Assistant administratif

il y a 1 mois

Lille, France Région Hauts-de-France Temps plein

Contexte du poste

Au sein du Pôle Supports Techniques, la Direction du Patrimoine et de la Sécurité assure l’exploitation et la maintenance des bâtiments régionaux administratifs et portuaires. Pour ce faire, elle dispose d’une régie et de prestataires extérieurs. Elle est notamment responsable de la maîtrise de l’énergie au niveau de ce patrimoine. Elle est également en charge de l’entretien propriétaire de l’ensemble du patrimoine hors EPLE disposant d’un exploitant en propre : bâtiments culturels et sportifs (ex Vélodrome de Roubaix) notamment.

Elle pilote la stratégie globale de la politique patrimoniale, sur l’ensemble du patrimoine (lycées compris). Elle veille au maintien des conditions optimales d’utilisation du patrimoine bâti de la collectivité et assure le développement du système d’information patrimonial. Par ailleurs, elle propose et met en œuvre la politique foncière : gestion du domaine public et privé de la collectivité, procédures d’acquisition de cession, location. 

La Direction du Patrimoine et de la Sécurité s'organise autour de 2 départements et 3 services :
- Un département Exploitation et Sécurité 
- Un département Maitrise d’ouvrage
- Un service stratégie et gestion foncière et patrimonial
- Un service administratif et financier 
- Un service système d’information patrimoniale

Le Service Energie et Entretien du Patrimoine à la charge de l'entretien des bâtiments régionaux administratifs, sportifs, culturels et portuaires. Il assure les interventions ultérieures sur les ouvrages et acquiert la matière d'œuvre et les équipements nécessaires aux missions. Il est responsable de la maîtrise de l'énergie au niveau des bâtiments régionaux hors lycée.

Ce service se compose, d’une part, d’un binôme dédié à l’énergie et l’économie des flux, et d’autre part, de responsable de projets et chargés d'opérations assurant la gestion du patrimoine.

La présente fiche de poste concerne le poste d’assistant d’amdministratif dont les principales missions sont :
- Assister les encadrants en apportant un appui en termes d’organisation du temps, de traitement de l’information et de suivi des dossiers
- Garantir la logistique administrative de l’entité ;
- Participer à la préparation des dossiers et rédiger les comptes rendus

Finalité du métier

Assister la manager, l’équipe, le chargé de mission dans les domaines administratif, organisationnel et logistique du secteur d’activité.

Activités du métier

Réaliser l'ensemble des actes de gestion en lien avec sa thématique (collecte, contrôle, rédaction, saisie, diffusion, mise en forme…) ,
Participer à la mise en oeuvre et au suivi des dossiers ,
Prendre en charge l’organisation logistique de manifestations (réunion, événement…) ,
Assurer un premier niveau d’analyse des dossiers liés à son portefeuille ,
Préparer les éléments en vue de la prise de décision, de réunions ou d’instances ,
Apporter un 1er niveau d’information dans sa thématique d’intervention ,
Assurer la circulation de l’information aux différents partenaires ,
Contribuer à la gestion des données (alimentation des tableaux de bord ou logiciel, sécurisation et fiabilisation des données) ,
Participer à la rédaction des bilans et rendre compte de l’activité ,
Identifier et signaler les dysfonctionnements ,
Contribuer à la définition des besoins et à l'organisation de l'activité liée à son domaine d'intervention ,
Contribuer à l’évolution des méthodes de travail et proposer des améliorations des procédures existantes ,
Participer à l’archivage des dossiers ,

Activités spécifiques

Apporter un appui permanent au responsable de service et son adjoint sur les volets suivants : organisation personnelle, de suivi d’activités, d’information et d’accueil
• Jouer le rôle d’interface auprès des différents interlocuteurs : entreprises de travaux, MOE, mainteneurs… (interne et externe)
• Prendre en charge l’organisation logistique de manifestations (réunion)

Assurer l’accueil téléphonique et 1er niveau d’information et orientation

Prendre en charge les activités administratives (assurer le lien avec la DRH et le SAF, gérer le courrier, gestion du temps...)

Contribuer à la gestion des données et au suivi des dossiers de travaux :
• Saisie dans la GMAO (gestion de la maintenance assistée par ordinateur) des demandes de travaux et assurer un suivi qualitatif sur leur avancement
• Suivi des marchés du service et aide à la rédaction de pièces administratives (ALC, avenant...),
• Participer à l’archivage des dossiers ;
• Suivi des devis et de la réalisation des commandes en lien avec le SAF et les chargés d’opération du service,
• Suivi du PPI en lien avec les chargés d’opération et des documents communs de pilotage avec le SAF

Appui administratif ponctuel aux autres services de la direction

Profil

Conditions de travail

Diplômes :

Niveau BAC

Profil Requis :

Rigueur Autonomie dans l’organisation du travail  Capacité d’initiative Sens relationnel et travail en équipe : être capable de travailler en collaboration avec les acteurs internes et externes à l’institution Connaissance du logiciel de GMAO Maîtrise d’Excel

  • Assistant administratif

    il y a 2 semaines

    Lille, France beBee S FR Temps plein

    Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e) pour rejoindre notre équipe au sein du pôle développement. En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e), vous serez responsable de fournir un soutien administratif et opérationnel à notre équipe. Relation directe avec tous les acteurs de la formation, orientation et...

  • Assistant administratif

    il y a 1 mois

    Lille, France Manpower France Temps plein

    Manpower NANTES TERTIAIRE recherche pour son client, un acteur du secteur du BTP, un Assistant de back office agence / location enlevage et manutention CDI (H/F)Environnement international, la pratique de l'anglais est un vrai +. Les missionsVOCATION DU POSTEL’assistant(e) réalise les opérations administratives (saisie, courriers, prise de notes,...

  • Assistant administratif et commercial en alternance

    il y a 1 mois

    Lille, France IPAC Bachelor Factory Temps plein

    , recrute pour son partenaire un(e) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF ET COMMERCIAL en alternance. Vous validerez la 3ème année en Les frais de formation sont pris en charge dans le cadre de l'apprentissage.  MISSIONS :  S’occuper des bordereaux des marchés Connaitre les produits Répondre aux clients Etre force de proposition  L'administratif...

  • Alternance Assistant(e) administratif H/F

    il y a 2 semaines

    Lille, Hauts-de-France ISCOD Temps plein

    L'ISCOD, spécialiste de la formation en Digital Learning, recherche pour son entreprise partenaire, organisme agréé de contrôle technique de la construction, un(e) Assistant(e) administratif H/F en contrat d'apprentissage, pour préparer l'une de nos formations diplômantes reconnues par l'Etat, de niveau 5 à niveau 7 (Bac+2, Bachelor/Bac+3 ou...

  • Alternance - Assistant / Assistante administratif et commercial

    il y a 3 semaines

    Marquette-lez-Lille, France ARTELIA Temps plein

    L’Agence ARTELIA Hauts de France est composée d’une trentaine de personnes. Elle intervient dans les domaines de l’aménagement durable des territoires, de l’hydraulique fluviale et l’hydraulique urbaine pour des missions d’études amont et de maîtrise d’œuvre.Pour accompagner notre croissance, nous recherchons un(e) Assistant(e)...

  • Alternance - Assistant / Assistante administratif et commercial

    il y a 3 semaines

    Marquette-lez-Lille, Hauts-de-France ARTELIA Temps plein

    L'Agence ARTELIA Hauts de France est composée d'une trentaine de personnes. Elle intervient dans les domaines de l'aménagement durable des territoires, de l'hydraulique fluviale et l'hydraulique urbaine pour des missions d'études amont et de maîtrise d'œuvre.Pour accompagner notre croissance, nous recherchons un(e) Assistant(e) administrative et...

  • Assistant administratif et commercial en alternance

    il y a 3 semaines

    Lille, France Ipac Bachelor Factory Temps plein

    MISSIONS : S’occuper des bordereaux des marchésConnaitre les produitsRépondre aux clientsEtre force de proposition L'administratif est important dans ce poste. PROFIL : De formation Bac+2 en Administratif et commercial, vous disposez d'une expérience du type Assistant Commercial. Organisé, carré, nous recherchons un alternant avec une aisance...

  • Assistant administratif et commercial en alternance

    il y a 1 mois

    Lille, France Ipac Bachelor Factory Temps plein

    MISSIONS : S’occuper des bordereaux des marchésConnaitre les produitsRépondre aux clientsEtre force de proposition L'administratif est important dans ce poste. PROFIL : De formation Bac+2 en Administratif et commercial, vous disposez d'une expérience du type Assistant Commercial. Organisé, carré, nous recherchons un alternant avec une aisance...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 mois

    Lille, France Pigier Temps plein

    Notre campus recherche pour l'une de ses entreprises partenaires, une personne souhaitant intégrer le BTS Gestion des Petites et Moyennes Entreprises en alternance. Dans le cadre de votre contrat de professionnalisation ou d'apprentissage, vous serez 3 jours en entreprise et 2 jours en cours. Notre partenaire, localisé à Lille (59) recherche son futur...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 mois

    Lille, France Pigier Temps plein

    Notre campus recherche pour l'une de ses entreprises partenaires, une personne souhaitant intégrer le BTS Gestion des Petites et Moyennes Entreprises en alternance. Dans le cadre de votre contrat de professionnalisation ou d'apprentissage, vous serez 3 jours en entreprise et 2 jours en cours. Notre partenaire, localisé à Lille (59) recherche son futur...

  • Alternance Assistant(e) administratif H/F

    il y a 2 semaines

    Lille, France ISCOD Temps plein

    L’ISCOD, spécialiste de la formation en Digital Learning, recherche pour son entreprise partenaire, organisme agréé de contrôle technique de la construction, un(e) Assistant(e) administratif H/F en contrat d'apprentissage, pour préparer l’une de nos formations diplômantes reconnues par l'Etat, de niveau 5 à niveau 7 (Bac+2, Bachelor/Bac+3 ou...

  • Assistant administratif

    il y a 1 mois

    Lille, France beBee S FR Temps plein

    Le Gestionnaire Administratif H/F sera en charge de la gestion des alternants et stagiaires pour notre Client dans le domaine bancaire. Vos missions et vos principaux champs d'actions seront notamment articulées autour de : - Préparer le dossier administratif du candidat dans le respect des délais légaux et SLA - Faire le lien avec les différents...

  • Assistant Technique et Administratif H/F

    il y a 4 semaines

    Lille, France JCDecaux Temps plein

    Construisons ensemble la ville de demain : dynamique, digitale, mobile, connectée, innovante Mission Le poste d'Assistant Technique et Administratif en agence permet de faire le lien avec les Directeurs Techniques et les Coordinateurs d'Exploitation sur le terrain pour la mise en place des chantiers liés à l'installation de mobilier urbain. A...

  • Assistant(e) administratif

    il y a 1 mois

    Lille, France CRIT LILLE Tertiaire Temps plein

    A propos de l'entreprise :Acteur leader dans les ressources humaines et recrutement enCDD, CDI, CDII et intérim, CRIT compte aujourd'hui près de 450agences d'emploi généralistes et spécialisées en France.Depuis 60 ans, nous répondons aux besoins des entreprisespubliques et privées dans tous les secteurs d'activité.Nous accompagnons chaque année...

  • Assistant pédagogique et administratif F/H

    il y a 2 semaines

    Lille, France e-artsup Temps plein

    Description de l'entrepriseL’ÉCOLE DE LA PASSION CRÉATIVECréée en 2001, e-artsup l’école de la passion créative, forme des créatifs et des designers dans les domaines de la direction artistique, du motion design, du cinéma d’animation et du jeu vidéo. Présente dans dix villes en France : Paris, Bordeaux, Lille, Lyon, Montpellier, Nantes,...

  • Assistant administratif ADV H/F

    il y a 1 mois

    Lille, France Pigier Temps plein

    Vous avez déjà votre école ? Augmentez vos chances de trouver votre alternance avec une deuxième école. L'offre ci-dessous est accessible aux étudiants qui intégreront la formation au sein de . Dans le cadre de votre contrat de professionnalisation ou d'apprentissage, vous aurez : 3 jours en entreprise et 2 jours en cours. Notre partenaire localisé...

  • Assistant administratif ADV H/F

    il y a 1 mois

    Lille, France Pigier Temps plein

    Vous avez déjà votre école ? Augmentez vos chances de trouver votre alternance avec une deuxième école. L'offre ci-dessous est accessible aux étudiants qui intégreront la formation au sein de . Dans le cadre de votre contrat de professionnalisation ou d'apprentissage, vous aurez : 3 jours en entreprise et 2 jours en cours. Notre partenaire localisé...

  • Assistant Administratif et Comptable Patrimoine Immobilier H/F

    il y a 1 mois

    Lille, France Groupe Crédit Agricole Temps plein

    Description du poste Métier Immobilier Titre du poste Assistant Administratif et Comptable Patrimoine Immobilier H/F Description du poste Le Crédit Agricole Nord de France a défini sa politique immobilière visant à préciser les grands principes et les bonnes pratiques nécessaires à la maitrise et à l’optimisation de son...

  • Assistant(e) administratif et de gestion

    il y a 1 mois

    Lille, France Pigier Temps plein

    Pigier Lille : Votre partenaire pour l'enseignement supérieur en alternanceÀ propos de nous: Pigier Lille est une institution d'enseignement supérieur offrant une variété de programmes en alternance, allant du niveau bac jusqu'au bac +5. Nos domaines de formation incluent le management, le commerce, le marketing, la comptabilité, la finance, la gestion...

  • Assistant-e en gestion administrative

    il y a 5 jours

    Lille, France Université de Lille Temps plein

    À propos de nousAmbitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre...