Human Resources Office Manager

il y a 4 semaines

Paris, Ile-de-France Orchestrade Temps plein

Reporting to the Head of HR based in London, you will be part of a newly shaped Human

Resources team rebranding its presence in the company.


The HR Office Manager is responsible for effectively running the Paris (40 EE’s) and London

(15 EE’s) growing offices and assisting the Head of HR in implementing the HR strategy across

the organization. Additionally, this position will work closely with Office/HR Managers in the US


Human Resources:

  • HR Admin:


As the key HR point of contact for both London and Paris employees, you will ensure a

seamless onboarding and offboarding process for employees. (DPAE, contracts, termination

documents, managing absence…) This also includes managing employee benefits by liaising

with external stakeholders (health insurance, pension…) services agencies, and government

authorities. You will be in charge of coordinating payroll for both London and Paris offices with

external payroll providers. Additionally, you will be responsible for maintaining accurate people

data in our HR system (Hi Bob)


  • HR projects:

You will work closely with the Head of HR and support global project delivery, including

organizational changes, policy implementations, and process improvements for the Paris and

London offices. You will also conduct the work council meetings in France (CSE)


  • Recruitment & Onboarding

Assisting in recruitment by posting jobs and coordinating interviews with hiring

managers.

Preparing bespoke onboarding programs for new starters,

Conducting HR induction content in alignment with company guidelines,

Supporting business leaders in onboarding new joiners.


  • Learning and development:

Liaising with external training providers and keeping records of employee training plan (OPCO)


  • Employee engagement

Helping maintain a positive work environment that promotes employee engagement, satisfaction, and retention


  • Compliance:

Addressing day-to-day HR queries, in line with all legal compliance requirements

Managing the immigration and visa processes


Office and Happiness Management


The Office Manager plays a crucial role in ensuring the smooth operation of both the London

and Paris offices. By efficiently managing facilities, supplies, budgets, and office events, you’ll

create a positive and productive work environment for all employees. The Office Manager will

be responsible for overseeing the daily operations of the London and Paris offices, ensuring

efficient facilities management, supplies procurement, and vendor management.


● Facilities Management:

Oversee the maintenance and cleanliness of the office environment in both

London and Paris locations.

Coordinate repairs or replacements for office supplies, equipment, and facilities,

including IT equipment and stationery.


● Supplies Procurement and Vendor Management:

Manage the procurement of office supplies and equipment.

Liaise with vendors to ensure timely delivery of supplies and services.

Check and approve invoices related to facilities management and supplies procurement.


● Financial Management:

Work closely with the Finance department to manage office budgets effectively.

Ensure cost-effectiveness in all office-related expenditures.

Adhere to company policies and procedures regarding budget management.


● Mail Handling:

Handle incoming and outgoing mail efficiently.


● Coordination of Office Events and Meetings:

Coordinate office events, meetings, and employee activities to foster a positive

work environment.


Attributes/Skills Required

Strong organizational and multitasking skills, be ready and willing to do tasks that are not

on the job description and that you were not trained for. You need to be hands-on and

ready to act on unexpected events.

Sensitive to people and their needs without overcrowding them.

Able to prioritize when you have several emergencies at once.

Adaptable is the watch word.

Proven experience in a startup as an office manager/HR or in a similar administrative role

Fluent in English and French

Excellent communication and interpersonal abilities: you must be a people person and

willingness to go the extra mile


● Proficient in Microsoft Office Suite and other relevant software applications

● Knowledge of basic financial management principles and background in HR with a focus

on French employment law

● Bachelor in HR is required

● Ability to work independently and collaboratively in a fast-paced environment

● Frequent travels to London are to be expected.


Benefits:

RTT

Restaurant tickets

50% of NAVIGO pass

  • Human Resources Apprenticeship

    il y a 1 semaine

    Paris, Ile-de-France Redslim Temps plein

    Exciting Opportunity at Redslim: HR Apprentice Wanted! Are you a passionate and motivated individual eager to kick-start your career in Human Resources? Look no further – Redslim is seeking a dynamic HR Apprentice to join our team end of August 2024 and work closely with our Director of Human Resources!What You Will Do:HR Projects: Dive into talent...

  • Human Resources Business Partner

    il y a 2 semaines

    Paris, Ile-de-France Annapurna Temps plein

    HR Business Partner (Permanent Position)Location: ParisStart Date: ASAPAnnapurna, we have partnered with one of the world leader in Hospitality. They are positioned in the value-for-money segment, and committed to offering its customers comfort and quality at the best value for money. Empathy, smart simplicity, improvement, integrity and inclusion are the...

  • Head of Human Resources

    il y a 4 semaines

    Paris, Ile-de-France César Volaire Temps plein

    Head of HR position in Europe for a famous Japanese retail brand. Reporting to the Managing Director Europe, this position works in collaboration with all the departments, manages 50 employees at the head office in London and 20 in the European region.MissionInitiate, define, and implement an effective and innovative human resources strategy during and after...

  • Responsable des Ressources Humaines H/F

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France FED HUMAN Temps plein

    Quelles sont les missions ?Fed Human, cabinet de recrutement temporaire et permanent spécialisé sur les métiers des ressources humaines et de la paie, recrute pour le compte de son client,Un Responsable RHRattaché(e) à une DRH et au sein d'un environnement international et matriciel, vos responsabilités seront les suivantes : Agir en tant que...

  • Office manager H/F

    il y a 1 mois

    Paris, Île-de-France FED OFFICE Temps plein

    Quelles sont les missions ?Au sein d'une équipe de direction composée du Président et de la secrétaire générale, vos missions s'articuleront autour de 3 axes principaux. 1)Office Manager : -Commande de fournitures diverses (café, boissons, fournitures de bureau) -Gestion logistique des locaux -Accueil clients, gestion du courrier et des agendas...

  • Human Resources Specialist with expertise in HR admin

    il y a 1 semaine

    Paris, Île-de-France CSL Temps plein

    Responsibilities:Supports the execution of the HR operational plan for the assigned client group in alignment with the Strategic HRBP guidance and the One HR Strategic Imperatives.Under guidance of HRBP Mgr., Sr HRBP of the Agile Team influences and builds relationships with people managers and employees to reinforce HR's position as a trusted advisor to the...

  • Office manager h/f

    Il y a 2 mois

    Paris, Île-de-France FED OFFICE Temps plein

    Quelles sont les missions ?Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris dans le 16ème arrondissement, un Office Manager H/F.Au sein d'une la holding parisienne d'un grand groupe à l'international, vous rejoindrez un...

  • Office manager H/F

    il y a 1 mois

    Paris, Île-de-France FED OFFICE Temps plein

    Quelles sont les missions ?Vous travaillerez en binôme avec une Office manager sur des missions variées : Assistanat classique : *Gestion des agendas, gestion du standard, envoi des colis, réservations diverses... *Gestion des voyages (commandes des billets + hôtels?), organisation des séminaires *Notes de frais : Etablissement et suivi des tableaux de...

  • Human Resources Generalist

    il y a 4 semaines

    Paris, Ile-de-France Withings Temps plein

    Chez Withings, nous souhaitons redonner aux individus le contrôle de leur santé.Nous avons l’obsession de créer des produits beaux et intuitifs, afin que chacun puisse les utiliser facilement au quotidien; nos balances connectées, montres hybrides, tensiomètres, moniteurs de sommeil et tous les dispositifs de notre gamme sont aujourd’hui utilisés...

  • Human Resources Specialist

    il y a 4 semaines

    Paris, Ile-de-France Fidia Farmaceutici SpA Temps plein

    Fondée en 1946, Fidia est une multinationale italienne entièrement intégrée, dotée de capacités de R&D, de fabrication, de marketing et de vente. Fidia concentre ses efforts de R&D sur les domaines les plus prometteurs d'un point de vue scientifique et commercial, tels que les soins primaires, les soins articulaires, les soins de la peau, les soins...

  • Responsable des Ressources Humaines

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France FED HUMAN Temps plein

    Quelles sont les missions ?Je suis Camille Cardinale, Team Leader chez Fed Human et je recherche le(la) Responsable des Ressources humaines de mon client, une FinTech en pleine croissance pour une prise de poste le plus rapidement possible.Directement rattaché au Directeur Général, le Responsable de Ressources Humaines (H/F) aura pour mission de...

  • Responsable des Ressources Humaines H/F

    il y a 1 mois

    Paris, Île-de-France FED HUMAN Temps plein

    Quelles sont les missions ?Fed Human, cabinet de recrutement temporaire et permanent sp?cialis? sur les m?tiers des ressources humaines et de la paie, recrute pour le compte de son client, Un Charg? RH confirm? /Responsable des Ressources Humaines junior H/FAu sein d'une entreprise en pleine croissance et ?voluant dans diff?rents secteurs d'activit?,...

  • Resources Manager

    il y a 1 semaine

    Paris, Ile-de-France Devoteam Temps plein

    Devoteam est un leader du conseil en stratégie numérique, plateformes technologiques et cybersécurité. En alliant technologie, créativité et data, Devoteam accompagne ses clients dans la transformation numérique de leur activité afin de libérer leur plein potentiel. Avec 10 000 collaborateurs en Europe, au Moyen-Orient et en Afrique, Devoteam...

  • Office Manager

    il y a 2 semaines

    Paris, Ile-de-France Orchestrade Temps plein

    ***********************************************************************Part-time / Temporary Employment (3 days a week - onsite)Starting date ASAP***********************************************************************Orchestrade is a highly successful US-based fintech software vendor embarking on an exciting growth journey after significant recent investment...

  • Office Manager

    il y a 6 jours

    Paris, Ile-de-France Orchestrade Temps plein

    ***********************************************************************Part-time / Free Lance / Temporary Employment (3 days a week - onsite)Starting date ASAP***********************************************************************Orchestrade is a highly successful US-based fintech software vendor embarking on an exciting growth journey after significant...

  • Office Manager

    il y a 2 jours

    Paris, Île-de-France LHH Recruitment Solutions- Temps plein

    Quelles sont les missions ?LHH Recruitment Solutions, cabinet de conseil en recrutement, intérim spécialisé, management de transition et évaluation d'expert.e.s, cadres et dirigeant.e.s recherche pour son client, une société dans le domaine des médias, basée Paris 9ème, un(e) Office Manager (H/F) en CDI.Au sein de cette équipe à taille humaine,...

  • Office manager

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France Assistalents Temps plein

    Notre client est un cabinet de conseil pluridisciplinaire dédié aux entreprises, aux organismes d'assurance, aux associations et aux dirigeants. Il recherche un(e) Office manager en CDICollecte et transmission des factures fournisseursPaiement des factures fournisseursFacturation et Relance ClientsAide administrative sur le volet Ressources Humaines...

  • Office Manager

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France APERLEAD Temps plein

    Quelles sont les missions ?Rattaché(e) à la Direction Générale du cabinet, l'Office Manager intervient ponctuellement ou plus régulièrement dans les domaines suivants : - Comptabilité & back office : relations avec le cabinet comptable, facturation clients et interne, suivi du recouvrement et relance, etc- Ressources Humaines : recrutement et...

  • Office & Happiness Manager (Alternance)

    il y a 2 semaines

    Paris, Ile-de-France Xpollens Temps plein

    Au cœur de l'innovation, Xpollens est une Fintech qui démontre au quotidien son savoir-faire bancaire et technologique à travers sa plateforme SAAS de Banking-as-a-Service. Scale-up soutenue par le Groupe BPCE et Visa ce qui lui confère un positionnement unique sur le marché dans la lutte contre la fraude et la sécurisation des transactions....

  • Office Manager

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France APERLEAD Temps plein

    Quelles sont les missions ?Rattaché(e) à la Direction Générale du cabinet, l'Office Manager intervient ponctuellement ou plus régulièrement dans les domaines suivants : - Comptabilité & back office : relations avec le cabinet comptable, facturation clients et interne, suivi du recouvrement et relance, etc- Ressources Humaines : recrutement et...