Adjoint administratif pour l'IFSI

il y a 3 semaines

Libourne, France Centre Hospitalier de Libourne Temps plein

CDD 3 mois renouvelable / mutation

Date limite de candidature : 31 mai 2024

Poste

Poste adjoint administratif à la Direction Institut de formation aux métiers de la santé du Nord Gironde, pour le secrétariat de la Direction des services des filières infirmier, aide-soignant et auxiliaire de puériculture à pourvoir au 1er Juillet 2024.

DÉFINITION
 Assurer le secrétariat de l’IFSI, IFAS, IFAP et le suivi de la scolarité des étudiants et élèves de l’ensemble des filières
 Appliquer les procédures de sélection d'entrée en formation infirmière, aide-soignante, auxiliaire de puériculture
 Appliquer les procédures de diplomation de la formation infirmière, aide-soignante, auxiliaire de puériculture
 Entretenir les liens entre étudiants/élèves, formateurs et direction quant à la gestion administrative des dossiers des instituts.

HORAIRES ET ORGANISATION DU TRAVAIL
- Temps de travail : 100%
- Rythme de travail : 5j/7 NIVEAU DE RESPONSABILITÉ & LIENS HIÉRARCHIQUES
 Directeur des soins, coordonnateur général des activités de formation l’IFSI/IFAS/IFAP/FC du Centre Hospitalier de Libourne
 Cadre supérieur de santé, adjoint à la directrice
 Travail en lien avec la coordination administrative LIENS FONCTIONNELS
 Coordination pédagogique de l'IFSI/IFAS/IFAP
 Formateurs
 Service Formation Continue
 Les secrétariats des instituts du Nord Gironde
 Directions fonctionnelles de l’établissement support, en particulier avec les affaires financières, les services économiques, Ressources Humaines, système d’information, ….
 Région Nouvelle Aquitaine
 Université
 ARS – DREETS – CFA – France Travail – Mission locale …
 Autres instituts de formation
 Partenaires (MNH, MGEN, CASDEN…).
MISSIONS GÉNÉRALES & ACTIVITÉS
Tâches principales :
 Accueil physique et téléphonique : apprenants et tous publics
 Gestion du courrier des instituts : réception et traitement
 Gestion du secrétariat :
 Traitement et suivi de la messagerie électronique
 Gestion des réunions diverses, des salles
 Gestion des enquêtes (DREETS, ARS, DRESS, INSEE…)
 Élaboration des rapports d’activités, règlement intérieur, déclaration de la DIRECCTE…
 Suivi et traitement des commandes (fournitures, matériel…)
 Suivi et paiement des intervenants
 Gestion du calendrier et rendez-vous de la direction
 Gestion de la scolarité des apprenants :
 Traitement et suivi des dossiers de demande de prise en charge financière des apprenants (devis, conventions ...)
 Gestion des OPCO
 Instruction des dossiers de rentrée en formation des apprenants et portfolios
 Suivi des assiduités des apprenants
 Élaboration et suivi des stages des apprenants (conventions, indemnités, tenues, ordres de mission ...)
 Inscriptions et suivi des apprenants sur les plateformes (France Travail, Roméo, Transition Pro, Solstiss …)
 Inscription des apprenants à l’université
 Suivi des dossiers de demande de bourses des apprenants
 Déclaration des accidents de travail des apprenants
 Création des badges des apprenants
 Préparation au mémoire de fin d’études
 Présentation des dossiers des apprenants aux jurys de diplomation (inscription ODESSA, conception des dossiers…)
 Gestion des sélections d’entrée en formation :
 Élaboration des dossiers de sélection
 Instruction des dossiers des candidatures des apprenants
 Organisation des jurys de sélection
 Gestion des admissions et suivi des listes (principale et complémentaire)
 Politique qualité, gestion des risques :
 Participation aux audits de certification qualité
 Préparation des visites de certification qualité
 Respect du classement et gestion documentaire
 Respect de la politique qualité de l’établissement
Missions ponctuelles :
 Gestion des instances des instituts
 Engagement dans des missions de référent en transversalité,
 Participation à l’entraide entre les instituts (peut être amené à remplacer ponctuellement sur un autre institut ou à la formation continue),
 Participation aux journées d’accueil,
 Participation aux journées portes ouvertes, aux salons des métiers etc….
 Participation à la démarche de certification des instituts
 Participation à la surveillance d’épreuves si besoin

Profil

EXIGENCES STATUTAIRES
 Statut particulier de la Fonction Publique Hospitalière
 En CDD si pas titulaire de la Fonction Publique Hospitalière Qualifications et diplômes requis :
 BTS Assistant de Direction / Assistant Manager souhaité
 Baccalauréat professionnel ou technologique en gestion administrative souhaité ou équivalant
 Expérience professionnelle en gestion administrative attendue.

APTITUDES REQUISES
Générales :
 Excellente présentation
 Discrétion et respect du secret professionnel
 Sens de la communication et de l'accueil
 Adaptation et intégration
 Organisationnelles, méthodiques et respect des échéances
 Autonomie
 Capacité à faire du reporting
 Ponctualité
 Rigueur
 Réactivité, logique, dynamisme, sens des priorités
 Sens du travail en équipe
 Esprit de synthèse
Connaissances :
 Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook…
 Connaissance ou capacité rapide d’apprentissage pour l’utilisation des différents logiciels métiers et plateforme : Berger Levrault, Odessa, Kairos, Roméo, Solstiss…
 Qualité rédactionnelle
Spécifiques : (souhaitées)
 Connaissance de la réglementation de la formation, des sélections et des référentiels de formation infirmière, aide-soignante, auxiliaire de puériculture
Valeurs professionnelles :
 Sens de la responsabilité
 Écoute
 Loyauté
 Exemplarité

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  • Directeur Adjoint de Crèche

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    La Communauté d'Agglomération du Libournais (La Cali) a pour objet d'associer, au sein d'un espace de solidarité, des communes qui souhaitent agir, ensemble, sur des projets communs de développement et d'aménagement de l'espace, mais aussi sur la mise en place de services de proximité. Composée de 45 communes (92 000 habitants), elle porte des projets...

  • Assistant de Recrutement et de Gestion Administrative H/F

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    Afin de renforcer notre équipe, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Recrutement et de gestion administrative pour intégrer notre agence de Libourne. Les missions sont polyvalentes : vous interviendrez aussi bien sur la partie recrutement que sur la partie administrative RH.Plus précisément, vous serez en charge :- Du Recrutement :- Publication des...

  • Adjoint Des Cadres, Service Des Admissions

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    Libourne, France CENTRE HOSPITALIER Robert Boulin Temps plein

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  • Auxiliaire de Puericultrice

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    Libourne, France Centre Hospitalier Libourne Temps plein

    **Poste**: Poste Auxiliaire de Puéricultrice à pourvoir au 1er mars 2023, en CDD 1 mois pouvant être renouveler à la crèche du Centre Hospitalier de Libourne. Horaires en 8h, variables et définis entre 5h45 et 21h30.Rythme de travail : 39h par semaine. Du Lundi au Vendredi ; Polyvalence sur les 3 sections d’enfants. ACTIVITES / MISSIONS: TACHES...

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  • Aide Soignant en Nuit Hospitalisation

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    Libourne, France Centre Hospitalier de Libourne Temps plein

    Paramédical Ouvert à tout type de contrat Date limite de candidature : 31 mai 2024 Poste Poste vacant à pourvoir au 3 Juin 2024 Infirmier cadre de santé ; Cadre de Santé filière infirmière de bloc opératoire ou filière infirmière avec expérience bloc, Pôle Médecine opératoire au Centre Hospitalier de Libourne. Rythme de travail...