Un.e assistant.e de direction
Il y a 7 mois
Description du poste
Contrat à durée indéterminée à temps plein (35h), période d’essai de deux mois
Sous l’autorité de la déléguée régionale de l’URHAJ, l’assistant.e de direction accompagne et assiste au quotidien l’ensemble des membres de l’équipe URHAJ.
Au sein d’une équipe régionale de 5 personnes, le/la salarié.e est en appui transversal et a pour
principales missions de :
1. Participer à l’animation de la vie de l’Union régionale :
Participer aux temps de travail et de réflexion de l’équipe salariée. Participer aux rencontres avec les administrateur.trices. Participer à des groupes de travail nationaux thématiques ou régionaux (animations territoriales). Contribuer à la mise en place de réunions et séminaires (ordre du jour, organisation logistique, etc). Assurer la communication courante entre l’Union et ses membres : rédaction, envoi et suivi des convocations, transmission des informations à qui de droit, etc. Contribuer à la préparation de documents préliminaires à certaines réunions (note de synthèse, analyse de documents, présentations power point). Appuyer l’équipe à la gestion de projet (calendrier annuel, animations territoriales).2. Assurer la gestion des formations :
Assurer le process complet de suivi administratif pour l’ensemble des formations du catalogue annuel de l’URHAJ : inscriptions, convocations, émargement, évaluations, attestations, relations aux prestataires, facturation, etc. Appliquer les procédures attenantes à la certification Qualiopi dans le cadre de l’organisme de formation URHAJ : ceci implique essentiellement la prise de connaissance du référentiel Qualiopi et l’enregistrement de preuves. Contribuer à la préparation de l’audit pour l’obtention et le renouvellement de la certification Qualiopi : classement des dossiers, présence le jour J. Réaliser une veille pour la montée en compétences des membres du réseau (structures adhérentes, administateur.trices, équipe salariée UR). Assurer une présence pendant les formations mises en œuvre par l’URHAJ : accueil café, apporter et récupérer les documents et le matériel. Appuyer à la recherche de salles et au lancement du catalogue N.3. Assurer le suivi de la gestion quotidienne de l’Union :
Rédiger et diffuser les comptes-rendus et synthèses de réunions (réunions d’équipe hebdomadaires, réunions des instances, etc). Réceptionner, trier, orienter et préparer les courriers/emails. Gérer une boîte mail partagée. Gérer l’organisation des déplacements (lieux, réservations). Gérer le standard et l’accueil. Elaborer les dossiers administratifs destinés aux organismes externes et/ou à l’Union nationale. Suivre les dossiers de demande de subventions de l’UR en lien avec les salarié.esréférent.es et la direction (demandes et compte-rendu technico-financiers).
4. Assurer le suivi comptable :
Sous la coordination de la déléguée régionale et en lien avec l’expert-comptable et le commissaire aux comptes :
Etablir et adresser les factures clients et organiser les relances. Régler les factures fournisseurs. Contribuer à la préparation du budget annuel et en suivre l’exécution à fréquence régulière. Réaliser le paiement et la mise à jour de notes de frais. Administrer les charges mutualisées du groupement de moyen de fait « Synergie » (règlement des factures communes et refacturation aux membres).5. Assurer le suivi des Ressources Humaines :
Assister le/la Déléguée régionale :
Dans les processus de recrutement salarié-volontaire-stagiaire (diffusion des annonces, réception et tri des CV, possible participation aux entretiens de recrutement). Pour l’établissement des contrats et DUE (Déclaration Unique d’Embauche). Le suivi des absences (demandes congés payés et récupérations, maladies), contrôler les fiches horaires mensuelles et alerter la direction sur la base d’un seuil défini. Le suivi des dossiers maladie et prévoyance. Le suivi avec la médecine du travail. Le suivi des remboursements des frais du personnel par les organismes tiers (OPCO, UNHAJ, autres partenaires). Le suivi du plan de formation de l’équipe salariée (élaborer les dossiers administratifs de prise en charge et suivre les remboursements).En cas d’absence de la direction :
Préparer les paies, les faire valider par un membre du Bureau et les enregistrer dans le logiciel dédié ; en assurer la diffusion et le règlement
Expérience et formation souhaitées
CONNAISSANCES et COMPÉTENCES :
Formation généraliste en gestion/administration/économie ; Expérience souhaitée dans la fonction d’au moins 3 ans ; Capacités rédactionnelles : excellente orthographe, capacité de synthèse ; Connaissance des réseaux et des associations ; Connaissances en gestion administrative des ressources humaines ; Maitrise des techniques de bases comptables seraient un plus ; Connaissance des organismes de formation serait un réel atout ; Niveau avancé en Microsoft Office (word, excel, publipostage), MS365 ; Connaissance des outils collaboratifs, visio, documents et agendas partagés.L’URHAJ encourage ses salarié.es à mettre à niveau leurs compétences pour maximiser l’adéquation entre les besoins de leur poste de travail et leurs propres compétences.
APTITUDES et QUALITES :
Réelle appétence pour la polyvalence et le service ; Rigueur, autonomie et sens de l’organisation ; Bonne capacité d’adaptation et gestion des priorités ; Qualités relationnelles, capacité à faire du lien, sens du travail en équipe ; Permis de conduire serait un plus.
Salaire indicatif
Emploi référencé à la CCN de l’Habitat et du Logement Accompagné (HLA) : emploi repère 13. Rémunération brute mensuelle minimum : 1 940 €. S’ajoutera une indemnité mensuelle brute de 140€ et la reprise d’ancienneté (FJT ou ESS). Les salarié.es bénéficient d’un 13èmemois.
Tickets restaurant de 10€ pris en charge à hauteur de 60% par l’employeur, mutuelle complémentaire, remboursement de 50% de l’abonnement de transport.Les candidatures (Lettre de motivation et CV) sont à adresser, par courriel uniquement, à , à l’attention de Mme la déléguée régionale de l’URHAJ Auvergne – Rhône-Alpes.Date limite d’envoi des candidatures : 02 juin 2024 inclus.Les candidatures retenues seront reçues en entretien à partir du 10 juin 2024. Prise de poste souhaitée : mi-août – début septembre 2024-
Assistant.e de Direction
Il y a 6 mois
Lyon 3e, France CITEC INGENIEURS CONSEILS SAS Temps plein**Citec est un groupe international de bureaux d’études spécialistes de la mobilité depuis 25 ans. Aujourd’hui, le groupe Citec fédère près de 100 collaborateurs, dans 9 agences sur 3 pays.** Au quotidien, nos ingénieurs apportent leurs conseils et expertises aux collectivités territoriales et acteurs d’aménagements urbains dans les domaines...
-
Un.e Assistant.e de Direction
Il y a 6 mois
Lyon, France Union Nationale pour l'Habitat des Jeunes Temps plein**L’association**: L’URHAJ Auvergne Rhône-Alpes est une association membre du réseau UNHAJ qui intervient dans le champ de l’habitat et de la jeunesse. L’URHAJ Auvergne Rhône-Alpes réunit une quarantaine d’adhérents représentant 72 établissements sur la région. S’inscrivant dans la philosophie de l’éducation populaire et poursuivant un...
-
Un.e Assistant.e de Gestion Btp
Il y a 6 mois
Lyon, France KELTIS Temps pleinKELTIS, cabinet de recrutement multi-spécialiste, implanté sur la région Auvergne Rhône-Alpes, recherche pour sa division tertiaire, un.e assistant.e de gestion H/F, en CDI, pour le compte de son client, localisé sur Montagnat (01). **Poste**: Notre client, groupe spécialisé dans le CVC, recherche pour l’une de ses entités agissant sur la...
-
Assistant.e de Direction Commerciale
Il y a 7 mois
Lyon 9e, France Makila Group Temps pleinIntéressé.e par le domaine de la santé et du bien-être, vous recherchez un emploi dans lequel mettre à profit vos qualités humaines et votre sens de l’organisation ? Rejoignez l’équipe à taille humaine du groupe MAKILA comme assistant.e de direction commerciale. - Type de contrat : CDI - Statut : employé.e - Cadre de travail : 35h - Lyon 9...
-
Assistant.e de Direction Et de Service Transversal
Il y a 4 mois
Lyon 8e, France Fondation Aralis Temps plein**Alternance Assistant.e de direction et de service en transversal** Depuis 70 ans, la Fondation ARALIS propose aux personnes en difficulté ou fragilisées, des solutions innovantes de logement adapté et d’accompagnement, pour se (re)construire et trouver sa place dans la société. **Aperçu du poste**: Assister la directrice administrative et...
-
Assistant.e Administratif.ve
Il y a 7 mois
Lyon, France Fiderim Temps pleinVotre agence Fidérim Chambéry recrute pour un de ses clients un.e Assistant.e administratif.ve. Votre mission Notre client est une société qui a oeuvré pour favoriser l'épanouissement des enfants et des adultes présentant des troubles du neuro-développement au sein d'une société inclusive et bienveillante. Leurs actions sont guidées par des...
-
Assistant.e Commercial.e Export
Il y a 6 mois
Lyon, France MAVIFLEX Temps pleinEntreprise familiale française, Maviflex® s’appuie sur son expertise depuis plus de 50 ans et propose des solutions sur-mesure en phase avec les plus hautes exigences des univers industriel, de la distribution, agro-alimentaire ou sanitaire. Maviflex® répond aujourd’hui à tous les besoins de fermeture, extérieurs ou intérieurs, à travers une...
-
Assistant.e de Direction
Il y a 6 mois
Lyon, France Ma Chance Moi Aussi Temps plein**LA MISSION**: En lien étroit avec le président de l’association, l’Assistant.e de Direction a pour principale activité la gestion de son agenda, il/elle fait également l’interface auprès des divers interlocuteurs externes. A ce titre, les missions sont les suivantes: - Assistance et appui direct au Président et à la directrice générale -...
-
Assistant.e Administratif.ve
Il y a 7 mois
Lyon, France GSVI VALENCE Temps pleinRejoignez nos équipes ! Nous recherchons pour notre établissement toulousain situé à Portes-lès-Valence (26) un.e assistant.e administratif.ve en CDI. En tant qu’Assistant.e administratif.ve : Vous réalisez les opérations administratives et/ou spécifiques à l’activité d’une concession véhicules industriels. Vous assurez : - l’accueil...
-
Assistant.e RH
Il y a 7 mois
Lyon, France Hexalean Temps pleinNous recherchons un.e **Assistant.e RH **basé.e au siège du Groupe, **Confrançon**, à mi-chemin entre Bourg en Bresse (01) et Mâcon (71). **CDI - 39h/semaine sur 4,5 jours : du Lundi au Vendredi matin.** Rejoignez une équipe RH dynamique composée d’une RRH et une Gestionnaire de paie, on attend plus que vous ! En lien permanent avec les...
-
Assistant.e Marketing
Il y a 7 mois
Lyon, France ALGOE CONSULTANTS Temps pleinALGOE Consultants est l’un des principaux acteurs français du conseil en management. Société indépendante, à taille humaine, son positionnement sur le marché s’appuie sur le professionnalisme et l’engagement de ses salarié(e)s. Algoé intervient auprès de multiples secteurs d’activités tels que les transports, l’énergie et...
-
Assistant.e Commercial.e Direction Commerciale
Il y a 6 mois
Lyon, France Alpes Contrôles Temps pleinRejoindre **Alpes Contrôles**, c’est faire partie d'une entreprise de 800 collaborateurs, qui travaillent au quotidien pour satisfaire leurs clients dans la gestion des risques humains, environnementaux et techniques. Organisme de contrôle, nous sommes répartis dans **65** agences en France** et intervenons dans 3 domaines d'activité **:Construction...
-
Assistant(E) de Direction Administratif
Il y a 6 mois
Lyon, France SAVOIE JANTES Temps pleinAssistant de Direction (H/F) Atelier spécialisé dans la rénovation de jantes en plein cœur de Chambéry. Fraîchement rénové, au sein d'une équipe jeune et dynamique, l'atelier propose diverses prestations professionnelles de rénovation de jantes, allant du dévoilage à la soudure. Description du Poste: Nous recherchons un.e assistant.e de...
-
Assistant(E) de Direction
Il y a 7 mois
Lyon 3e, France CITEC INGENIEURS CONSEILS SAS Temps plein**Citec est un groupe international de bureaux d’études spécialistes de la mobilité depuis 25 ans. Aujourd’hui, le groupe Citec fédère près de 100 collaborateurs, dans 9 agences sur 3 pays.** Au quotidien, nos ingénieurs apportent leurs conseils et expertises aux collectivités territoriales et acteurs d’aménagements urbains dans les domaines...
-
Assistant.e comptable en alternance
Il y a 7 mois
Lyon, France IHECF Temps pleinL'une de nos entreprises partenaires recherche un.e assistant.e comptable en alternance dans le cadre d'un ou DSCG. MISSIONS : Sous la supervision de lExpert-Comptable ou du Manager, vous interviendrez sur des missions comptables et de conseil auprès de nos clients TPE/PME. Vous serez en charge : De la tenue de la comptabilité, De...
-
Assistant.e de Direction
Il y a 4 mois
Lyon 3e, France Action'elles Temps plein**En lien avec l’équipe Action’elles et sous la responsabilité de la Directrice Générales, ton rôle en tant que assistant.e de direction / chargé.e de développement est participer activement au développement de l’activité du réseau Action’elles via la conception et le suivi de projets régionaux et nationaux (nouvelles offres, actions...
-
Assistant.e Administratif Et Technique
Il y a 6 mois
Lyon 3e, France CITEC INGENIEURS CONSEILS SAS Temps plein**Citec est un groupe international de bureaux d’études spécialistes de la mobilité depuis 25 ans. Aujourd’hui, le groupe Citec fédère près de 120 collaborateurs, dans 9 agences sur 3 pays.** Au quotidien, nos ingénieurs apportent leurs conseils et expertises aux collectivités territoriales et acteurs d’aménagements urbains dans les domaines...
-
Assistant.e Administrative
Il y a 6 mois
Lyon, France SPONSOR BTP - Clermont-Ferrand Temps pleinSPONSOR BTP, agence de travail temporaire et permanent spécialisé dans le secteur du bâtiment et travaux publics, recherche pour son client spécialisé dans la location de matériel pour le bâtiment, les travaux publics, la manutention et l’industrie; **Nous recherchons pour septembre un.e assistant.e administrative de location H/F** **Au sein du...
-
Assistant.e Administratif Et Technique
Il y a 6 mois
Lyon 3e, France CITEC INGENIEURS CONSEILS SAS Temps plein**Citec est un groupe international de bureaux d’études spécialistes de la mobilité depuis 25 ans. Aujourd’hui, le groupe Citec fédère près de 130 collaborateurs, dans 9 agences sur 3 pays.** Au quotidien, nos ingénieurs apportent leurs conseils et expertises aux collectivités territoriales et acteurs d’aménagements urbains dans les domaines...
-
Assistant.e Examen D’entrée Et Formation Continue
il y a 3 semaines
Lyon, France La CinéFabrique Temps pleinLa CinéFabrique est une école nationale supérieure de cinéma et de multimédia qui offre sur 3 années une formation initiale gratuite et diplômante. Implantée à Lyon et à Marseille, elle est accessible par un examen d'entrée national. Afin de renforcer notre équipe et de gérer l'examen d'entrée 2025, nous recherchons un.e assistant.e Examen...
