Assistante de Direction Communication(H/F)

Il y a 2 mois

SaintDenis, France Haute Autorité de Santé Temps plein


Date :16/10/2023
Poste à pourvoir Secrétaire de direction (H/F) auprès de la directrice de l’information, de la communication et de l’engagement des usagers (DCIEU) Emploi Secrétaire de direction (H/F)
Filière : appui au management et au pilotage Emploi-repère Secrétaire de direction Catégorie d’emploi Catégorie 3 Type de contrat Contrat à durée indéterminée / Temps complet Motif Remplacement de personnel permanent   Localisation Saint-Denis (93) Rémunération Selon expérience et niveau de formation, par référence aux grilles indiciaires des agences sanitaires en application du décret n°2003-224 du 07 mars 2003 ou selon statut particulier si fonctionnaire (détachement)  
 
DESCRIPTION DU POSTE A POURVOIR Missions générales
 
 
  Vous aurez pour mission d’appuyer la directrice de la communication, de l’information et de l’engagement des usagers (DCIEU) dans la perspective de démultiplier son activité et de lui faire gagner du temps. Vous assurerez également des activités d’appui au service communication et information (SCI), l’un des services de la DCIEI.
 
Secrétariat de la directrice
  • Assurer, en toute autonomie, réception et filtrage des appels, prise de messages, gestion de l’agenda et planning de réunions et RV internes / externes
  • Constituer un point d’entrée, de centralisation et de relais, des demandes internes et externes, gérer la boîte mail de la directrice (réception, tri et filtrage des mails, orienter les mails et éventuellement y répondre)
  • Gérer et suivre des dossiers spécifiques et/ou sensibles de la directrice, responsable, notamment confidentiels ou réservés
  • Préparer et organiser les déplacements individuels et/ou collectifs
 
Traitement d’information et communication
  • Assurer l’organisation et le suivi, élaborer les ODJ et les dossiers, et le cas échéant rédiger et transmettre les relevés de décision :
    • des réunions hebdomadaires du CODCIEU (managers de la DCIEU)
    • des réunions trimestrielles de coordination de DCIEU avec les autres directions de la HAS
    • des réunions mensuelles rassemblant l’ensemble des collaborateurs de la direction
    • de toutes autres réunions ou séminaires qui s’avéreraient importants pour le bon fonctionnement de la direction
  • Constituer un fond de dossier sur un sujet donné avec des informations à jour (internes HAS et /ou externes)
  • Organiser, alimenter le partage et le classement de documents, notamment sur Teams
  • Assurer la relation avec le cabinet de la gouvernance concernant les contributions de la DCIEU au comité de direction, au comité exécutif et au Collège
  • Faciliter la circulation des informations de nature à intéresser tout ou partie des collaborateurs de la direction
  • Veiller à la qualité des relations avec les interlocuteurs des autres directions et services, partager les bonnes pratiques
  • Rédiger, à partir d’indications, des projets de courrier
  • Elaborer ou participer à l’élaboration, mettre en forme et diffuser des documents (rapport, diaporama, note, message, mail interne…)
  • Etablir des contacts avec les partenaires, les interlocuteurs, les prestataires externes… Assurer leur accueil, faciliter leurs interactions avec la HAS
  • Être le référent de la charte de conservation des documents de la DCIEU
 
Fonctionnement
  • Assurer la gestion et le suivi administratif des dossiers de la directrice (achats, ordre de mission, frais, conventions, commandes)
  • Participer à la préparation du budget annuel de la direction
  • Suivre l’exécution budgétaire
  • Concevoir et actualiser des tableaux de bord d’activité, bilans d’activité 
  • Participer à l’élaboration de procédures internes / Veiller à leur respect
  • Être force de proposition sur les actions et organisations à mettre en place pour optimiser en continu le fonctionnement de la direction, proposer des outils d’aide au bon fonctionnement tels que : modes opératoires, fiches techniques
 
Appui au SCI
  • Assurer le suivi budgétaire du service communication et information (SCI) en lien avec la cheffe de service
  • Maintenir à jour le fichier de contacts institutionnels (veille quotidienne, mise à jour post e-mailings), extraire les fichiers nécessaires aux e-mailings pilotés par le SCI
  • Être le référent de la charte de conservation des documents du SCI
  • Suivre les indicateurs d’activité du SCI
  •  
Direction et service d’affectation Direction de la communication, de l’information et de l’engagement des usagers (DCIEU)
 
La direction de la communication, de l’information et de l’engagement des usagers (DCIEU) est chargée, sous la responsabilité d’une directrice, de concevoir et de mettre en place la stratégie de communication et d’information de l’institution. Elle en promeut le positionnement, l’image et les activités et facilite l’appropriation de ses productions par ses différents publics. Elle définit la politique d’implication de la société civile.
Elle est et organisée en 4 services – le service communication et information (SCI), le service presse (SP), le service documentation et veille (SDV) et le service engagement des usagers (SEU) – et compte une cheffe de projet en charge de l’amélioration de l’impact des recommandations.
 
  PROFIL RECHERCHE Formation De Bac à Bac + 2 en secrétariat / gestion-administration  
Expérience
 
 
   
Vous pouvez vous prévaloir d’une expérience de 3 ans minimum sur un poste avec des activités similaires. Compétences
  Pour mener à bien les missions du poste, vous savez discerner et traduire les intentions et contraintes d’action de votre responsable pour démultiplier son action. Vous savez opérationnaliser son action en transformant ses indications générales en supports écrits ou oraux pour validation en transmettant les informations rapidement et sûrement au sein de la HAS ou à l’extérieur. Un grand sens de la confidentialité est essentiel.
 
Vous savez assurer la fonction d’interface avec l’interne et avec l’externe, y compris dans des contextes d’urgence induisant de fortes exigences comportementales, la prise de recul et le renvoi d’une bonne image de l’institution. Doté(e) d’un excellent relationnel et d’un véritable esprit d’équipe, vous faites preuve de rigueur et d’un grand sens de l’organisation. Réactivité et sens des priorités sont nécessaires au regard des nombreuses interactions quotidiennes caractérisant ce poste, en particulier en interne avec l’ensemble des services de la HAS.
 
Vous disposez de solides compétences en gestion administrative et maitrisez parfaitement les outils bureautiques (word, excel, powepoint) ainsi que l’application Teams. La maitrise des applications utilisées à la HAS (en particulier PEP, DPI-Santé, Evamed, SI-RH, TalentSoft) est un plus. A défaut, la facilité à s’approprier facilement de nouvelles applications est indispensable. Vous maitrisez par ailleurs parfaitement l’orthographe.
 
Polyvalent(e) et entreprenant(e), vous apportez une contribution active à la construction et à l’organisation du collectif de travail.
 
   
LA HAUTE AUTORITÉ DE SANTÉ Autorité publique indépendante à caractère scientifique, la Haute Autorité de santé (HAS) vise à développer la qualité dans les champs sanitaire, social et médico-social, au bénéfice des personnes.
Elle travaille au côté des pouvoirs publics dont elle éclaire la décision, avec les professionnels de santé pour optimiser leurs pratiques et organisations, et au bénéfice des usagers dont elle renforce la capacité à faire des choix.
 
Elle exerce trois missions principales :
 
  • évaluer les médicaments, dispositifs et actes en vue de leur remboursement ;
  • recommander les bonnes pratiques professionnelles, élaborer des recommandations vaccinales et de santé publique ;
  • mesurer et améliorer la qualité dans les hôpitaux, cliniques, en médecine de ville et dans les structures sociales et médico-sociales.
 
La HAS exerce son activité dans le respect de trois valeurs : la rigueur scientifique, l'indépendance et la transparence.
 
Créée par la loi du 13 août 2004 relative à l’Assurance maladie, elle est organisée autour :
 
  • d’un Collège de huit membres dont un président ;
  • de commissions spécialisées présidées par des membres du Collège ;
  • de services réparties en cinq directions opérationnelles.

Ref : C157O69583

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    Nous recherchons pour l'un de nos client une Assistant de direction H/F: - Connaissance avancée sur les outils informatiques - Expérience de minimum 10 ans dans l’assistanat et dans le domaine de la construction Missions: - Tous les calendriers de réunion - Les livrables à sortir, - Les ppt à préparer, - Les arrivées de données d’entrée à...

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    Le Groupe SNCF a pour vocation de simplifier les déplacements, fluidifier le transport des personnes et des marchandises, et développer la mobilité de demain. Au sein du Groupe SNCF, la société SNCF SA est en charge des responsabilités stratégiques, des pouvoirs de direction et de contrôle renforcés ainsi que du pilotage portant sur l’ensemble des...

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    Dans le cadre de son développement au Siège, nous recherchons un/une **:Assistante de Direction (Accueil et Franchise) H/F** l' Assistant(e) de direction répond aux demandes de son supérieur : organisation de réunions, de déplacements, de séminaires, suivis de certains dossiers de Franchise. Il/Elle assure le secrétariat et l'Accueil auquel elle...

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    **Missions**: Sous l’autorité directe de la directrice de la DIRCOM, l'assistant de la direction de la communication et du dialogue avec la société (f/h) contribue à l’ensemble des activités d’assistanat de la direction, ou de ses différentes unités. Au cœur des enjeux et des activités de la direction, il/elle garantit son bon fonctionnement...

  • Alt - Assistant de Direction

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    **Date**:12 avr. 2023 **Lieu de travail**: ST DENIS, FR, 93200 **Entreprise**:GENERALI VIE **ALT - ASSISTANT DE DIRECTION** - H/F** Référence : 8614 APPRENTISSAGE SAINT DENIS **Generali** Avec plus de 67 millions de clients et un chiffre d’affaires de 75,8 milliards d’euros en 2021, Generali est l’un des leaders de l’assurance et de la...

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    **About us** We are professional and agile. Our work environment includes: - Modern office setting - Food provided **Responsibilities**: - Gérer les agendas et les réunions. - Organiser des voyages et des événements. - Gérer les appels téléphoniques et les courriels. - Gérer les documents et les dossiers. - Rédiger des rapports et des...

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    **Adjoints Administratifs Territoriaux**: **Réf : 974230100912094**: - **Catégorie **:C - Administrative - **Niveau d'études **:Bac - Saint-Denis **Le Conseil Départemental de la Réunion**: **RECRUTE**: par voie de mutation, de détachement, d'inscription sur liste d’aptitude ou contractuelle, un(e) **Assistant de direction (H/F) **à** la Direction...

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    **Assistant(e) de direction**: Employeur INSTEP IDF Localisation **SAINT DENIS** (93) Seine-Saint-Denis Contrat **CDI** Convention CCNOF Groupe Indice (pt.) ou Salaire brut (€) 2334 Plein-temps 35 heures/semaine Nous recherchons un.e Assistant(e) de direction H/F en CDI, Vous assurez les missions suivantes : o L’organisation et la documentation des...

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    Saint-Denis, France INSTEP IDF Temps plein

    Assitant - de Direction H-F Type d'emploi : CDI Rémunération : 2 334,00€ par mois Programmation: - Travail en journée Formation: - Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel) Expérience: - Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Optionnel) Langue: - Anglais (Optionnel) Lieu du poste : En présentiel Date de début prévue : 02/05/2024

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    Saint-Denis, France COOPEMPLOI Temps plein

    Coopemploi est une coopérative de travail temporaire spécialisée dans le secteur médico-social. La solidarité, le respect des engagements, la tolérance ainsi que la bienveillance sont les piliers de notre équipe et de nos métiers. Découvrez la Team Coopemploi QUI SOMMES-NOUS Consultez toute notre actualité SCIC COOPEMPLOI **Description du...

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    Filière: **Administrative** Métier: **Social** Catégorie: **B ou C selon profil** **Rédacteur territorial** **ou Adjoint administratif territorial-AAT** CDD ou titulaire **SAINT GRATIEN** **(Val-d'Oise 95)** **Titulaire ou contractuel** Expérience: **2 à 3 ans** Rémunération statutaire + régime indemnitaire Date...

  • Assistant de Direction

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    _**ASSISTANT(E) DE DIRECTION**_ - **Notre société**:_ TWELVE COM, société par actions simplifiée unipersonnelle, est active depuis 4 ans. Nous sommes spécialisée dans le secteur d'activité des télécommunications filaires. Nous faisons parti d'un groupe composé de 4 sociétés : TWELVE GROUP, TWELVE COM, TWELVE INFRA, TWELVE TECH. Monsieur...