profil. La capacité de travailler en équipe est donc un prérequis indispensable.

Activités principales :

Le/la gestionnaire assurera la gestion administrative et le secrétariat courant

Gérer les tâches au quotidien d’un secrétariat : réception téléphonique, traitement du courrier et des mails.

Participation aux réunions.

Suivi administratif des conventions de partenariats culturels .

Organiser le classement et la conservation des documents de travail.

Interlocutrice auprès des fournisseurs extérieurs et des services de l’Université.

Répondre aux demandes émanant des services centraux.

Le /la gestionnaire aura en charge l’accueil

Assurer l’accueil physique, informer et orienter les participants et les intervenants extérieurs dans leurs démarches respectives.

Connaitre l’ensemble des formations proposées et en assurer la promotion.

Accueil et contrôle des entrées des conférences culturelles hebdomadaires et enregistrement des paiements sur le logiciel d’inscription prévu à cet effet.

Accueil et soutien logistique auprès des enseignants.

Le/la gestionnaire devra planifier en toute autonomie les emplois du temps des vacataires

Responsabilité du planning annuel des emplois du temps– gestion des salles de cours.

Gérer les modifications de plannings -Suivi des absences et des récupérations des formations sur des tableaux de bord +diffusion de l’information.

Saisie des vœux d’enseignement.

Ces opérations s’effectuent sur des outils de gestion adaptés. Des formations sont prévues.

Le/la gestionnaire participera à la mise à jour de la maquette et au bon déroulé des inscriptions

Conception et mise à jour de la maquette d’enseignement chaque année renouvelée.

Organiser les opérations d’inscription des adhérents - de la prise de rdv à l’enregistrement des inscriptions administratives et pédagogiques tout au long de l’année.

Activités ponctuelles :

Savoir assurer le relais en cas d’absence de la gestionnaire polyvalente sur l’établissement d’un bon de commande ou le paiement d’une facture. Renseigner un tableau de bord de synthèse et de suivi des dépenses et en rendre compte.

Être à l’écoute des participants et évaluer leurs attentes afin d’être force de proposition lors de la construction de la programmation culturelle annuelle.

Participer aux réunions et se tenir informer de la règlementation en vigueur sur l’ensemble de son domaine de gestion.

Assurer le soutien logistique auprès des participants et des enseignants pour la mise en place des cours en distanciel si besoin.

La gestionnaire s’occupe de la reprographie, du prêt de matériels et peut également être mobilisée pour des évènements culturels ponctuels, salon, exposition, rencontres littéraires.

Coopérer avec l’UTL site de Marseille.

Positionnement hiérarchique : Agent placé sous l’autorité hiérarchique de la responsable administrative du site d’Aix en Provence et de la directrice de l’UTL.

Profil

Connaissance, savoir :

Connaitre l’organisation et le fonctionnement de l’environnement de l’université serait un atout.

Connaitre et respecter les procédures mises en place par AMU.

Savoir-faire :

Maitrise des outils de bureautique et des logiciels de gestion.

Savoir gérer son activité dans un calendrier et dans un cadre de gestion complexe.

Bonne connaissance du fonctionnement de l’UTL serait un plus afin de répondre aux demandes des participants et des enseignants.

Savoir être :

Sens de l’accueil et de l’écoute.

Sens de l’organisation.

Rigueur et discrétion.

Collaboration efficace au sein de l’équipe.

Qualité relationnelle avérée.

Adaptation aux différents interlocuteurs.

Autonomie et disponibilité.

Dynamisme, esprit d’initiative et force de proposition.

Les avantages AMU :

•Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

•Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

•Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaire

•Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

•Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

•Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

•L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

•Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

•Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

•Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents

  • Gestionnaire Administratif Maintenance Contrats

    il y a 4 semaines

    Aix-en-Provence, France Softway Medical Temps plein

    SOFTWAY MEDICAL AUGMENTE LE POTENTIEL DE SES CLIENTS DEPUIS 25 ANS Softway Medical est un **éditeur, hébergeur et intégrateur** de solutions à destination des **acteurs de la santé,** d’établissements publics et privés ainsi que des professionnels du monde de la radiologie. **L’expertise** de nos **850 collaborateurs** associée à notre...

  • Gestionnaire Administratif

    il y a 4 semaines

    Aix-en-Provence, France KELLY SERVICES Temps plein

    **GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF (H/F) - AIX EN PROVENCE** **Lieu** : AIX EN PROVENCE **Type de contrat** : Intérim **Début**: ASAP **Durée**: 1 mois + renouvellement **Vous êtes le roi ou reine de la gestion administrative ?** **Les outils informatiques n'ont pas de secret pour vous ?** **Vous êtes dynamique, rigoureux(se), persévérant(e) et...

  • Gestionnaire Administratif

    il y a 4 semaines

    Aix-en-Provence, France Ras Intérim Temps plein

    **À propos de nous**: Vous recherchez un emploi ? Faites confiances à nos différences ! R.A.S Intérim, réseau d’agences d’emploi de 175 agences, propose des centaines d’opportunités d’emploi dans tous les secteurs d’activité, en intérim, CDD et CDI. Vous êtes à la recherche d'un poste de Gestionnaire administratif au sein d'une...

  • Assistant(E) Administratif

    il y a 4 semaines

    Aix-en-Provence, France Aix en Provence Temps plein

    La Ville recherche par voie statutaire (mutation, détachement ou nomination sur liste d’aptitude) ou à défaut, par voie contractuelle **un(e) assistant(e) administratif - Gestionnaire de dossier administratifs (h/f).** DIRECTION DES ÉTUDES JURIDIQUES ET DU CONTENTIEUX Catégorie C Au sein de la Direction Générale Adjointe des Services Finance,...

  • Gestionnaire Administratif H/ F

    il y a 6 heures

    Aix-en-Provence, France NEXTALK Temps plein

    Dans le cadre du renforcement de notre équipe administrative RH, nous recherchons un Gestionnaire administratif H/ F, pour notre siège social basé à Aix en Provence. Ce poste sera centralisé sur la gestion de l'intérim via l’outil PIXID mais les missions sont évolutives. Les missions: Intérim via PIXID, traitement: - Des expressions de besoins -...

  • Gestionnaire Administratif Et Commercial

    il y a 4 semaines

    Aix-en-Provence, France Interaction Temps plein

    Nous recherchons, un Gestionnaire administratif et commercial H/F pour l'un de nos clients basé sur Aix en Provence, spécialisé dans le Btp et industrie. Vos missions seront les suivante: - Gérer et développer la base de données CRM, - Créer un dispositif de collecte et de traitement des datas, - Qualifier l'information collectée, la synthétiser...

  • Gestionnaire Administratif

    il y a 4 semaines

    Aix-en-Provence, France Aix en Provence Temps plein

    La Ville recrute par voie statutaire (mutation, détachement ou nomination sur liste d’aptitude) ou à défaut, par voie contractuelle **un Gestionnaire administratif - Secteur Petite Enfance (h/f).** Pour la Direction Education, Enfance et Petite Enfance Catégorie B - Filière Administrative ou Animation **CONTEXTE**: La Direction Éducation, Enfance...

  • Gestionnaire Administratif Et Financier

    il y a 4 semaines

    Aix-en-Provence, France Groupe NGE Temps plein

    CDI - Localisation: - France, Provence-Cote d'Azur, Bouches du Rhône (13), Aix en Provence 13 100 - Domaine: - Comptabilité et Finance - Publié le: - 15/04/24 Participer à la construction et à la rénovation d'infrastructures au service des territoires. Rejoindre un Groupe en plein développement en France et à l'international (4 milliards d'euros...

  • Gestionnaire Administratif

    il y a 4 semaines

    Aix-en-Provence, France Aix-Marseille Université Temps plein

    **Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5...

  • Gestionnaire Administrative Et Achats

    il y a 4 semaines

    Aix-en-Provence, France Chaima MAHREZ Temps plein

    Descriptif du poste Nous recherchons un(e) Gestionnaire Administif(ve) et Achats au sein de notre siège situé à Aix-en-Provence. **Vos Responsabilités**: **Partie Administrative**: - Gestion du courrier et des appels téléphoniques - Mise à jour des enveloppes administratives dans le cas d’appel d’offres (Kbis, attestations à jour etc. ) -...

  • Gestionnaire Administratif

    il y a 4 semaines

    Aix-en-Provence, France AD HOC INTERIM Temps plein

    AD HOC INTERIM est là pour vous ! L'un de nos clients, spécialisé dans la prestation de conseil dans le domaine de la logistique, le transport et les douanes, basé à Aix en Provence a besoin de vos talents de Gestionnaire Administratif Bilingue H/F. Sous la responsabilité du dirigeant de l'entreprise, vos missions seront les suivantes: - Suivre les...

  • Gestionnaire Administratif Bilingue

    il y a 4 semaines

    Aix-en-Provence, France AD HOC INTERIM Temps plein

    AD HOC INTERIM est là pour vous ! L'un de nos clients, spécialisé dans la prestation de conseil dans le domaine de la logistique, le transport et les douanes, basé à Aix en Provence a besoin de vos talents de Gestionnaire Administratif Bilingue H/F. Sous la responsabilité du dirigeant de l'entreprise, vos missions seront les suivantes: - Suivre les...

  • Gestionnaire de Paie

    il y a 7 jours

    Aix-en-Provence, France HANTO Temps plein

    L'entreprise: Multisectoriel, cette entreprise bienveillante et soudée recherche leur futur(e) Gestionnaire de paie confirmé. Où sont-ils situés ? Poste basé à Aix en Provence La cerise sur le gâteau ? La société offre un management tourné vers l'humain + une politique de rémunération attractive Description du poste: En qualité de...

  • Gestionnaire de Programmes Européens Et Aides à

    il y a 4 semaines

    Aix-en-Provence, France Aix-Marseille Université Temps plein

    **Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5...

  • Gestionnaire Adv

    il y a 2 jours

    Aix-en-Provence, France COM2S Temps plein

    Nous recherchons un(e) Gestionnaire Adv (H/F) compétent(e) pour rejoindre notre équipe. En tant que Gestionnaire Adv, vous serez responsable de la gestion administrative des ventes et du support client. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les clients et les différents départements de l'entreprise pour assurer un service client de...

  • Gestionnaire de Copropriété

    il y a 21 heures

    Aix-en-Provence, France Agence Etoile Temps plein

    **AGENCE ETOILE, c'est 70 ans d'expérience au service des projets immobiliers de nos clients**. Nous sommes un groupe familial d'agences immobilières, administration de biens et syndic de copropriété implanté à Paris et dans le sud de la France. Nous attachons une importance particulière à la performance de nos équipes, et à la qualité de nos...

  • Gestionnaire Locatif

    il y a 4 semaines

    Aix-en-Provence, France Sbc Intérim Temps plein

    SBC INTERIM & RECRUTEMENT recherche pour l'un de ses clients un(e) gestionnaire gérance locatif (H/F) sur les Milles.. Vous serez rattaché(e) à un portefeuille de 1100 lots gérés en commun avec 3 gestionnaires: - Gestion des dossier administratifs, d'assurances, des devis, des sinistres et des précontentieux - Réception et réponses aux...

  • Gestionnaire Paie

    il y a 3 semaines

    Aix-en-Provence, France Association IpSIS – Siège social Temps plein

    Au sein du service RH de l’IpSIS, le(la) Gestionnaire de Paie rassemble, analyse et traite les informations et éléments relatifs à chaque salarié et usager de l’association en maîtrisant la préparation de la paie, sa comptabilisation et l’établissement des bulletins de salaires. Il(elle) a, de ce fait, un devoir de réserve en ce qui concerne la...

  • Gestionnaire Paie

    il y a 4 semaines

    Aix-en-Provence, France Association IpSIS – Siège social Temps plein

    Au sein du service RH de l’IpSIS, le(la) Gestionnaire de Paie rassemble, analyse et traite les informations et éléments relatifs à chaque salarié et usager de l’association en maîtrisant la préparation de la paie, sa comptabilisation et l’établissement des bulletins de salaires. Il(elle) a, de ce fait, un devoir de réserve en ce qui concerne la...

  • Gestionnaire Administratif

    il y a 4 semaines

    Vaulx-en-Velin, France SERVIMO Temps plein

    Présentation de l'entreprise: Le réseau SERVIMO est constitué par un ensemble de sociétés sur le territoire national qui assure un service de maintenance et dépannage multi technique (assainissement, plomberie, électrique, menuiserie) de tout patrimoine immobilier. Mission du poste: Nous souhaitons intégrer au sein du service Ressources Humaines, un...