Assistant - Assistante administratif - administrative et comptable

il y a 4 semaines

ChoisyleRoi, France Artelia Temps plein
Description du poste

La BU MI est spécialisée dans les infrastructures de transport. Elle intervient, tant en maîtrise d’œuvre qu’en assistance technique ou en études d’exécution et expertises, dans l’ensemble des disciplines des infrastructures et du transport (Metro, TGV, train, tram-train, tramways, BHNS, …). La BU compte plus de 600 collaborateurs répartis dans 8 branches sur les métiers de l’infrastructure, du ferroviaire, du pilotage d’opération et des bâtiments voyageurs.

 

La branche STG (Structure, Tunnel & Génie civil) compte 100 collaborateurs répartis dans 4 départements :

  • Infrastructures urbaines et ferroviaires,
  • Tunnel, géotechnique et structures souterraines,
  • Génie civil des grands projets,
  • BIM & digitalisation

Au sein de la branche Structure, Tunnel & Génie civil, vous assurez l’assistanat d’un département, vous vous occupez de la facturation de l’ensemble de la branche et venez en support du montage des offres commerciales.

Vous êtes un élément clé de la fluidité des informations au sein des équipes et leur apportez appui et fiabilité dans leur action au quotidien.

                                                                 

Assistanat du département

  • Gestion administrative : courriers, organisation réunions et support aux équipes, réservation de salles, etc…
  • Gestion des agendas
  • Saisie des notes de frais pour le directeur de département et pour les collaborateurs du département y compris vérification des notes de frais
  • Prise de billets, réservation hôtel et voiture pour les collaborateurs en cas de besoin
  • Réalisation des ordres de mission pour les collaborateurs du département

 

Gestion des arrivées de personnel

  • Gestion du matériel : demande équipement informatique et récupération, demande de badge, téléphone portable, gestion des EPI….
  • Mouvement de personnel et affectation
  • Accueil des personnes

 

Facturation pour l’ensemble de la branche

  • Création des numéros d’imputation dans SAP et suivi des imputations
  • Création des dossiers missions et suivi (sur réseau L1)
  • Suivi des missions notifiées et envoi à la comptabilité
  • Suivi, réalisation et relance de la facturation des affaires de la branche
  • Mise en place du suivi des BPO et des carnets de missions pour les projets sous responsabilité du département : devis A, devis B, fichier de suivi des affaires et des facturations avec veille des écarts, alerte des responsables de mission pour gestion des écarts

 

Suivi administratif des indicateurs SMART en lien avec les responsables de pôle ou de département

  • Carnets de mission
  • CVs
  • Enquête satisfaction client
  • Evaluation des sous-traitants et prestataires/partenaires
  • REX mission
  • REX sécurité
  • Attestation de bonne exécution par phase de projet/certificat de capacité

 

Gestion des prestataires de service en lien avec les responsables de pôle ou de département

  • Rédiger les contrats et assurer leur suivi administratif (mise à jour chaque année avec revalorisation)
  • Rédiger les lettres de commandes en adéquation avec les missions
  • Suivre les facturations/envoi à la comptabilité
  • Saisir les factures dans les dossiers de missions

 

Support du montage des offres commerciales

Il s’agit d’assurer une continuité de service en cas d’absence au sein des équipes Développement.

L’assistant(e) aura en charge :

  • La veille et la sélection des appels d’offres lancés.
  • Le téléchargement des DCE sur demande
  • La diffusion des consultations aux départements concernés
  • La gestion des retours en lien avec les autres entités du groupe : GO/ NO GO dans l’outil REFLEX
  • La réalisation des dossiers administratifs des candidatures/ offres/BAFO (AE, marché application, CPA, CPT, DC4, DC1, DC2, liasse administrative…)
  • L’aide au dossier technique : récupérer les CVs identifiés dans les organigrammes, organisation RO…
  • Le dépôt des offres et le suivi de leur évolution (BAFOs et Auditions…) et les réponses à apporter
  • La création des opportunités dans Reflex

 


Qualifications

Qualités et compétences requises

  • Connaissance générale des outils informatiques et bureautiques
  • Être rigoureux(se) et organisé(e)
  • Avoir le sens de la coopération et du travail en équipe
  • Avoir le sens du service et de la continuité de l’action à conduire
  • Être créatif(ve) et pourvoyeur(se) de solutions
  • L’anglais serait apprécié


Informations supplémentaires

Nous vous offrons :

  • Une entreprise sociale et citoyenne : accords diversité & inclusion, protection sociale et couverture mutuelle de qualité, un engagement via la Fondation Artelia
  • Une organisation du travail modulable : télétravail jusqu'à 2 jours par semaine, 12 jours RTT, 27 jours de congés hors ancienneté, temps partiel choisi...
  • Une politique de partage des résultats : intéressement et participation avec abondement, actionnariat salarié, politique de rémunération sur 3 ans, de nombreux avantages et réductions pour les activités via les œuvres sociales, forfait mobilité durable...
  • Des opportunités de carrière et un accompagnement de vos challenges professionnels : politique formation individualisée, Academy Artelia, parcours métiers, mobilité interne

Notre process de recrutement :

Mieux se connaître pour se choisir, c’est ce que nous vous proposons lors des 3 étapes de notre processus de recrutement :

  1. Echange téléphonique pour mieux cerner vos attentes et orienter votre candidature
  2. Entretien avec un recruteur : l’objectif est de comprendre qui vous êtes, vos aspirations, vos motivations, votre projet professionnel, puis vous présenter notre groupe, les perspectives de carrière, les contours du poste envisagé
  3. Entretien avec un manager opérationnel : il vous présentera plus en détail les missions, ce qu’il attend de vous, le mode de fonctionnement de l’équipe, les projets.

Si c’est possible, vous pourrez venir faire la connaissance de votre future équipe autour d’un café ou lors d’un déjeuner

Artelia s’engage en faveur de la diversité et de l’inclusion, depuis plus de 10 ans : faire de la différence une force au service du collectif. En matière de recrutement, cela passe par une attention spécifique accordée à toutes les candidatures.  

Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires.  

  • Aternance - Assistant administratif / Assistante administratif

    il y a 4 semaines

    Choisy-le-Roi, Île-de-France ARTELIA Temps plein

    Vos missionsVotre tuteur accompagnera votre progression sur les missions suivantes : GESTION ADMINISTRATIVE :Support et assistance selon les besoins de l'équipe.Mise en forme de courriers et documents internes divers,Gestion des agendas de plusieurs collaborateurs.Archivage physique et numérique des documents et des factures papiers ;Mise à jour...

  • Aternance - Assistant administratif / Assistante administratif

    il y a 4 semaines

    Choisy-le-Roi, France ARTELIA Temps plein

    Vos missionsVotre tuteur accompagnera votre progression sur les missions suivantes :  GESTION ADMINISTRATIVE :Support et assistance selon les besoins de l’équipe.Mise en forme de courriers et documents internes divers,Gestion des agendas de plusieurs collaborateurs.Archivage physique et numérique des documents et des factures papiers ;Mise à jour...

  • Assistant Administratif Et Commercial

    il y a 4 semaines

    Choisy-le-Roi, France Fp1 Menuiserie Temps plein

    FP1 Menuiserie FP1 Menuiserie est une entreprise dynamique à Choisy le Roi 94 spécialisée dans la fabrication et la pose en menuiserie pour l’ouverture verticale : de fenêtres, de porte d’entrée, volets, porte de garage, portails **Assistant Administratif Commercial H/F POLYVALENT** **Missions** : Directement rattaché(e) au directeur de l'agence,...

  • Assistant Administratif

    il y a 4 semaines

    Le Havre, France Pôle Emploi Temps plein

    Nous recherchons pour nos structures, un(e) assistant(e) administratif/ive au sein de notre siège administratif situé à Alençon. Vous travaillerez sous la responsabilité de la direction et du responsable administratif et financier. Missions principales: - Facturation clients - Aide à la planification des interventions clients - Suivi des règlements...

  • Assistant administratif H/F

    il y a 2 semaines

    Marly-le-Roi, France AB6 RECRUTEMENT Temps plein

    Notre  client est un cabinet de conseil composé de 80 personnes, implanté sur 3 sites en Région Parisienne. Dans le cadre de son développement et d’une création de poste, ce cabinet de conseil recherche, pour son siège social implanté à Saint Germain en Laye, un(e)  Assistant(e)  administratif(ve) H/F. Le poste à pour objet d’intégrer le...

  • Assistant - Assistante administratif - administrative et comptable H/F

    il y a 3 semaines

    Choisy-le-Roi, France ARTELIA Temps plein

    Quelles sont les missions ?Description du posteLa BU MI est spécialisée dans les infrastructures de transport. Elle intervient, tant en maîtrise d'oeuvre qu'en assistance technique ou en études d'exécution et expertises, dans l'ensemble des disciplines des infrastructures et du transport (Metro, TGV, train, tram-train, tramways, BHNS, ...). La BU compte...

  • Assistant - Assistante administratif - administrative et comptable H/F

    il y a 3 semaines

    Choisy-le-Roi, Île-de-France ARTELIA Temps plein

    Quelles sont les missions ?Description du posteLa BU MI est spécialisée dans les infrastructures de transport. Elle intervient, tant en maîtrise d'oeuvre qu'en assistance technique ou en études d'exécution et expertises, dans l'ensemble des disciplines des infrastructures et du transport (Metro, TGV, train, tram-train, tramways, BHNS, ...). La BU compte...

  • Assistant Administratif Et Comptable

    il y a 4 semaines

    Le Havre, France VISAUDIO Temps plein

    **VISAUDIO** est la tête du réseau des magasins _Ecouter Voir_, 5ème acteur du marché de l'optique et 3ème de l'audition, composé de 1200 points de ventes en France, 5000 collaborateurs et 550 millions d'euros de CA en 2021. L'entreprise, composée de 70 collaborateurs, gère opérationnellement l'enseigne et la marque et assure la cohérence des...

  • Assistant / Assistante Administratif Et Comptable

    il y a 4 semaines

    Paray-le-Monial, France Motiv interim Temps plein

    Type de contrat : Contrat de travail temporaire Base hebdomadaire : 35h00 Lieu de mission : Paray-le-Monial (71600) Description: Notre agence MOTIV INTERIM La Clayette recherche pour son client, un assistant administratif et comptable (h/f). Au sein d'une PME, vos missions seront les suivantes: - Gestion du courrier, mails - Archivage de documents -...

  • Assistant - Assistante administratif - administrative et comptable H/F (CDI)

    il y a 3 semaines

    Choisy-le-Roi, France ARTELIA Temps plein

    Poste : Description du posteLa BU MI est spécialisée dans les infrastructures de transport. Elle intervient, tant en maîtrise d'oeuvre qu'en assistance technique ou en études d'exécution et expertises, dans l'ensemble des disciplines des infrastructures et du transport (Metro, TGV, train, tram-train, tramways, BHNS, ...). La...

  • Assistant Administratif

    il y a 7 jours

    Le Grau-du-Roi, France Institut Français de la Vigne et du Vin Temps plein

    Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour rejoindre notre équipe. Nous proposons un premier CDD de 2 mois, un deuxième de 4 mois puis un CDI. Contrat à temps partiel de 32 heures (80% ) éventuellement évolutif vers un temps plein. Responsabilités: - Appui à la gestion administrative et à la justification financière des conventions...

  • Alternance - Assistant administratif / Assistante administratif

    il y a 4 semaines

    Choisy-le-Roi, France Artelia Temps plein

    Description du posteVos missionsVotre tuteur accompagnera votre progression sur les missions suivantes :  GESTION ADMINISTRATIVE :Support et assistance selon les besoins de l’équipe.Mise en forme de courriers et documents internes divers,Gestion des agendas de plusieurs collaborateurs.Archivage physique et numérique des documents et des factures...

  • Assistant Administratif

    il y a 4 semaines

    Le Puy-en-Velay, France GE Compétences 43 Temps plein

    **Description du poste**: Le GE Compétences 43 recherche pour l'une ses entreprises adhérentes un(e) Assistant administratif / Assistante administrative et comptable. Nous vous proposons l'opportunité de rejoindre une structure jeune et dynamique, qui gère le site du Rocher Saint-Michel d’Aiguilhe et le spectacle « Terre de Géants » dans la...

  • Assistant Administratif Comptable

    il y a 4 jours

    Le Havre, France Adéquat Temps plein

    Mission longue durée Notre agence Adéquat du Havre recrute des nouveaux talents : Assistant Administratif /Comptable F/H Un de nos clients est à la recherche d'un Assistant Administratif / Comptable F/H Vos Missions: - Mise à jour des comptes clients - Rapprochement bons de livraison / factures Vos compétences: - Maitriser le Pack office -...

  • Assistant Administratif

    il y a 4 semaines

    Le Haillan, France LUMIA Temps plein

    Dans le cadre d'un renfort d'équipe au sein d'une structure dans le domaine du BTP, vous intégrez une équipe de 3 personnes. Sous l'autorité de la Directrice Administrative et Financière, vous êtes en charge de missions administratives et comptables de la structure. Vos missions: - Gestion administrative - Assister les Responsables Travaux dans...

  • Assistant Commercial Et Administratif

    il y a 4 semaines

    Choisy-le-Roi, France DIAGMANIA Temps plein

    Missions principales: Contact direct avec nos partenaires professionnels de l’immobilier (agence immobilière, agent immobilier, syndic ) - Gestion et suivi du portefeuille clients - Suivi administratif des dossiers en cours - Accueil téléphonique - Gestion des commandes, des ordres de missions et des factures - Prise de commande par téléphone - Saisie...

  • Assistant Administratif Et Comptable

    il y a 2 jours

    Castelnau-le-Lez, France NETALLIA Temps plein

    Assistant Administratif et Comptable (H/F) Résumé du poste: Responsabilités: - Tenue de la comptabilité générale. - Préparer les documents comptables et fiscaux. - Utiliser le logiciel EBP pour effectuer des tâches comptables. - Aider à la préparation des dossiers de paie. - Maintenir un classement efficace des documents administratifs et...

  • Assistant Administratif Et Comptable

    il y a 7 jours

    Le Bourget, France ARTHUR WATSON Temps plein

    Notre client est une entreprise familiale elle est spécialisée dans le secteur d'activité de la construction de maisons individuelles. Disposant d’un savoir-faire professionnel depuis plus de 15 ans, notre client travaille soigneusement et surtout avec rigueur. Dans le cadre du développement de l’activité de notre client, nous recrutons pour...

  • Assistant Administratif Et Comptable

    il y a 4 semaines

    Le Havre, France CLEMAJOB CONSULTING Temps plein

    Retour à la liste - Société: - **CLEMAJOB CONSULTING** - Visiter le site internet **Assistant administratif et comptable H/F**: Seine-Maritime, CDI Référence: **MP-AAC-CR** **Description du poste** Clémajob Consulting recherche pour son client, agence immobilière et syndic de copropriété, un Assistant administratif et comptable H/F. Au sein du...

  • Assistant(e) administratif cabinet comptable

    il y a 4 semaines

    Audun-le-Tiche, France Adsearch Temps plein

    Adsearch vous propose des milliers d''opportunités de carrières dans toute la France pour les profils d''experts, cadres et managers. Que ce soit pour un emploi ou pour une mission, Adsearch c''est le cabinet de recrutement qu''il vous faut !Retrouvez toutes nos offres d'emploi en CDI, CDD, Intérim et Freelance sur notre site internet ! EN BREF :...