Gestionnaire Administratif

il y a 1 mois


AixenProvence, France Aix-Marseille Université Temps plein

**Employeur**:
Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

**Mission**:
L'Université du Temps Libre est un service commun d'Aix Marseille Université, qui propose des formations de niveau universitaire et non diplômantes. C'est un lieu où se déroule quotidiennement des activités scientifiques, artistiques, sportives et culturelles, des cours magistraux, des stages, des conférences de qualité à l'attention des séniors de notre société ainsi qu'à toute personne en situation de temps libre.

L'UTL accomplit sa mission de lien social et de rayonnement sur deux sites (Aix et Marseille) et accueille chaque année près de 4.000 adhérents et participants.

Ce poste est rattaché au site d'Aix qui compte 1.700 inscrits, 100 enseignants enseignants-chercheurs, enseignants, chercheurs et vacataires. Il se situe au sein d'une cellule administrative actuellement composée d'une responsable administrative, et de 3 chargées de gestion administrative.

Ce poste, au sein d'une petite structure, nécessite une grande polyvalence dans les tâches à effectuer tout au long de l'année.

La réalisation des actes administratifs s'effectuera dans le respect des techniques et des règles de procédure.

Ces activités sont mutualisées avec une autre gestionnaire d'un même profil. La capacité de travailler en équipe est donc un prérequis indispensable.

Installé au Cube, sur le campus Schuman, l'environnement de travail est agréable. L'équipe est réduite et se doit d'être soudée autour d'une même vision des missions. Il est nécessaire d'avoir une motivation commune et une communication fluide pour le bon fonctionnement du service.

**Activités principales**:
Gestion administrative — secrétariat courant
- Gérer les tâches au quotidien d'un secrétariat : réception téléphonique, traitement du courrier et des mails
- Participation aux réunions
- Suivi administratif des conventions de partenariats culturels
- Organiser le classement et la conservation des documents de travail
- Interlocutrice auprès des fournisseurs extérieurs et des services de l'Université Répondre aux demandes émanant des services centraux.

Fonctions d'accueil
- Assurer l'accueil physique, informer et orienter les 1700 participants et les 100 intervenants extérieurs dans leurs démarches respectives
- Connaitre l'ensemble des formations proposées et en assurer la promotion
- Accueil et contrôle des entrées des conférences culturelles et enregistrement des paiements sur le logiciel Apogée prévu à cet effet
- Accueil et soutien logistique auprès des enseignants

Gestion des enseignants vacataires
- Responsabilité du planning annuel — réservation de salles
- Suivi des absences et des récupérations des formations sur des tableaux de bord
- Soutien à l'instruction des dossiers de recrutement des vacataires — recevabilité des dossiers
- saisie des voeux
- Soutien à la mise en paiement mensuelle des heures complémentaires pour les intervenants extérieurs dans le respect du budget

Ces opérations s'effectuent sur des logiciels de gestion adaptés. Des formations sont prévues

Gestion des inscriptions
- Conception et mise à jour de la maquette d'enseignement chaque année renouvelée
- Organiser les opérations annuelles d'inscription des adhérents - de la prise de rdv à l'enregistrement des inscriptions administratives et pédagogiques

Gestion financière (quelques actes ponctuels de comptabilité en étroite collaboration avec la Directrice aministrative)
- Elaboration, suivi des bons de commandes (réception, vérification et validation du service fait) en rendre compte
- Saisir et calculer les missions des déplacements simples du personnel en lien avec l'agence comptable
- Suivre les stocks (cartes de conférences numérotées - fournitures) sur Excel (l fois par an) et tenir l'inventaire pour les matériels >4()0 € HT (fiche entrée des biens)
- Renseigner un tableau de bord de synthèse et de suivi des dépenses rendre compte à tout moment de la situation financière du service

Divers
- Etre à l'écoute des participants et évaluer leurs attentes afin d'être force de proposition lors de la construction de la programmation culturelle annuelle
- Participer aux réunions et



  • Aix-en-Provence, France Aix en Provence Temps plein

    La Ville recherche par voie statutaire (mutation, détachement ou nomination sur liste d’aptitude) ou à défaut, par voie contractuelle **un gestionnaire administratif (h/f).** DIRECTION DES SERVICES AUX PUBLICS - Service État Civil Catégorie B Affecté au service Etat civil au sein de la Direction des services aux publics, vous assurez l’interface...

  • Gestionnaire Administratif

    il y a 1 semaine


    Aix-en-Provence, France Aix-Marseille Université Temps plein

    **Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5...


  • Aix-en-Provence, France NEXTALK Temps plein

    Vous êtes à la recherche d'un poste de Gestionnaire administratif en centre de contacts dans le secteur de la banque, assurance et finance, au sein d'une entreprise dynamique et en pleine croissance ? Vous avez une appétence particulière pour les chiffres et Excel ? Alors nous avons une opportunité pour vous ! Notre entreprise, filiale du Groupe...


  • Aix-en-Provence, France NEXTALK Temps plein

    Dans le cadre du renforcement de notre équipe administrative RH, nous recherchons un gestionnaire administratif H/F, pour notre siège social basé à Aix en Provence. Ce poste viendra en soutien sur plusieurs missions transverses dont notamment la gestion de l'intérim. - **Les missions**:_ **Intérim via PIXID, traitement**: - Des expressions de...


  • Aix-en-Provence, France Aix-Marseille Université Temps plein

    Mission Le gestionnaire joue un rôle crucial dans le suivi de l'évolution de la réglementation en matière de recrutement des chargés de cours, tout en proposant des évolutions de procédures pour garantir leur conformité et efficacité. Il gère un portefeuille de chargés de cours. Son rôle est de vérifier la régularité administrative de leurs...


  • Aix-en-Provence, France CNRS Temps plein

    Date Limite Candidature : mercredi 12 juillet 2023 **Informations générales**: **Intitulé de l'offre **:gestionnaire administratif (H/F)** Référence : UMR7297-EMMCAI4-001 Nombre de Postes : 1 Lieu de travail : AIX EN PROVENCE Date de publication : mercredi 21 juin 2023 Type de contrat : CDD Technique/Administratif Durée du contrat : 4 mois Date...

  • Gestionnaire Administratif

    il y a 4 semaines


    Aix-en-Provence, France CNRS Temps plein

    Date Limite Candidature : lundi 31 juillet 2023 **Informations générales**: **Intitulé de l'offre **:gestionnaire administratif (H/F)** Référence : UMR7297-EMMCAI4-001 Nombre de Postes : 1 Lieu de travail : AIX EN PROVENCE Date de publication : mercredi 21 juin 2023 Type de contrat : CDD Technique/Administratif Durée du contrat : 4 mois Date...


  • Aix-en-Provence, France Aix-Marseille Université Temps plein

    **Employeur**: Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est...


  • Aix-en-Provence, France Interaction Temps plein

    Nous recherchons, un Gestionnaire Sinistres Flotte & Risques Industriels H/F pour l'un de nos clients basé sur Aix en Provence dans le cadre d'un congé maternité Vos missions seront principalement les suivantes: - Gestion de la Flotte (véhicules légers, poids lours...) - Gestion des Bris de Machines (dommages aux engins) - Gestion et suivi de la...


  • Aix-en-Provence, France Aix en Provence Temps plein

    La Ville recherche par voie statutaire (mutation, détachement ou nomination sur liste d’aptitude) ou à défaut, par voie contractuelle **un(e) Gestionnaire administratif de données (h/f).** DIRECTION DE LA PROPRETÉ Catégorie C/B **MISSIONS**: Au sein du département gestion de l’espace urbain, à la direction de la propreté, vous avez pour...


  • Aix-en-Provence, France FIDENS Temps plein

    Créé en 2014 de la volonté de développer une offre de qualité et de proximité, en matière d’expertise-comptable et de commissariat aux comptes, le cabinet FIDENS accompagne ses clients lors de la réalisation de missions à forte valeur ajoutée. Le cabinet FIDENS intervient aux côtés des entreprises à chacune des étapes clés de leur...

  • Gestionnaire Administrative

    il y a 4 semaines


    Aix-en-Provence, France Aix-Marseille Université Temps plein

    **Employeur**: Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont...


  • Aix-en-Provence, France AD HOC INTERIM Temps plein

    AD HOC INTERIM est là pour vous ! L'un de nos clients, spécialisé dans la prestation de conseil dans le domaine de la logistique, le transport et les douanes, basé à Aix en Provence a besoin de vos talents de Gestionnaire Administratif Bilingue H/F. Sous la responsabilité du dirigeant de l'entreprise, vos missions seront les suivantes: - Suivre les...


  • Aix-en-Provence, France Ask Group Temps plein

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  • Aix-en-Provence, France Aix-Marseille Université Temps plein

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  • Aix-en-Provence, France Alteor Temps plein

    Descriptif du poste Vos missions Recrutement de A à Z ; Rédaction et diffusion des offres d'emploi (jobboards, Onboarding : Préparation de l arrivée d un collaborateur, son dossier administratif (contrat de travail, affiliations auprès des différents organismes : paies, mutuelle, prévoyance), suivi de l intégration avec les managers, suivi des...


  • Aix-en-Provence, France Reel IT Groupe Temps plein

    Notre groupe est au **service de la transformation digitale des entreprises** depuis plus de 15 ans. De l étude à la réalisation en passant par le conseil, nous travaillons sur des projets de refonte d infrastructure, de Cloud, d'Intelligence artificielle, de Cybersécurité, d équipements « Endpoint », de Smartcity ou encore en développement web et...


  • Aix-en-Provence, France Aix-Marseille Université Temps plein

    **Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5...


  • Aix-en-Provence, France AD HOC, intérim & recrutement Temps plein

    AD HOC, Intérim & Recrutement est là pour vous ! L'un de nos clients, spécialisé dans la prestation de conseil dans le domaine de la logistique, le transport et les douanes, basé à Aix en Provence a besoin de vos talents de Gestionnaire Administratif Bilingue F/H/X. Sous la responsabilité du dirigeant de l'entreprise, vos missions seront les...