Gestionnaire de scolarité-1er et 2ème cycle

Au cœur d’une région reconnue pour sa qualité de vie, l’Université d’Angers, 3ème employeur du territoire, offre un environnement propice à l’épanouissement de ses personnels et étudiants.

Elle comprend 5 Facultés, 1 IUT, 1 école d’ingénieur et 1 IAE et 31 unités et structures fédératives de recherche.

Vous vous reconnaissez dans les valeurs d’innovation, de citoyenneté, de partage et d’accompagnement de l'Université d'Angers ? Rejoignez-nous 

Description et missions de l’unité de travail :

La Faculté de Santé compte 6 départements d’enseignement (PluriPASS, Médecine, Maïeutique, Pharmacie, Formation Continue en Santé, Sciences infirmières), 98 personnels administratifs et techniques (dont 36 administratifs hors laboratoires), 106 enseignants titulaires, le tout au service d’une population de près de 5000 étudiants.

Le service Scolarité Médecine est composé de 13 agents, avec à proximité immédiate, le service Scolarité PluriPASS (3 agents), et la secrétaire pour les étudiants en maïeutique. Les périodes de forte activité se situent principalement en septembre-octobre, de janvier à mars, juin et juillet.

Le/la gestionnaire scolarité de 3ème année agit sous l’autorité de la Responsable de Scolarité 2e cycle (N+1), et du responsable Scolarité Médecine (N+2) de la Faculté de Santé.

Le/la gestionnaire scolarité 3ème année est en relation avec :- les étudiants inscrits en 3ème année- les secrétaires/gestionnaires du 1er et 2ème cycle (de la 2ème à la 6ème année de médecine)- les autres membres qui composent l’équipe Scolarité (y compris la secrétaire de l’Ecole de Sage-Femme)- les agents d’autres services de la Faculté de Santé (service informatique, ingénieurs pédagogiques,gestionnaire relations internationales, chargée d’accompagnement des étudiants, chargée de projets, etc.)- le Directeur du Département Médecine, l’Assesseur à la pédagogie, les responsables d’années d’études- les enseignants-chercheurs et les enseignants , les secrétaires des services hospitaliers (CHU, CH périph)

Gestion de l’étudiant :

• Réalisation des inscriptions administratives (dont transferts) et pédagogiques

• Délivrance des certificats de scolarité et diverses attestations

• Établissement et suivi des conventions de stage

• Gestion des fiches d’évaluation du stage, gestion des émargements en TP obligatoires

• Mise à jour de pages Moodle

• Diffusion d’informations de nature variée (usage des « listes de diffusion par email », espace MOODLE, page web)

Assistance aux enseignements :

• Diffusion des informations auprès des étudiants et des enseignants-chercheurs (emplois du temps initiaux et leurs changements, cursus, détail de la formation)

• Proposition du calendrier des périodes d’enseignement

• Détermination des locaux d’enseignement

• Saisie réservations sur l’application CELCAT, modélisation éléments pédagogiques sur APOGEE

• Gestion des enseignements optionnels : inscriptions, plannings et examens, suivi validations

Gestion des Examens :

• Élaboration et diffusion des plannings des examens, réservation des salles sur CELCAT

• Convocation des responsables d’épreuves et des surveillants

• Préparation matérielle des examens dématérialisés : salles d’examens, recueil des sujets (dont épreuves sur plateforme THEIA, examens sur tablettes), préparation des épreuves (dont celles sur plateforme THEIA), paramétrage, transmission, récupération et gestion des résultats

• Saisie des notes provisoires et définitives avant puis après la réunion du jury, édition des procès-verbaux du jury sur APOGEE, publication résultats et mises en annales des sujets

• Édition des relevés de notes, attestations de réussite et assurer leur distribution

• Prise en compte des modifications des modalités de contrôle des connaissances et validations

Secrétariat – Renseignements :

• Rédaction de courriers courants, utilisation des listes de diffusion aux étudiants, messagerie

• Réponse aux enquêtes pédagogiques et statistiques

• Archivage des différentes pièces administratives

• Classement et gestion des informations relatives à la formation (enseignements, stages, etc.)

• Accueillir et informer les étudiants, les enseignants-chercheurs, et répondre aux diverses demandes provenant de l’extérieur-

• Reprographie de l’ensemble des documents liés aux activités du poste (dont sujets d’examens)

Participation aux activités transversales du service scolarité – Département de médecine :

Aide aux activités de la scolarité 2ème cycle (gestion des optionnels ; organisation, assistance à la coordination et pilotage des ECOS ; préparation matérielle Examens Nationaux ; organisation dématérialisée avec enseignants des conférences EDN et conférences ECOS ; gestion des examens de LCA ; gestion espaces Moodle)

Savoirs :

• Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur, environnement professionnel

• Connaissance de la réglementation afférente à la scolarité des étudiants

• Réglementation régissant les examens

Savoir-faire :

• Intérêt pour la nouveauté dans le travail (modifications des modalités d’organisation pédagogique/administrative, nouveaux outils : modernisation avec examens dématérialisés/informatiques sur les plateformes THEIA/UNESS, gestion d’espaces de ressources MOODLE)

• Savoir hiérarchiser les tâches, organiser et planifier son activité en tenant compte des contraintes et échéances

• Mettre en œuvre des procédures et des règles

• Maîtrise souhaitée des applications APOGEE (inscriptions/examens/modélisation) et CELCAT (planification des locaux, emplois du temps)

• Aisance et intérêt dans l’emploi des outils informatiques de gestion administrative (logiciels de bureautique, messagerie, Environnement Numérique de Travail)

• Savoir rechercher, vérifier et classer l’information

• Anticiper les évolutions des activités de son domaine

Savoir-être :

• Sens de l’organisation

• Rigueur / Fiabilité

• Réactivité

• Capacité d’adaptation, à s’investir sur des projets, être force de proposition, esprit d’initiative

• Sens relationnel, savoir travailler en équipe, en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

• Capacité d’écoute, disponibilité

• Savoir être autonome sur des missions, confiance en soi

• Savoir prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

• Sens de l’accueil et information du public étudiant et enseignant

• Informer et rendre compte

• Sens de la confidentialité (informations et données), être discret

Sujétions, astreintes, contraintes particulières : L’activité s’exerce au sein du service Scolarité- Examens, fréquenté quotidiennement par les étudiants. L’activité peut entraîner des contraintes horaires (périodes d’examens, réunions, activités ponctuelles).

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Poste ouvert uniquement aux contractuels

Catégorie/corps : B / Technicien·ne

Diplôme minimum requis : Bac

Type de contrat : CDD Durée du contrat : jusqu'au 30/11/2024, renouvelable

Date de prise de poste souhaitée : 19/08/2024

Rémunération brute mensuelle : A partir de 1836€ (selon expérience et grille)    

Quotité de travail : 100%

Modalités de recrutement : CV et lettre de motivation obligatoires

Date limite de candidature : 26/06/2024 (entretiens prévus en semaine 27 ou 28)