Responsable du service des entrées

il y a 1 mois

Lyon, France Ecole Normale Supérieure de Lyon Temps plein
Description entreprise :

L'Ecole Normale Supérieure de Lyon (ENS Lyon), implantée à Lyon Gerland, forme ses étudiants par et pour la recherche. Elle regroupe toutes les disciplines, en dehors du droit et de la médecine.

L'École Normale Supérieure de Lyon dispense une formation d'excellence à des élèves et à des étudiants se destinant aux métiers de l'enseignement et de la recherche et concourt à la formation des cadres supérieurs de la haute administration et des entreprises.

Au sein de la Bibliothèque Diderot de Lyon, le poste est positionné au sein du département Collections et rattaché hiérarchiquement à l’adjoint du département.

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

Description du service

Le service des entrées est composé d’un agent permanent (responsable du service des entrées) avec l’apport fonctionnel de 4 agents d’autres département intervenant au sein du service (1 agent de catégorie B et 3 agents de catégorie C).

Relations fonctionnelles

  • En interne

Chargés de collection

Service des affaires générales

Service Signalement

Service de l’équipement

Service des concours de l’ENS

  • En externe

Fournisseurs de monographies, cartes et DVD

Autres bibliothèques

Contraintes particulières de travail

Contraintes horaires conformément au protocole ARTT dérogatoire de la Bibliothèque Diderot de Lyon (une sortie à 19h par semaine, permanences le samedi).

Profil de poste qui ouvre la possibilité du télétravail au bout de 6 mois de présence sur les fonctions


Description du poste :

PRÉSENTATION DU POSTE :

Place du poste dans l'organisation : au sein de la Bibliothèque Diderot de Lyon, le poste est positionné au sein du département Collections et rattaché hiérarchiquement à l’adjoint du département.

MISSION :                                                      

Le / la responsable organise et gère les opérations du circuit des commandes qui relèvent de son service : l’envoi aux fournisseurs, le suivi et la réception des commandes de monographies, de cartes, de numéros de périodiques isolés et de DVD pour l’ensemble de la bibliothèque, ainsi que le début du traitement documentaire et matériel. Il / elle prend en charge les échanges avec les fournisseurs (réclamations, annulations de commande, suspension des livraisons, etc.), en lien avec l’ensemble des interlocuteurs concernés (chargés de collection, service financier). Il / elle organise le travail du service, contribue à la rédaction des procédures de travail et aux actions de formation, en lien avec le responsable adjoint du département.

ACTIVITES :

  • Gestion du service des entrées

Organiser le circuit et le traitement des commandes dans son service.

Être l’interlocuteur des fournisseurs ; à ce titre, leur communiquer les informations nécessaires à la gestion administrative et financière des commandes (envoi des n° de commandes, dates butoir d’envoi des factures en fin d’année…)

Encadrer fonctionnellement les agents qui prennent part aux activités du service : répartition des tâches dans le respect de la continuité du service, méthodologie de travail, définition des objectifs, animation des réunions de service, formation des nouveaux arrivants et mise à jour des procédures de travail.

Gérer le calendrier budgétaire pour son service, notamment sa clôture : contacts suivis avec les fournisseurs, gestion des délais, sollicitation des chargés de collections pour les annulations, etc.

Participer à la rédaction des documents pour les marchés publics de monographies et à l’analyse des offres

  • Fonctions opérationnelles

Participer au regroupement des commandes manuelles et à l’extraction des commandes manuelles et automatiques.

Contribuer à la réception des commandes : vérification intellectuelle (conformité avec les bons de commande), matérielle et financière (différences de prix, non-conformité au marché) des documents réceptionnés, facturation dans le SIGB.

Procéder au début du traitement documentaire et matériel des documents reçus : localisation, exemplarisation et estampillage en fonction des spécifications.

Assurer le suivi de l’état des commandes (commandes en révision, retards de livraison, ouvrages épuisés) en relation avec les interlocuteurs concernés (fournisseurs, chargés de collections, service financier).

Traiter et suivre les problèmes complexes de commande (demandes d’avoir, retours d’ouvrages, réclamations, problèmes de facturation).

  • Assistance au service concours

Venir en appui au service concours de l’ENS de Lyon pour la constitution de la bibliothèque de l’oral du concours d’entrée

  • Indicateurs et statistiques

Seconder l’adjoint du département des collections dans la production annuelle des indicateurs liés aux entrées de documents.

  • Braderie

Coordonner l’organisation de la braderie (revente des ouvrages pilonnés de la bibliothèque), en lien avec la direction du département.

  • Accueil des publics

Accueillir le public et répondre à ses demandes sur place ou à distance.

Faire respecter le règlement de la bibliothèque.

Inscrire les utilisateurs et mettre à jour leurs données personnelles, enregistrer les transactions des documents, gérer les incidents techniques et les pénalités.

Communiquer les documents en accès indirect.

Activités associées :

Participer à la vie du département Collections

Rendre compte de l’activité de son service

Participer à l’établissement des procédures transverses au circuit du document


Profil recherché :

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances sur l’environnement professionnel

  • Modes d’organisation et de fonctionnement des bibliothèques universitaires
  • Connaissance complète de la chaîne du traitement documentaire en bibliothèques (de la commande et de l'entrée de l'ouvrage à sa mise en rayon)
  • Marchés publics, finances publiques
  • Règles de sécurité liées à la manipulation d’objets lourds.
  • Règles de sécurité applicables au sein du bâtiment.

Savoir-faire opérationnels

  • Gérer les interactions avec les fournisseurs et prestataires de façon à garantir la qualité du service
  • Formaliser des procédures de travail
  • Maîtriser les logiciels et outils (notamment les modules d’acquisition et de circulation du SIGB Alma)
  • Maîtriser les principaux outils de bureautique, en particulier Excel.
  • Coordination et management fonctionnel
  • Maîtriser les outils du travail en équipe

Savoir être

  • Rigueur
  • Capacités relationnelles et diplomatie
  • Sens de l’initiative, autonomie
  • Capacité d’adaptation et de réactivité
  • Capacités rédactionnelles

  • Secrétaire Bureau Des Entrées/facturation

    il y a 4 semaines

    Lyon, France Centre des Massues Temps plein

    A la tête d’un important réseau de 600 établissements dans les secteurs sanitaire, médico-social, social, et de l’enseignement, la Croix Rouge Française emploie plus de 16 000 salariés et 70 métiers la composent dans des « instituts médico-éducatif, crèches, maisons de retraite, centres de réadaptation fonctionnelle, instituts de formation,...

  • Offre de Cdi

    il y a 1 semaine

    Lyon, France ETIC - Foncièrement Responsable Temps plein

    **Vous voulez un travail qui a du sens, tout en conservant un haut niveau d'exigence et de professionnalisme ? Vous aimeriez que votre énergie bénéficie à une organisation à impacts sociaux et environnementaux positifs, forts et avérés ? Rejoignez-nous !** **_ ETIC_**_® - Foncièrement Responsable, Entreprise Solidaire d'Utilité Sociale (ESUS)...

  • Responsable de Service

    il y a 1 mois

    Lyon 8e, France FOYER NOTRE DAME DES SANS-ABRI Temps plein

    Descriptif du poste Le responsable de service supervise le fonctionnement du service qui lui est confié dans ses dimensions sociale, humaine, financière, administrative, partenariale, dans les limites de ses délégations. Il est placé sous l autorité d un responsable de pôle à qui il reporte en direct. **MISSIONS** **Conduite de projets de...

  • Appui sur les liens et les projets entre partenaires et ...

    il y a 1 mois

    Lyon, France Service Civique Temps plein

    En quelques mots... L’association Au Tambour ! a ouvert en 2020 le premier lieu d’accueil dédié au bien-être des femmes non accompagnées d’enfants, victimes de précarités, d’isolement et de violences sur la Métropole de Lyon.Votre mission de Service CiviqueObjectifsParticiper à un projet innovant croisant plusieurs thématiques :précarité,...

  • Responsable de Service Pour Son Service de Milieu

    il y a 1 mois

    Lyon, France AGASEF Temps plein

    **Formations**: - Caferuis - DEIS - Master II Droit de la famille** **Missions**: Le(a) responsable de service se situe à un niveau de pilotage et de coordination. A ce titre, il/elle fait partie de l’équipe de direction. Il/elle a pour mission de manager une équipe de professionnels et de développer un référentiel d’intervention spécifique...

  • Participer au développement du lien social entre les ...

    il y a 4 semaines

    Lyon, France Service Civique Temps plein

    En quelques mots... Depuis maintenant cinq ans, ERIS propose aux personnes exilées, des formation intensives d'apprentissage de la langue française. Au sein d'une jeune équipe, nous recherchons un.e volontaire pour assurer le suivi et l'épanouissement des bénéficiaires tout au long du programme de formation !Votre mission de Service...

  • Agent Administratif Bureau Des Entrées

    il y a 4 semaines

    Lyon, France Hopital Intercommunal Gériatrique de Neuville et Fontaines sur Saône Temps plein

    Le Centre Hospitalier de Neuville sur Saône recrute un/une agent de gestion administrative au Bureau des entrées. Le poste est à pourvoir au 1er mars 2024 à temps plein. **Missions**: Il/Elle assure sous la responsabilité directe du responsable du bureau des entrées, la mise en œuvre et la réalisation des opérations concourant à la gestion du...

  • Faciliter Le Lien Entre Les Jeunes Et Les

    il y a 7 jours

    Lyon, France Mission Locale Du Forez Temps plein

    **En quelques mots...**: - La / Le volontaire interviendra auprès de jeunes 16/25 ans, en recherche d'insertion professionnelle et sociale, inscrits auprès de la ML Elle / il, apportera un éclairage sur la structure (connaissance de l'offre de services par les jeunes) et contribuera à l'animation d'ateliers numériques. **Votre...

  • Accompagner et informer les usagers dans les services du ...

    il y a 4 semaines

    Lyon, France Service Civique Temps plein

    En quelques mots... Au sein d’une équipe de volontaires en service civique, le médiateur numérique accueille les usagers dans un espace numériqueAssurer les fonctions de médiateur numérique pour les usagers des services de préfecture à LyonVotre mission de Service CiviqueObjectifsIntermédiaire entre les usagers et l’administration, il facilite...

  • Accompagner et informer les usagers dans les services du ...

    il y a 3 semaines

    Lyon, France Service Civique Temps plein

    En quelques mots... Au sein d’une équipe de volontaires en service civique, le médiateur numérique accueille les usagers dans un espace numériqueAssurer les fonctions de médiateur numérique pour les usagers des services de préfecture à LyonVotre mission de Service CiviqueObjectifsIntermédiaire entre les usagers et l’administration, il facilite...

  • Ach Bureau Des Entrées Facturation

    il y a 4 semaines

    Lyon, France CHU de Saint-Étienne Hôpital Nord Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** ACH Bureau des entrées Facturation **CONTRAT** CDD; CDI; Détachement; Mutation **DESCRIPTIF** Amplitude 8 H 00 - 18 H 00 Définir, planifier et piloter les activités et les moyens d un ou des services administratifs. Activités et savoir-faire maîtrisées - Contrôle de la cohérence des données /...

  • Assistant Service/réceptionnaire Atelier

    il y a 4 semaines

    Lyon, France Garage des voirons Temps plein

    **Assistant(e) Service /Réceptionnaire Atelier** **Poste en CDI** **Basé à Vétraz-Monthoux (74)** Vous êtes de nature serviable, motivé, responsable et autonome. Si comme nous, vous placez la qualité de service et le souci du détail au centre de vos préoccupations, n’hésitez plus, rejoignez le Garage des Voirons. Dans le cadre de notre...

  • Responsable Du Service

    il y a 1 semaine

    Lyon, France VILLE DE VILLEFRANCHE SUR SAONE Temps plein

    Filière: **Technique** Métier: **Logistique - Maintenance - Entretien** Catégorie: **B** **Technicien territorial** CDD ou titulaire **Villefranche-sur-Saône** **(Rhône 69)** *** **Titulaire ou contractuel** Expérience: **Indifférent** Rémunération statutaire + régime indemnitaire Date limite: **12/06/2023** **Descriptif et...

  • Responsable de Service

    il y a 7 jours

    Lyon, France KFC Temps plein

    Implanté en France depuis 1991, KFC France compte aujourd'hui près de 300 restaurants et plus de 8 000 collaborateurs qui servent des milliers de repas par jour. _ - Dans le cadre de son développement KFC recrute un Responsable de Service.._ **_ Ici on marine, on pane, on re-pane, on frit, on cuit, bref : on cuisine._** **_ Mais aussi on accueille, on...

  • Responsable de Service

    il y a 7 jours

    Lyon, France KFC Temps plein

    Implanté en France depuis 1991, KFC France compte aujourd'hui près de 300 restaurants et plus de 8 000 collaborateurs qui servent des milliers de repas par jour. _ - Dans le cadre de son développement KFC recrute un Responsable de Service..**_Ici on marine, on pane, on re-pane, on frit, on cuit, bref : on cuisine. _** **_Mais aussi on accueille, on sert,...

  • Adjoint Au Responsable Du Service de La

    il y a 1 semaine

    Lyon, France Grand Lyon Métropole Temps plein

    Type d'offre: - Emploi - Cadre(s) d'emplois: - ATTACHES TERRITORIAUX, INGENIEURS TERRITORIAUX - Référence: - 2023-9018 - Service: - Délégation urbanisme et mobilités,Direction planification et stratégies territoriales, service planification - 17/04/2023 La Métropole de Lyon est une collectivité territoriale unique en France. Créée en 2O15,...

  • Responsable Commercial Services

    il y a 4 semaines

    Lyon, France Groupe Partnaire Temps plein

    Votre cabinet Partnaire Recrutement Volumique recherche pour l’un de ses clients, leader européen dans la fabrication de hayons élévateurs, un(e) Responsable Commercial Services itinérant(e) sur la Région du quart Sud-Est. En collaboration avec le responsable grands comptes, votre mission sera de représenter la marque auprès des partenaires...

  • Responsable Service Clients

    il y a 1 semaine

    Lyon, France EPITECH Temps plein

    **EPITECH, expert en recrutement, recherche pour l’un de ses clients, 1 **Responsable Service Clients H/F**.** **Rôle & Mission**: Nous recherchons pour notre client **spécialisé dans le secteur automobile** un **Responsable Service Clients H/F** pour rejoindre notre équipe dynamique. Sous la r**esponsabilité directe du Responsable des Opérations**...

  • Responsable de Service Social

    il y a 3 semaines

    Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes, France EFFEKTIV Temps plein

    Quelles sont les missions ?Le POSTE : Responsable de Service Social F/H - LYON - CDILe périmètre concerne les services agissant en direction de l'insertion de familles et de familles monoparentales et comprend :Le service RESIDENCE qui porte des dispositifs de logements accompagnés (110 logements), le CHRS OLYMPE (53 places) et le CHU SALVA (23 places)...

  • Responsable Libre Service

    il y a 1 mois

    Lyon, France CONTACT RH. Temps plein

    CONTACT RH VALENCE recherche pour l'un de ses clients, un(e) Responsable libre service en CDI à Montélimar. **Description du Poste**: En tant que Responsable de Libre-Service, vous aurez pour mission de développer les ventes et de fidéliser la clientèle du libre-service de notre site. Vous serez responsable de la gestion opérationnelle du...