Assistante Médico Administratif en imagerie médicale

  PRESENTATIONDE L'ETABLISSEMENT:

Le CHIC est intégré au Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) : Hôpitaux confluence Val de Marne – Essonne; avec le Centre Hospitalier de Villeneuve St Georges.

Le projet d’établissement du CHIC a pour ambition de renforcer ensemble l’excellence partout, pour tous.

Situé au cœur de la ville, le CHIC est un établissement à dimension universitaire, animé par la volonté forte de placer le patient au cœur de son action.

L’établissement est également un hôpital de recours conventionné par la Faculté de Médecine Paris Est Créteil Val de Marne pour neuf disciplines hospitalo-universitaires : la gynécologie et l’obstétrique, l’ophtalmologie, l’ORL, la néonatologie, les pathologies professionnelles, la pédiatrie, la pneumologie et la pédopsychiatrie.

Le CHIC est organisé en 5 pôles :

Pôle Périnatalité Femme Enfant Adolescent : un centre périnatal de niveau 3 gérant par an près de 3700 accouchements, un service de réanimation et un service de néonatologie dimensionnés en conséquence, un centre d’IVG, un centre d’assistance médicale à la procréation ainsi que des services de pédiatrie générale, de chirurgie pédiatrique et de pédopsychiatrie.

Pôle Spécialités Cancer : l’organisation de ce pôle a pour mission principale, la fluidité et l’efficience du parcours patient, notamment en matière de cancérologie médicale et chirurgicale.

Pôle Acuité Vision Dynamique Ambulatoire qui répond au développement de nouveaux modes d’hospitalisation et de prise en charge. Il comprend des unités  de médecine et de chirurgie ambulatoire, le centre de consultations centralisées et les blocs opératoires.

Pôle Urgences-Réanimation-Médecine-Imagerie-Santé Publique qui répond aux missions de proximité de l’établissement grâce à ses services d’urgences, de médecine interne, de médecine polyvalente, de réanimation, d’imagerie médicale, des explorations fonctionnelles cardiaques et neurologiques, d’un service de gériatrie composée d’une unité de Soins de Suite et de Réadaptation et d’une et Unité de Gériatrie Aigue, du CLAT, du CeGIDD, de l’UMJ et de la Permanence d’Accès aux Soins de Santé.

Pôle Médico-Technique est un pôle polyvalent, adapté aussi bien aux examens simples qu’aux diagnostics et traitements sophistiqués. Il comprend un service d’anatomo-pathologie et de cytologie pathologique, un plateau de biologie, une pharmacie, un service de stérilisation, une équipe opérationnelle d’hygiène.

 Le service d’Imagerie Médicale fait partie du pôle UMISP (Urgence Médecine Imagerie et Santé Publique).

LES VALEURS DU SERVICE OU DU POLE (déterminent les comportements, influencent les actes, et conditionnent le travail de l'équipe)

·         La responsabilité : assurer des prestations efficaces, en toute sécurité, en se référant à notre éthique professionnelle, dans l’ensemble des services d’affectation. S’informer sur l’évolution des techniques, faire preuve de vigilance sur les protocoles, les soins et le secret professionnel.

·         Le respect : le respect est une valeur qui permet à l’homme de pouvoir reconnaître, accepter, apprécier et mettre en valeur les qualités d’autrui et de ses droits. Le respect du patient dans le cadre de son parcours de soins, s’interroger sur le sens que nous donnons à nos actions.

·         La cohésion d’équipe : En posant « l’esprit d’équipe » comme une valeur et non comme une donnée abstraite, le sujet accorde de l’importance à la solidarité, l’entraide, la communication et le partage.

·         La motivation : c’est une implication personnelle, un savoir-faire, un savoir-être. C’est aussi évoluer et s’enrichir au contact des équipes et de son équipe. C’est prodiguer des soins de qualité et faire preuve d’enthousiasme.

·         La disponibilité : connaître les attentes institutionnelles, ses ressources afin d’adapter et de personnaliser nos actions.

·         L’équité : Ce terme désigne une forme d’égalité ou de juste traitement ; elle appelle des notions de justice naturelle et d’éthique

·         La tolérance : La tolérance est la vertu qui porte à respecter ce que l’on n’accepterait pas spontanément ;

MISSIONS PERMANENTES :

Assurer les missions d’un secrétariat médical en lien avec le chef de service et l’encadrement.

Les secrétaires exercent leurs missions dans le respect des règles professionnelles, dans le respect de la confidentialité et du devoir de réserve.

En Imagerie médicale, le personnel administratif participe à la prise en charge des patients en collaboration avec l’équipe médicale et paramédicale du service. Il traite et coordonne toutes les informations relatives aux patients 

 Prise en charge du poste Secrétariat

•    Accueil physique et téléphonique des patients et professionnels de santé

•    Traitement des mails/fax/courrier

•    Centralisation, classement et restitution des résultats d’examens

• Gestion et suivi des délais de comptes-rendus

• Frappe de comptes rendus si des pannes du PACS

•    Gestion des tâches administratives

 Prise en charge du poste des RDVs

•   Accueil physique et téléphonique des patients et professionnels de santé

•    Gestion des appels et prise de rendez-vous téléphoniques

•    Planification des examens en coordination avec les prescripteurs et les radiologues et la coordinatrice des rendez-vous

•   Traitement des mails/fax/courrier

• Communication des RDV et des supports associés aux différents interlocuteurs

Qualité

•    Vérification de la cohérence des planifications

•   Traitement des non conformités liées à la prise de RdV

• Participation à des groupes de travail dans son domaine de compétences

• Participation aux réunions inter secteurs

• Veille et alerte sur le non-respect des plages ou des examens programmés.

MISSIONS PONCTUELLES :

• Participer à la formation des professionnels intégrant l’équipe

•   Participation à des groupes de travail

• Assure les commandes de bureautique

• Gestion des plannings médicaux

• PUBLIC ET RELATIONS SOCIALES

• Le travail s'effectue dans le cadre d'une équipe pluridisciplinaire et nécessite un travail de partenariat avec les professionnels médicaux, administratifs et médico-techniques.

Diplôme AMA 

Bac professionnel secrétariat ou Bac technologique SMS

Poste en CDD avec évolution possible vers CDI

SAVOIR FAIRE REQUIS

Sens des responsabilités.

Respect du secret professionnel

Maîtrise de l’outil informatique RIS Xplore

Maîtrise du circuit de la demande et du patient

Connaissance de la compétence des radiologues du service

Savoir gérer les situations d’urgence liées à la programmation

Connaissance des règles de sécurité relative au risque incendie

QUALITES REQUISES ET COMPORTEMENT (pouvant dépendre du service d’affectation);

 Esprit d’organisation et de synthèse

 Force de proposition pour l’organisation des RDV

 Capacité à gérer les situations difficiles, discernement dans la prise en compte des situations d’urgence.

 Recours à la hiérarchie en cas de difficulté de gestion inhabituelle ou conflictuelle.

 Esprit d’équipe

 Aisance dans la communication.

 Discrétion et disponibilité.

Connaissance du milieu hospitalier. 

Connaissance des examens d’imagerie

Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels de bureautique.

 EVOLUTION POSSIBLE DU POSTE ET DE SON ENVIRONNEMENT

Poste de secrétaire de coordination en Imagerie médicale

Dans le cadre de la promotion professionnelle, possibilité de présenter le concours de secrétaire médicale. 

 RISQUES PROFESSIONNELS

 Contraintes organisationnelles :

Stress possible lié :

    - aux situations d’urgence

    - à la surcharge en cas d’effectif minimum

    - à la nécessité de traiter plusieurs situations en même temps

   - contraintes liées à la variabilité de l’amplitude horaire (gestion des situations urgentes)

Disponibilité en cas de nécessité de service afin d’assurer la continuité de l’activité.

Planification des congés en fonction de l’organisation du service

Travail en équipe

Travail sur écran.

Contraintes posturales :

Position assise.