Secrétaire universitaire

Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP), l’université de Tours est la première université de la région Centre-Val de Loire.

Elle propose une offre de formation large, pluridisciplinaire, et interdisciplinaire et une recherche d’excellence reconnue. C’est aussi un établissement inscrit dans un environnement régional dynamique, connu pour la qualité de vie qu’il offre à ses habitants. Dans ce cadre, l’université de Tours se présente comme une université citoyenne, aux valeurs humanistes, socialement engagée, éthiquement responsable.

L’université accueille 30 000 étudiantes et étudiants, et emploie aujourd'hui plus de 1200 personnels et plus de 1400 enseignants chercheurs.

Pour accompagner son développement, l'université de Tours recrute chaque année de nouveaux talents.

L'Université de Tours recrute au sein de sa faculté de Médecine (Centre d’Investigation Clinique INSERM CIC 1415 Domaine Biométrie + Unité de Recherche UMR INSERM U1246 SPHERE), un·e secrétaire universitaire.

Mission principale

Assurer le secrétariat administratif, pédagogique et scientifique, exécuter des tâches administratives courantes pour contribuer à la bonne organisation des activités d’enseignement et de recherche des personnels des deux structures.

1) Activités générales du secrétariat universitaire :

•  Gestion et traitement des informations orales

• Gestion et traitement des informations écrites (courrier, messagerie…)

• Diffusion des informations internes et externes

• Organisation des réunions

• Biométrie : ordres du jour, prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus

• Data Management : prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus

• Gestion des plannings

• Réservation de salles de réunion, salles de visioconférence…

• Tenue des stocks et gestion des commandes des fournitures de bureau, papier, cartouches, etc…

• Élaboration et tenue à jour des tableaux et des dossiers des personnels et des stagiaires

• Mise à jour du classeur des personnels de la structure (CV et attestations de formation)

• Classement et archivage

2) Activités liées à l'enseignement à la Faculté de Médecine

• Aide dans l’élaboration de la maquette des enseignements

• Élaboration d’affiche

• Élaboration de planning

• Publicité par mailing, courrier, …

• Gestion des inscriptions (DIU IRC)

• Relation avec les différents intervenants : information, gestion des déplacements pour les extérieurs, des indemnisations, etc…

• Relation avec les étudiants

• Organisation logistique (réservation de salle, matériel audiovisuel, pauses café, visioconférence…)

• Prise de notes et rédaction des comptes rendus de réunions

• Mise en ligne des supports de cours sur le site internet de l'université (CELENE)

• Organisation et surveillance des examens

• Interactions avec les secrétariats universitaires des Facultés de Limoges et Rouen

• Réservation de salles pour les UERB, le séminaire de l’École Doctorale

• Saisie de dossiers de LCA dans THEIA

• Saisie des épreuves de PASS sur l’ENT

3) Activités liées à la recherche

• Aide aux recherches bibliographiques (Internet, BiblioInserm, PubMed…)

• Extraction de données dans le cadre de bilans

• Suivi et mise à jour de la liste des publications

• Pour les Data Managers, gestion des documents de validation des études et des comptes Ennov Clinical® : scanner, enregistrer, classer et mise à jour

• Élaboration et mise à jour d’un tableau de suivi des conventions financières des projets de recherche

• Archivage des données de Data Management des études terminées

• Mise à jour du tableau des personnels et des stagiaires de l’UMR INSERM U1246 SPHERE

• Participation aux réunions de l’équipe (CU-SPHERE + Journées Scientifiques à Tours et Nantes)

• Organisation logistique de la Journée Scientifique qui a lieu à Tours une fois par an

4) Activités de gestion financière

• Préparation et saisie dans SIFAC : des bons de commandes, des services faits, des ordres de mission, des certificats administratifs.

• Gestion et suivi des remboursements des déplacements des agents

• Dépôt des documents comptables sur la plateforme UTGed

• Suivi et gestion des crédits universitaires du DIU Investigateur en Recherche Clinique (IRC) et des UERB

• Suivi et gestion des crédits d’installation Maître de Conférence nouvellement nommé

• Suivi et gestion des crédits recherche des projets ANR QUARTET et ESCIENT puis d’éventuels nouveaux projets qui seraient obtenus

5) Activités diverses

• Implication majeure dans l'organisation de manifestations telles que congrès, réunions, journées scientifiques…

• Aide à l'organisation des déplacements des personnels (saisies des ordres de missions, autorisation d’absence, autorisation de déplacements…)

• Aide à la préparation des bilans d’activité, des dossiers d’audit, évaluation HCERES, dossier de renouvellement, etc…

Savoirs :

Connaissances :

• calendrier universitaire des études médicales

• organisation et du fonctionnement de l’Université et plus particulière de la Faculté de Médecine

Connaissances facultatives :

• contraintes inhérentes à la Recherche Clinique

• appels d'offres de la Recherche Clinique

• structures de la Recherche Clinique

Savoir-faire

Maîtrise :

• outils et logiciels informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Adobe Acrobat, PDF Creator...)

• outils et réseaux de communications (téléphone, messagerie mail, Internet, ENT, Teams, Zoom…)

• logiciel SIFAC et SIFAC+ (logiciel de comptabilité des Universités de Tours et Nantes)

• PubMed, Google Scholar et autres moteurs de recherche pour faire de la bibliographie

• Notions d'anglais

Savoir-être

• Capacités d’organisation, d’autonomie et d’adaptation (anticipation, prise d’initiative…)

• Réactivité et disponibilité

• Qualités rédactionnelles

• Aptitudes relationnelles, d’écoute, de communication et de discrétion

• Attrait pour le travail en équipe

  
  
  

Contraintes particulières : 

- Tâches multiples et sites multiples (Tours et Nantes pour l’UMR INSERM U1246 SPHERE)

- Relations fréquentes avec les Services de la Faculté de Médecine, et plus particulièrement avec le service financier, le service Audiovisuel et la scolarité

- Saisonnalité des tâches en fonction du calendrier universitaire

- Délais impératifs

- Confidentialité

- Relations avec les collègues de Nantes de l’unité de recherche UMR INSERM U1246 SPHERE

- Pas de déplacement à Nantes : les échanges se font par mail et visio 

Informations complémentaires : 

• poste ouvert aux contractuels et titulaires 

• catégorie : C 

• durée de contrat : 12 mois

• Rémunération : grilles indiciaires des personnels ITRF 

• date limite de candidature : 31/01/2025 

• Renseignements sur le poste : carole.accolas[@]univ-tours.fr ou agnes.caille[@]univ-tours.fr (Toute candidature envoyée directement à ces adresses ne sera pas prise en compte)